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イベント管理システムおすすめ5選!選定ポイントや導入メリットについても解説

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販促手法の1つとして多くの企業で実践されているイベントマーケティング。オフラインで行われるリアルイベントのほか、ウェビナーをはじめとしたオンラインイベントやオンラインとオフラインを掛け合わせたハイブリッドイベントも登場し、ますます盛り上がりを見せています。

ただ、イベント運営は準備からアフターフォローまでやらなければならない業務が満載。規模が大きくなればなるほど担当者にかかる負担も大きくなるため、少しでも業務を効率化させたいと考えている方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、イベント運営の業務効率化に役立つツール「イベント管理システム」について解説していきます。導入するメリットやツールの選定ポイントなどを踏まえたうえで、おすすめの製品を5つ紹介していくので、ぜひ参考にしてみてください。

イベント管理システムとは

イベント管理システムとは、セミナーや展示会などのイベントを開催する際に発生するさまざまな業務をサポートするシステムです。

イベントに関わる膨大な情報を一元管理できるようになっており、開催前の集客から当日の運営、アフターフォローに至るまでの一連の業務を効率化させることができます。

イベント管理システムの主な機能

導入する製品によって対応範囲は異なりますが、代表的な機能としては次の4つが挙げられます。

・集客機能
・参加者管理機能
・受付機能
・決済機能

1つずつ見ていきましょう。

マーケティング機能

集客に欠かせない告知ページの作成やイベント開催後のアクセス解析など、マーケティング活動をサポートする機能が多数搭載されています。

リマインダーメールの自動配信に対応していたり、アンケートを作成できたり、製品ごとに違いが出る部分でもあるので、ツール選定時に比較してみてください。

参加者管理機能

イベント管理システムでは、膨大な参加者データを1カ所に集約できます。氏名・連絡先・勤務先といった基本情報のほか、入金ステータスや過去の申し込み履歴なども確認できるため、参加者1人ひとりに合わせて最適なアクションを起こすことができるでしょう。

受付機能

事前申し込みおよび当日の来場者受付を自動化できるのもイベント管理システムの特徴の1つです。細かい仕様は製品によって異なりますが、多くのツールでは来場用のQRコードや電子チケットなどが自動で各参加者に発行されるため、人力でチケット発券業務を行う必要がありません。

当日の受付状況をリアルタイムで把握できるものも多いため、入場客数の推移が芳しくない場合も迅速に対応策を講じられるでしょう。

決済機能

有料イベントを開催する場合は、集金も自動化できます。

オンラインで決済が完結するものから、カード決済、銀行振込、コンビニ決済など多数の支払い方法に対応したものまで、製品によって決済方法が異なるため、しっかりチェックしておきましょう。

イベント管理システムを導入する3つのメリット

続いて、イベント管理システムを導入するメリットを3つ紹介します。

①イベントに関する情報を一元管理できる
②業務効率化が図れる
③イベントをスムーズに進行できる

詳しく見ていきましょう。

①イベントに関する情報を一元管理できる

イベント管理システムを導入する最大のメリットは、イベント運営に必要なデータを一元管理できる点です。顧客情報をはじめ、集客状況や告知ページのPV数、各種資料、スケジュールなど、あらゆる情報を集約してチーム内で共有できるため、業務を円滑に進められるようになります。

担当者ベースで管理していると、共有するまでにタイムラグが生じてしまったり、共有不足による二度手間が発生してしまったりすることもありますが、クラウド上にデータを入れておけば、各担当者がリアルタイムに状況を把握できるようになるため、何かトラブルが起きてしまった場合もスムーズに対処できるでしょう。

②業務効率化を図れる

前述したように、イベント管理システムには運営をサポートするための機能が豊富に搭載されています。イベント告知ページや申し込みフォームの作成、チケットの発行、集金、リマインダーメールおよびイベント後のお礼メールの配信など、多岐にわたる業務を自動化・簡素化できるため、業務の大幅な効率化が見込めるでしょう。

③イベントをスムーズに進行できる

紙のチケットなどを用いた従来のアナログな手法では、来場者受付の際に人力に頼る部分が大きくなtってしまいますが、イベント管理システムではQRコードや電子チケットなど、オンラインで完結できるものが多いため、比較的スムーズに参加者を迎え入れることができます。

来場者の受付状況をリアルタイムに計測・集計できるケースも多いため、入場客数の推移に応じて最適な施策を打てるようになるでしょう。

イベント管理システム選定時に確認したい3つの比較ポイント

では、実際にイベント管理システムを導入する場合、何を基準にツールを選定すればよいのでしょうか。

ここで、ツール選定時の比較ポイントを3つ紹介します。

①機能
②料金
③操作性

1つずつ確認していきましょう。

①機能

一口にイベント管理システムといっても、その機能は製品によってさまざまです。集客に力を入れているものもあれば、アフターフォローに重きを置いているものもあり、それぞれの製品によって強みが異なるため、現状で抱えている課題や導入目的を明確にしたうえで、それを解決・達成できるような機能を有したツールを選ぶようにしましょう。

②料金

イベント管理システムは、製品によって料金体系が異なります。

完全無料で利用できるものから、月額費用が発生するもの、月額料金に加えてチケットの販売手数料が発生するものまで、選ぶ製品によってかかってくるコストが変わってくるため、機能と料金のバランスを見ながら、納得のいくツールを選定してみてください。

③操作性

機能・料金とともに確認しておきたいのが操作性です。

イベント管理システムは、他部署のスタッフとも連携しながら複数人で利用するケースが想定されるため、ITリテラシーの差に左右されることなく、誰もが簡単に使いこなせるようなツールを選ぶ必要があります。

使いづらいツールは現場から敬遠されてしまうリスクが高く、「せっかく導入したのに使ってもらえなかった」なんてことにもなりかねないため、小規模なイベントで試験的に導入してみたり、無料トライアルを活用してみり、操作性を確認したうえで本格導入を検討するようにしましょう。

イベント管理システムおすすめ5選

最後に、おすすめのイベント管理システムを5つ厳選して紹介します。

・Peatix
・Event Cloud Mix
・EventRegist
・EventCreate
・イーべ!

それぞれの特徴を簡単にまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。

Peatix

「Peatix」は、集客に強みのあるイベント管理システムです。2022年4月時点で840万人以上もの会員を有しており、その膨大なユーザーに向けて自社のイベント情報を発信することができます。告知をより強化したい場合は、有料オプションでさらに効果的な施策を講じることもできるため、集客に悩みを抱えている人にぴったりのシステムといえるでしょう。

なお、無料イベントの場合は、完全無料で利用できます。告知ページや申し込みフォームの作成、参加者管理、チケット発行など、基本的な機能は無料サービスに含まれているため、運用コストを抑えたい人にもおすすめです。

(参照:Peatix公式サイト「価格と特徴について」

公式サイト:Peatix

Event Cloud Mix

「Event Cloud Mix」は、100を超える豊富な機能群が魅力の多機能イベント管理システムです。登録者管理、イベントサイト管理、メール配信管理、タスク管理、来場者管理など、イベント開催に必要な機能が網羅されており、これ1つでほぼすべての業務を賄えるため、各担当者の作業負担を大幅に軽減できます。

また、料金プランも分かりやすく、計5種類のプランの中から自社に合ったボリューム感のものを選べるようになっています。初期費用無料の定額制で比較的リーズナブルな価格設定になっているため、選ぶプランによっては低コストで導入できるでしょう。

公式サイト:Event Cloud Mix

EventRegist

「EventRegist」は、告知から開催当日までの一連のフローを効率化できるイベントマーケティングプラットフォームです。基本的な機能は無料で利用できるようになっており、簡単な会員登録だけですぐにイベントを作成できるため、個人的なイベントやコミュニティ運営など、小規模なイベントを開催したい人に向いています。

もちろん、中規模・大規模向けイベント開催を想定した有料プランも用意されており、一部のプランでは必要な機能だけを厳選してカスタマイズできるようになっています。余計なコストをかけることなく、本当に必要とする機能だけが使えるのは「EventRegist」の大きな魅力といえるでしょう。

公式サイト:EventRegist

EventCreate

「EventCreate」は、法人・団体向けのセミナー・イベント管理システムです。告知用ホームページの作成や来場者の受け付けといった基本的な機能のほか、メールの自動配信やアンケートの作成など煩雑になりがちな事務作業をサポートする機能も充実しているため、イベント運営にかける工数を削減できます。

また、「EventCreate」では、すでに自社で保有している顧客リストをシステム内に追加することも可能です。新規顧客に向けて情報を発信するだけでなく、既存顧客に向けても効果的なアプローチができるため、うまく運用できれば集客力を大きく向上させることができるでしょう。

公式サイト:EventCreate

イーべ!

「イーべ!」は、準備期間および当日のみならず、アフターフォローまでカバーできるイベント・セミナー支援ツールです。有料のサービスですが、その分、機能も充実しており、イベント受付時に懇親会の出欠を確認できたり、未入金者への催促メールやイベント直前のリマインダーメールを自動配信できたりと事務作業の一部をシステムに任せることができるため、イベント準備や資料作成といった主要な業務に注力しやすくなります。

また、イベント開催後に参加者へフォローアップができるのも魅力の1つ。お礼メールの自動配信や次回開催イベントの告知、メルマガ配信など、顧客との信頼関係構築に役立つ機能も多数搭載されているため、トータルで見てコストパフォーマンスの高いシステムといえるでしょう。

公式サイト:イーべ!

イベント管理システムを活用してイベントの質を高めよう!

消費者や顧客との接点を増やせるイベントはマーケティング効果の高い施策といえますが、実際に開催するとなると、それなりの時間と手間を要します。特に、経験が浅いうちは手探りの状態で進めなければならないケースも多いため、想定以上に工数がかかってしまったり、集客がうまくいかなかったり、スムーズにできないこともあるでしょう。

そんなときに心強い味方となるのが、イベント管理システムです。ここまでお伝えしてきたように、イベント運営をサポートする機能が豊富に搭載されているため、ノウハウが少なくても効率よく業務を進められます。無料で始められるものもあり、初心者でも手軽に導入できるので、イベント運営に関して何かしらの課題を抱えている場合は、ぜひ導入を検討してみてください。

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この記事を書いた人

永多美彩
編集プロダクションで旅行ガイドブックの取材・制作に携わった後、Webライターの道へ。お酒と激辛料理をこよなく愛するインドア派。シーズン中はもっぱら野球観戦。

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