ChatGPTで営業メールを効率化！AI活用プロンプト20選＆例文・使い方ガイド

営業メールの作成や返信に、毎回多くの時間をかけていませんか。

営業担当者の多くが「より良い表現が思いつかない」「文章がワンパターンになる」と悩み、1通のメールに15〜30分を費やすことも珍しくありません。

そんな時に役立つのがChatGPTをはじめとしたAIツールの活用です。

ChatGPTなら営業メールの作成・返信がわずか数分で完了し、言い回しや構成のバリエーションも無限大。

この記事では、メール作成ですぐに使えるシーン別プロンプト20選、例文、AIでメール作成をする際の注意点まで網羅。今日から実践できるノウハウをお届けします。

ChatGPT(AI)で営業メールを作成するメリット

営業活動においてメール作成は重要な業務の一つです。しかし、その作成に多くの時間を取られることで、本来注力すべき顧客対応や提案活動の時間が削られてしまいます。

ChatGPT(AI)を活用することで、こうした課題を根本的に解決できます。単なる時間短縮だけでなく、メールの質向上やチーム全体の営業力強化にもつながるでしょう。

メリット①：作成時間が3分の1程度に短縮される

従来15分以上かかっていたメール作成が、ChatGPT(AI)を使えば5分程度で完了します。目的と相手の情報を入力するだけで、ビジネスマナーを守ったうえで自然な文章が生成されるからです。

実際にメール作成にChatGPT(AI)を導入した企業では、営業担当者1人あたり年間約400時間の業務時間削減を実現しているといわれています。この時間を顧客訪問や提案資料のブラッシュアップに充てることで、売上向上にも直結する可能性があります。

以下は、メール作成作業へのAI導入後に、どの程度効率化できるのかを推定し、表にしたものです。

メリット②：表現が洗練され、ミスが減る

自分で書くとどうしても冗長になりがちな文章も、ChatGPT(AI)なら簡潔で的確な表現に整えてくれます。第三者の視点で文章をチェックすることで、より伝わりやすいメールになるのです。

また、誤字脱字や敬語の誤用といったミスも大幅に減少します。社内チェックの手間が省けるだけでなく、顧客に与える印象も格段に良くなるでしょう。

メリット③：顧客フォローの習慣化につながる

メール作成の心理的ハードルが下がることで、タイムリーな顧客フォローが習慣化されます。「後で送ろう」と先延ばしにしていたメールも、ChatGPT(AI)でテンプレートを用意しておけば、即座に送信可能です。

タイミングの良いフォローは商談化率の向上に直結します。文面作成に悩む時間がなくなれば、機会損失を防ぎ、営業成果の改善が期待できるでしょう。

ChatGPT(AI)が生成する営業メールの質を上げるコツ（プロンプト付き）

理想に近いメールを作成してもらうには、AIに対して「前提条件」を事前共有しておくことが何よりも大切です。ここでは、AIが生成する営業メールの質を一段階引き上げるためのコツを、具体例とともに紹介します。

AIに「意図や現場感」の共有が不可欠な理由

“本当に使える”営業メールを作るためには、AIに自分の意図や現場感などを的確に伝えることが不可欠です。

どれほど高性能なAIでも、あいまいな指示しか与えなければ、どこかテンプレート的で無難な文章しか返ってきません。AIは「状況や意図を自動的に推測する」のが得意ではなく、与えられた情報の中で最適解を探すしくみだからです。

このため、提案の背景や、現場ならではの温度感まできちんとメールに盛り込んでもらうには、「誰に」「なぜ」「どんな状況で」メールを送るのかを、具体的に言語化して伝える必要があります。

たとえば、「資料送付後のお礼と次回商談提案を目的としたメール」「飲食店オーナー向けに、予約管理システムの効果をわかりやすく伝えたい」「専門用語を避けて誰でも理解できる表現にしたい」といった前提条件を具体的に伝えることで、AIは担当者の意図を汲み取り、“顧客に刺さる”営業メールを作成してくれます。

“失敗しないための前提条件”リスト

事前にAIに指示しておきたい主な前提条件は、以下の通りです。

• ターゲット情報（メール送付先の業界、職種、役職、企業名など）
• 目的やシーン（初回アプローチ、資料送付後、クロージングなど）
• 自社特徴（強み、導入事例）
• 顧客側のメリット（「短納期で導入できる」「業務負担が減る」など、顧客が納得できるような理由づけ）
• 文章のトーンや長さ（親しみやすく、丁寧、簡潔に、○○行程度など）
• 盛り込んでほしい要素や禁止事項（専門用語は避ける、署名は必要など）

これらを事前に伝えておくことで、AIのアウトプットは格段に改善します。

良いプロンプト例・悪いプロンプト例

前提条件の伝え方ひとつで、AIの出力は大きく変わります。ここで、「悪い例」と「良い例」を並べて比べてみましょう。

悪い例では、AIは一般的なテンプレートしか出力できませんが、良い例のように具体的な前提条件や希望を細かく伝えることで、より実用的で“現場で使える”営業メールが生成されます。

営業メールを作成してください。

ターゲットは、予約管理に課題を感じている飲食店オーナーです。
目的は新しい予約管理システム「○○」の導入を提案すること。
自社の強みは、短期間での導入実績が多数ある点と、同業他社でも効果が出ていることです。
相手にとってのメリットは、業務負担の軽減とミスの削減。
専門用語を使わず、親しみやすいトーンで、導入事例も盛り込んでください。
10行以内にまとめ、最後にオンライン面談をご提案し、署名も含めてください。

ChatGPT(AI)で作成した営業メールテンプレート3選【例文付き】

ここからは、ChatGPT(AI)で作成した営業メールの実例をご紹介します。

自社名やサービス名を差し替えるだけですぐに使えるよう、汎用性の高い構成にしています。まずはこれらのテンプレートを参考に、ご自身の営業スタイルに合わせてカスタマイズしてみてください。

【初回アプローチメール】

初めてコンタクトを取る相手には、簡潔で印象的なメールが効果的です。相手の時間を奪わないよう、要点を絞った構成を心がけましょう。

件名：【無料相談】貴社の〇〇業務を50%効率化する方法
〇〇株式会社
〇〇様
はじめまして。突然のご連絡、失礼いたします。
弊社は中小企業さま向けに、Web制作と集客支援を行っております
〇〇株式会社です。
このたび、少人数体制でも効果が出せる新しいWeb施策を
ご案内できればと思い、ご連絡いたしました。
ご興味がございましたら、ぜひ資料をご覧いただけますと幸いです。

【資料送付後のフォローメール】

資料送付後は、3営業日以内のフォローが理想的だといわれています。相手の状況を配慮しながら、次のアクションへつなげる内容を心がけましょう。

件名：先日の資料はご確認いただけましたでしょうか？
〇〇様
先日お送りした資料について、
何か気になる点はございましたでしょうか？
ご確認のタイミングに合わせて、
簡単にポイントをご説明することも可能です。
ご多忙の折恐縮ですが、ご検討の一助になれば幸いです。

【商談後のクロージング】

商談後のフォローメールは、24時間以内の送信が鉄則だといわれています。話した内容を整理し、次のステップを明確にすることで、前向きな検討を進めてもらいやすくなるでしょう。

件名：【御礼】本日の商談ありがとうございました｜次回ステップのご案内
〇〇様
ご検討の機会をいただき、誠にありがとうございます。
ご提案内容についてご不明点などございましたら、
どうぞご遠慮なくお知らせください。
貴社にとって無理のない形でお力添えできればと考えております。

なお、25業界別のテンプレートとAIプロンプトについて、紹介している記事もあります。関心がある方はぜひご一読ください。

ChatGPT(AI)の営業メールプロンプト20選

ChatGPT(AI)の性能を最大限に引き出すには、適切なプロンプト（指示文）が不可欠です。ここでは、実際の営業シーンですぐに使える実践的なプロンプト20個と例文を、厳選してご紹介します。

プロンプト内の【】部分に自社情報や案件内容を当てはめるだけで、誰でも効率的に営業メール文を作成できます。

プロンプトを活用する際のポイント・注意点は、以下の通りです。

• そのまま使うのではなく、自社サービスや相手の状況に合わせて【】部分を具体的に入力する。
• 生成された文章は、自社のトーンや伝えたいニュアンスに合わせて微調整する。
• 機密情報や誤った内容が含まれていないか、必ず送信前に確認する。
• 用途や相手によっては、カジュアルさ・フォーマルさなどを、追加指示する。

AIを上手に活用しつつ、一通一通に“自分の言葉”でひと工夫加えることで、より信頼される営業メールを作成しましょう。

1.新規アポイント獲得（初回アプローチ）

2. 問い合わせへの返信

3. 見積もり送付

4. フォローアップ（送付後の確認）

5. リマインド（返答催促）

6. クロージング（契約意思確認）

7. 導入提案（課題解決型）

8. アップセル（追加提案）

9. クロスセル（関連サービス提案）

10. サンクスメール（商談・受注後のお礼）

11. 導入完了連絡（サービス開始案内）

12. キャンペーン案内

13. 展示会・イベント案内

14. アンケート依頼

15. 名刺交換後フォロー

16. お断り（失注連絡）への返信

17. 定期フォロー

18. アップデート案内（新機能・新サービス紹介）

19. 季節の挨拶（年末年始・暑中見舞い等）

20. FAQ対応（よくある質問への回答）

【営業活動で使える！】よくあるシーン別プロンプト

日常的な営業活動では、様々なシーンでAIが活用可能です。以下のプロンプトをぜひ活用してみてください。

【ChatGPT(AI)】開封率・返信率が高い営業メールを作成するコツ（プロンプト付き）

営業メールの成否は、件名と冒頭の数行で決まると言われています。ChatGPT(AI)を活用して、開封率と返信率の高いメールを作成しましょう。

重要なのは、相手の立場に立った内容にすること。自社の売り込みではなく、相手にとっての価値を中心に構成することが成功の鍵です。

メールの件名

件名は、メールを開封してもらうための最初の関門です。具体的でメリットが伝わる件名を作ることで、開封率を大幅に向上させられます。

長すぎず短すぎず、15〜25文字程度で相手の興味を引く件名を心がけましょう。数字を含めると、より具体的で信頼性が高まります。

開封率を上げるコールドメールの件名をリストアップしてください。

コールドメール

初めて接触する相手へのメールは、第一印象が特に重要です。相手の課題を理解していることを示し、解決策を提示する構成が効果的でしょう。

長文は避け、要点を3つ程度に絞って簡潔に伝えることで、最後まで読んでもらえる確率が上がります。

当社は〇〇（商品・サービス名）を提供しています。
〇〇に悩む〇〇に向けて、関心を引くコールドメールを作ってください。

フォローアップメール

フォローアップは、営業プロセスの中で最も重要な活動の一つです。相手の状況を配慮しながら、次のアクションを促す内容にしましょう。

前回のやり取りを簡潔に振り返り、新たな情報や提案を加えることで、メールの価値を高められます。

商談プロセス進捗確認のためのフォローアップメールを作ってください。

クロージングメール

クロージングメールは、購買決定を後押しする重要な役割を担います。相手の不安を解消し、行動を促す内容を心がけましょう。

期限を設定したり、特典を提示したりすることで、決断を促すことができます。ただし、押し付けがましくならないよう注意が必要です。

商談成立に向けたクロージングメールを作ってください。

顧客満足度調査のメール

導入後のフォローは、継続的な関係構築に欠かせません。顧客の声を聞き、改善につなげることで、信頼関係を深められます。

アンケートは短く簡潔にし、回答しやすい形式にすることで、回答率を高められるでしょう。

製品の提供から1週間が経過した後の顧客に向けて、
顧客満足度調査のメールを作ってください。

ChatGPT(AI)を営業メール作成に活用するときの注意点

ChatGPT(AI)は営業メール作成の強力な味方ですが、使い方を誤ると逆効果になることもあります。以下の注意点を理解し、適切に活用しましょう。

注意点①：ChatGPT(AI)が生成したメール文章は必ず人の目で確認する

ChatGPT(AI)が生成したメール文章をそのまま送信するのは避けましょう。必ず内容を確認し、相手の企業名や担当者名、具体的な提案内容など、個別の情報を適切にカスタマイズすることが重要です。

特に重要な商談相手へのメールや、繊細な内容を含むメールは、AIの出力を参考程度に留めましょう。相手との関係性や過去のやり取りを踏まえた、人間にしか書けない配慮あるメールが信頼関係を築きます。

注意点②：内容の事実確認は入念に行う

ChatGPT(AI)が生成するメール文章の中には、事実と異なる情報が含まれる可能性があります。特に自社製品の仕様や価格、納期などの具体的な情報は、必ず正確な資料と照合してから送信しましょう。

また、業界用語や専門用語の使い方が不適切な場合もあります。誤った情報や表現を含むメールを送信すると、企業の信頼性を損なう恐れがあるため、最終チェックは人間が責任を持って行うことが不可欠です。

注意点③：AIは複雑な提案や込み入った交渉メールには不向き

ChatGPT(AI)は定型的なビジネスメール（お礼、フォロー、アポイント調整など）の作成は得意ですが、複雑な提案や込み入った交渉メールには不向きです。AIが得意とする分野を理解し、使い分けることが重要です。

例えば、初回アプローチやフォローメールはChatGPTに任せ、重要な提案書の送付メールや価格交渉メールは、担当者がより丁寧に作成するなど、メールの重要度に応じて活用方法を変えることで、効率と質の両立が可能になります。

営業メール作成にChatGPT(AI)をスムーズに導入する3ステップ

ChatGPT(AI)を営業メール作成に導入する際は、計画的なアプローチが成功の鍵となります。いきなり全営業担当者に使わせるのではなく、段階的に進めることが重要です。

メール作成の効率化と品質向上という明確な目標を設定し、継続的な改善サイクルの構築することが、成果につながるでしょう。

ステップ①：営業メールのガイドラインを明確にする

AI活用における最大のリスクは、顧客情報の漏洩です。ChatGPT(AI)に入力してはいけない情報（顧客の個人情報、取引金額、機密事項など）を明確に定義し、営業メール作成時のルールを定めましょう。

具体的には、「メールテンプレートの作成はOK、個別の顧客名や取引内容は入力しない」「プロンプトには業界名と一般的な課題のみ記載」など、実務に即したガイドラインを作成するのがおすすめです。全営業担当者へのガイドラインの周知徹底も忘れずに行いましょう。

ステップ②：定型メールから小さく始める

最初は「初回アプローチメール」や「資料送付後のフォローメール」など、リスクが低く効果を実感しやすい定型メールから始めることをおすすめします。1〜2名の営業担当者でテスト運用し、成功体験を積み重ねましょう。

AI導入後の効果測定を行うのも重要です。導入前後でメール作成時間がどれだけ短縮されたか、返信率がどう変化したかを記録します。「月20時間の作成時間が5時間に短縮」「返信率が15%向上」など、具体的な成果を数値化することで、全社展開への説得力が増すでしょう。

ステップ③：優れたメールプロンプトを共有し、さらに改善する

ChatGPTで質の高い営業メールを作成するには、優れたプロンプトが不可欠です。効果的だったプロンプトをチーム内で共有し、継続的に改善する仕組みを作りましょう。

例えば、「返信率が高かったメールのプロンプト集」「シーン別プロンプトテンプレート」などを社内Wikiやチャットツールで共有するのがおすすめです。定期ミーティングなどで成功事例を発表し合うのも、組織全体のメール作成スキルが向上を図るのに有効でしょう。

ChatGPT(AI)での営業メール作成に関するよくある質問

この章では、ChatGPT(AI)での営業メール作成を検討する際によくある質問と、その回答をまとめました。ツール導入前に不安を感じている方は、ぜひ参考にしてください。

質問①：ChatGPT(AI)の導入で本当に営業メールの質は上がりますか？

ChatGPT(AI)を適切に活用すれば、確実にメールの品質向上が期待できます。ただし、AIが生成した文章をそのまま使うのではなく、必ず人の目でチェックし、相手や状況に応じてカスタマイズすることが重要です。

質問②：ChatGPTの無料版でも営業メールに活用することは可能ですか？

基本的な機能は無料版でも利用可能ですが、ビジネス利用では有料版（ChatGPT Plus）やAPIの活用をおすすめします。応答速度が速く、アクセス制限も少ないため、業務効率が格段に向上します。

また、APIを利用すれば自社システムとの連携も可能になり、より高度な活用が期待できるでしょう。

質問③：セキュリティ面での注意点はありますか？

セキュリティ対策で、最も重要なのは、顧客の個人情報や自社の機密情報を絶対に入力しないことです。ChatGPT(AI)に入力された情報は、AIの学習に使用される可能性があります。

社内でガイドラインを策定し、入力可能な情報と禁止事項を明確にしましょう。定期的な研修を実施し、全社員のセキュリティ意識を高めることも重要です。

質問④：ChatGPT(AI)の活用はどんな営業メールに最も効果的ですか？

ChatGPT(AI)の活用は、定型的なメール（初回アプローチ、フォローアップ、お礼メールなど）に特に効果を発揮します。構造が決まっているため、AIも高品質な文章を生成しやすいのです。

一方、込み入った交渉や重大事案の謝罪など、高度な判断が必要なメールは、AIが出力した文章は参考程度に留め、人が丁寧に作成することをおすすめします。

質問⑤：プロンプト（AIへの指示文）の書き方のコツは？

効果的なプロンプトには、5W1H（誰に、何を、いつ、どこで、なぜ、どのように）を明確にすることが重要です。また、望む文章のトーンや長さ、含めたい要素なども具体的に指定しましょう。

中小企業の経営者向けに、弊社の会計ソフトを紹介する300文字程度のメールを作成してください。導入メリットと無料トライアルについて必ず触れ、押し付けがましくない丁寧なトーンでお願いします。

ChatGPT(AI)の活用で営業メールの作成は大きく効率化できる！

営業メールの効率化は、商談や顧客対応にもっと時間を使うための第一歩。
ChatGPT(AI)を営業部門で活用することで、メール作成時間の大幅短縮、文章品質の向上、フォロー活動の習慣化など、多くのメリットが得られます。

さらに、メールの効率化にとどまらず、集客や見込み顧客づくりも“仕組み化”すれば、営業が本来やるべき「売ること」に集中できる環境が整います。

弊社が提供する「Easier」は、Web集客・広告運用・LP制作など、「営業チームが商談に専念できる土台づくり」をプロがまるごとサポートするサービスです。営業現場の力を最大限に活かしたい方は、ぜひ一度ご相談ください。

▶WEBマーケティングを活用したオールインワン集客支援「Easier（イージア）」