ChatGPTで業務効率化できる？現場で使えた8つの具体例とプロンプト集

ChatGPTを業務効率化に使いたい。でも「実際どんな業務で使えるの？」「どんなプロンプトを書けばいいの？」と疑問に感じていませんか？
本記事では、中小企業で実際に試した業務効率化の具体例8選とプロンプト文例を交えて、ChatGPTの活用シーンをリアルにご紹介します。
導入ハードルの低い業務から、注意点まで網羅。特に中小企業でのAI活用を検討中の方は必見です。

この記事でわかることは以下の通りです。

• ChatGPTで効率化できる業務ジャンル一覧
• 実際に使えたプロンプトとその出力例
• 社内で導入するための3ステップ
• セキュリティや活用方法に関するよくある質問

ChatGPTで効率化できる業務一覧｜メール・議事録・提案資料など

日々の業務の中には、「大きな判断は要らないけれど、地味に時間を食う」作業が少なくありません。たとえば、メールの文面を毎回ゼロから考えたり、会議資料をまとめたり、議事録を要約したり……。

こうした“ちょっと面倒”な業務こそ、実はChatGPTとの相性がとても良い領域です。

単純作業・ルーティン業務に強い

ChatGPTは、構造が決まった文書の生成や、繰り返しパターンのある文章の“ひな形”づくりを得意とします。

たとえば、

• 「いつも似たような営業メールを書く」
• 「報告資料の定型文を毎回コピペしている」
• 「社内アナウンスのテンプレートが必要」

こういった反復作業はAIで効率化しやすく、精度も安定しやすいのが特徴です。

「ゼロ→イチ」が必要なタスクも支援できる

また、アイデアを出したり構成を考えたりする「考える系」の業務でも、ChatGPTは思考の補助輪として活用できます。

例：

• 会議やアジェンダのたたき台
• ブログやお知らせ記事の構成案
• 提案資料のキャッチコピー案

こうした“考える時間が長くなりがちなタスク”に対し、まずAIに出させて、あとで人が精査するという使い方が効果的です。

中小企業でもすぐに効率化できる業務カテゴリ一覧

以下は、ChatGPTを使ってすぐに効率化を試せる業務ジャンルの一例です。

業務ジャンル	活用例
メール文作成	営業メール、フォローアップ、問い合わせ返信文など
会議系	アジェンダ作成、議事録の要約、報告書作成
ドキュメント系	お知らせ文、社内報、社内ルールの要約
マーケティング系	ブログ構成案、キャッチコピー、商品説明文など
顧客対応	FAQのドラフト、返信テンプレート
営業資料・提案資料	タイトル案、提案ポイント整理

ChatGPT業務活用の具体例8選と使えるプロンプト集

ここからは、ChatGPTで業務効率化できた事例＆プロンプトをご紹介します。

定型メールの文案作成

ChatGPTを使えば、営業メールやフォローアップなどの定型文を数秒で作成できます。ゼロから考える手間が省け、時間も大幅に短縮されます。

使ったプロンプト例： 「新規問い合わせをくれたお客様に対する、丁寧なトーンのビジネスメール文を作成してください。件名・宛名・本文を含めて出力してください。」

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出力例（抜粋）： 件名：お問い合わせありがとうございます

〇〇株式会社　△△様

平素より大変お世話になっております。株式会社○○の□□でございます。 このたびは弊社サービスにお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。…

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調整なしでも実用可能な文面が生成され、軽微な修正でそのまま使えるケースも多く、業務のスピードが一段と上がりました。

議事録の要約

冗長になりがちな議事録も、ChatGPTで要点整理すればすっきり伝わる資料に変わります。共有しやすくなり、抜け漏れのチェックにも使えます。

使ったプロンプト例： 「以下の会議議事録を要点だけに整理してください。箇条書きでまとめ、重要な決定事項と今後のタスクを明示してください。」

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出力例（抜粋）：

• 新サービスのリリースは7月上旬に決定
• デモ環境は6月末までに準備完了予定（担当：技術部）
• 営業資料の最新版はAチームが7月5日までに提出

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人の手で書くと時間がかかる要約も、AIに任せれば瞬時に完了。チーム間の情報共有がスムーズになりました。

会議アジェンダの作成

1時間の会議内容も、ChatGPTに任せれば構成案と時間配分つきで提案されます。たたき台として優秀で、準備の効率が格段に上がります。

使ったプロンプト例： 「営業戦略会議のアジェンダを、1時間の枠内で構成してください。進行順と各項目の所要時間も記載してください。」

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出力例：

1. オープニング・前回議事録の確認（5分）
2. 売上進捗と目標差分の報告（15分）
3. 各施策の進捗共有（20分）
4. 次月に向けた改善提案（15分）
5. まとめ・質疑応答（5分）

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ゼロから構成を考える必要がなくなり、議題を整理する思考負荷が軽減。特に、慣れていない担当者にとっては有効な補助になります。

ブログ構成・記事タイトル案出し

コンテンツの初稿が思いつかないときも、ChatGPTに相談すれば複数の構成案やタイトル候補を出してくれます。ブレスト代わりとして非常に便利です。

使ったプロンプト例： 「“中小企業向けのAI導入ガイド”というテーマで、SEOを意識したブログ記事の構成案とタイトル候補を5つ提案してください。」

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出力例（構成案抜粋）：

• 導入：なぜ今、AI導入なのか？
• 導入のメリット／デメリット
• 具体的な導入手順
• 事例紹介
• よくある質問と回答

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タイトル案も「中小企業がAI導入で失敗しないための5ステップ」など、実用的で目を引く案が提示されました。

顧客向けFAQのたたき台

顧客対応における定番の問い合わせをまとめる作業も、ChatGPTを使えばスピーディに進められます。特に質問と回答の形式で出力させることで、すぐに使えるFAQを下書きできます。

使ったプロンプト例： 「法人向けSaaSサービスに関する、よくある質問とその回答を5セット作成してください。」

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出力例（抜粋）： Q：トライアル期間はありますか？ A：はい、14日間の無料トライアルをご用意しています。

Q：支払い方法は？ A：クレジットカード・請求書払いに対応しています。

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想定問答のパターンが増えれば、そのままWebサイトや営業資料に活用可能。問い合わせ対応の効率化にもつながります。

セールス資料のキャッチコピー

資料やスライドの見出しにインパクトを出したいとき、ChatGPTは強力な発想支援ツールになります。単語の組み合わせやトーンを変えて何パターンも出してくれるため、企画や営業資料の質が上がります。

使ったプロンプト例： 「“業務を自動化して生産性を上げるAIツール”という内容に合う、キャッチコピーを3案出してください。ビジネス向けにお願いします。」

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出力例（抜粋）：

• 面倒な業務、AIに任せませんか？
• 明日から、仕事が“考える”だけに変わる。
• 時間を生むAIツール、今すぐ体感を。

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そのまま使えるフレーズも多く、アイデア出しのスピード感が大幅に上がります。

社内報やお知らせ文のドラフト

社内向けの文章作成も、ChatGPTを使えばテンプレ化しやすく、発信頻度の高い業務を効率化できます。文調のトーンも丁寧・カジュアルなど指定可能。

使ったプロンプト例： 「社内向けに“夏季休暇期間のお知らせ”を作成してください。ビジネス文書調でお願いします。」

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出力例（抜粋）：

 件名：夏季休暇期間についてのお知らせ

平素よりご尽力いただき誠にありがとうございます。下記の通り、夏季休業期間をお知らせいたします。 …

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お知らせ文のたたき台として優秀で、伝え漏れの防止や文章の標準化にもつながります。

マニュアルの整理・要約

複雑な業務マニュアルや操作手順書も、ChatGPTを使えば簡潔にまとめ直せます。特に、新人向けの再編集や要点整理に効果的です。

使ったプロンプト例： 「以下の業務マニュアルを要点だけにまとめてください。簡潔で理解しやすい形で、3ステップ程度にしてください。」

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出力例（抜粋）：

1. 管理画面にログインする（URL＋ID入力）
2. 顧客情報を検索し、詳細を表示する
3. 「編集」ボタンから情報を修正し、保存する

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必要な操作だけを絞って伝えることができ、習熟度の低いメンバーへの説明資料として非常に有効でした。

ChatGPTでの業務効率化を通して実感したメリットと限界

この章では、ChatGPTを業務に活用するなかで見えてきたメリットと課題を整理します。導入初期では特に、「使い方次第で効率化が図れる一方、注意すべき点もある」ことを実感するケースが多くありました。実際の活用現場でよく挙がりそうなポイントを紹介します。

導入時は、まず一部の業務に絞って効果を検証し、業務との相性を見極めたうえで段階的に拡大していくことが現実的なアプローチといえるでしょう。

メリット①：作業スピードが大幅に向上する

ChatGPTは、定型的な文書作成や構成案の生成を短時間で行えるため、「考え始める」までの時間を短縮できる点が大きな利点です。

たとえば、メール文案やアジェンダ作成など、これまで毎回ゼロから組み立てていた業務が、数分で初稿を得られるようになることで、全体の処理スピードが大幅に改善されます。

メリット②：業務のとっかかりを支援してくれる

「何から始めたらよいか迷う」ような業務──たとえば記事構成や社内向け文書の冒頭などでも、ChatGPTがたたき台を提供することで着手のハードルが下がる効果があります。

思考を助ける“補助的ツール”としての活用により、作業の停滞を防ぎやすくなるという声も多く見られます。

限界①：出力した文書がそのまま使えるとは限らない

ChatGPTの出力は一定の品質を保っていますが、文脈理解や語調調整においては人の確認が不可欠です。とくに外部向けの文書では、正確性や表現のニュアンスを細かく確認する必要があります。

あくまで「素材」として捉え、人が仕上げる前提で利用することが基本となります。

限界②：対応できる業務は限定的

生成AIは、定型文の作成やアイデア出しなどには強みを発揮しますが、高度な判断を伴う業務や、背景理解が求められる領域には不向きです。

経営判断や顧客との交渉といった複雑なタスクについては、人間の判断・対応が必要になります。

したがって、AIの得意な領域に絞って活用する設計が重要です。

社内にChatGPTを導入するには？安全に・スムーズに始める3ステップ

ChatGPTの業務活用を社内で広げるには、「小さく、安全に、継続的に」が成功のポイントです。いきなり全社展開するのではなく、情報管理の基準を明確にし、業務単位で導入し、社内で活用ノウハウを循環させる仕組みを整えることで、現場に根付くAI活用が実現します。

この章では、社内で導入するためのステップを紹介します。

ステップ１：情報管理のルールを明確にする

まず最初に整えるべきは、「社内でAIを安全に使うためのガイドライン」です。ChatGPTのような生成AIは、入力内容が学習データとして保存・活用される可能性があるため、個人情報や機密情報の取り扱いには細心の注意が必要です。

無料版の利用やWeb経由の操作では特に情報漏洩リスクが高いため、業務活用を前提とするならChatGPT APIを活用した環境構築や、外部ベンダーとの連携によるセキュアな運用が現実的です。情シス部門やセキュリティ担当と連携し、「何を入力してよいか」「誰が利用してよいか」を明文化することが導入の第一歩です。

ステップ２：業務単位で小さく始める

AI導入は、“1つの業務から始める”のが定石です。たとえば、「定型メール作成」や「会議アジェンダの作成」など、対象業務を具体的に決めて検証を行い、その効果を見ながら徐々に範囲を広げていきます。

このとき重要なのは、活用前と後でどれくらい時間削減や品質向上があったかを定量的に記録することです。成果が見えることで、社内の他部署にも展開しやすくなり、現場からの反発も起きにくくなります。

いきなり全社導入を目指すのではなく、業務単位で“成功体験”を積み重ねることで、無理なく社内文化に根づかせることができます。

ステップ３：プロンプト活用をチームで共有・育成する

ChatGPTを使いこなす鍵は「どんな指示（プロンプト）を出すか」にあります。個人に頼らず、チーム全体で使い方の工夫や事例を共有する仕組みを作ることが、中長期的な活用のカギになります。

たとえば、NotionやGoogleスプレッドシートを使ってプロンプトの共有リストを作成したり、「この言い回しは効果的だった」といった実践メモを残すことで、社内の誰でも活用レベルを上げられるようになります。

もしリソースが足りなければ、外部支援を活用するのも一つの手段です。

もっと効率化したいなら、業務に合うプロンプト設計を外部に任せるという選択肢も

ChatGPTを業務に活用するうえで重要なのが、「どのような指示を与えるか（＝プロンプト）」です。

同じ業務内容でも、プロンプトの書き方によって出力結果の品質や実用性には大きな差が生まれます。

そのため、「業務に最適化されたプロンプト設計」自体を外部の支援先に任せるという選択肢も、効率的な導入を進めるうえでは有効です。

社内だけで最適なプロンプトを作るのは難しいケースも

ChatGPTの出力精度を高めるには、「誰に」「どんな目的で」「どんな情報をもとに」生成させたいのかを明確にし、それに合わせた指示文（プロンプト）を丁寧に設計する必要があります。

しかし、現場の担当者が通常業務の合間にこれを試行錯誤するのは現実的には難しいことも多く、うまく活用できないまま運用が止まってしまうケースも少なくありません。

外部支援を活用すれば“使える状態”から始められる

外部の支援サービスを活用すれば、あらかじめ業務に最適化されたプロンプトの設計や、社内ナレッジ共有の仕組みまでを一括で整備することが可能です。

たとえば、社内報、アジェンダ、議事録、営業メールなど、それぞれの業務特性に合わせたプロンプトテンプレートを用意することで、現場のメンバーがすぐに使える状態からスタートできます。

結果として、プロンプト設計にかかる時間や試行錯誤を減らし、業務効率化の成果が出るまでのスピードも大きく変わってきます。

導入フェーズに応じた支援の活用が有効

外部支援を検討する際は、単なるツール導入ではなく、「自社の業務とどう結びつけるか」まで踏み込んで支援してくれるパートナーを選ぶことがポイントです。

たとえば、「定型文業務から始めたい」「まずは一部チームで試したい」など、導入フェーズや目的に合わせて柔軟に設計できる支援先であれば、段階的な社内展開もスムーズに進みやすくなります。

最初から外部に任せるという判断は、効率的で安全

生成AIの導入は、単に使い方を覚えるだけでなく、活用を社内文化として定着させることが重要です。

もし「どこから手を付けるべきかわからない」「プロンプト設計に時間を割けない」といった状況であれば、最初から外部に任せるという判断も、効率的かつ安全な選択肢といえるでしょう。

ChatGPTによる業務効率化に関するよくある質問

ここからは、ChatGPTによる業務効率化に関するよくある質問を紹介します。

質問①：ChatGPTでどんな業務が効率化できる？

主に文章生成や要約、アイデア出し、テンプレート作成などの「反復的・構造的な作業」が得意です。たとえば、定型メール、議事録要約、FAQ作成、記事構成案出しなど、多くのオフィスワークに活用できます。

質問②：中小企業で導入しても問題ないですか？

はい、むしろ中小企業の方が少人数で多くの業務を担うため、効率化の恩恵が大きい傾向にあります。いきなり全社導入ではなく、1つの業務や1チームから試すことで、無理なく導入できます。

質問③：セキュリティ面で注意すべきことはありますか？

あります。ChatGPTに入力した内容は、提供元に送信されるため、個人情報や社外秘の情報は入力しないようにする必要があります。

業務で使う場合は、APIの利用や運用ルールの策定、プロンプト設計の工夫によって、リスクを最小限に抑えることができます。

質問④：無料プランでも使えますか？

はい、OpenAIの無料プランでもChatGPTを使うことは可能です。ただし、無料プランは機能が限定されており、ビジネス利用を前提とした業務では安定性やセキュリティ面に課題があります。業務効率化を本格的に進めたい場合は、有料プラン（ChatGPT Plus）やAPIの活用がおすすめです。

質問⑤：英語以外でも使えますか？

はい、日本語をはじめとした多言語に対応しています。日本語でのやり取りも非常に自然で、業務文書やメール、資料の作成など幅広く対応可能です。また、英語の翻訳や多言語対応のコンテンツ作成にも活用できます。

質問⑥：ChatGPTは、他の生成AIと何が違いますか？

ChatGPTは特に文章生成と対話形式での応答に強みがあります。他の生成AI（例：Notion AI、Claude、Bardなど）と比べても、ユーザーとの対話を通じたタスク遂行力や文体の自然さに定評があります。ただし、用途によっては他のツールのほうが適している場合もあるため、業務ニーズに合わせた選定が重要です。

質問⑦：社内教育や使い方のレクチャーはどうすればいいですか？

まずは、社内向けに「ChatGPTを使ってよい業務」と「入力してはいけない情報」を整理したガイドラインを作成することが第一歩です。そのうえで、効果的なプロンプトの書き方や活用事例を共有する社内勉強会やマニュアルの整備が有効です。もしリソースが限られている場合は、外部支援サービスを活用することでスムーズに整備できます。

ChatGPTを”現場で使える力”に変えるには

ChatGPTは確かに強力なツールですが、「使えばすぐに業務が変わる」ものではありません。実際の現場で成果を出すには、次の3つの視点が不可欠です。

1. 目的に合った業務を選ぶこと：どんなに性能が高くても、使いどころを間違えれば意味がありません。まずは、定型業務やたたき台作成のような“ちょっと面倒”な仕事から始めるのが現実的です。
2. 社内で安心して使える仕組みを整えること：情報漏洩リスクや運用ルールを明確にしておくことで、現場でも安心して活用できます。とくにAPI経由での安全な実装や入力ルールの整備は、最初に検討すべきポイントです。
3. 継続的に”使い方”を育てること：プロンプトは書き方次第で出力の質が大きく変わります。属人化を防ぎ、チーム全体でノウハウを共有しながら運用することが、定着と拡張のカギになります。

もし「業務の中でどこからAIを導入すればいいのかわからない」「社内に使い方を教えられる人がいない」といった悩みがある場合は、外部の専門支援を活用するのも有効です。