OneNote（ワンノート）の使い方を解説！録音・共有など仕事への活用術も紹介

OneNoteは「Microsoft Office」が提供するソフト（アプリ）で、WordやExcel、PowerPointなどとは異なり、Microsoftのアカウントさえあれば無料で利用できるのが特徴です。

キーボードでのテキスト入力だけでなく、ペンツールでの書き込みや、動画、画像、音声の挿入も可能です。ほかにも、ToDoリストの作成や名刺の管理といった機能もあります。

利用可能なプラットフォームは、Windowsのほか、Mac、iPad、iPhone、Android、Web版が用意されていますので、ほとんどのユーザーが利用できる環境にあるのではないでしょうか。

また、OneNoteはモバイル端末のアプリにも対応しているため、スマホでの操作、ファイルの共有もできるなど、チームでのビジネスに活用しやすいのも魅力です。

前述しましたが、Windows10に標準でインストールされているため、セットアップ不要で利用が開始できます。もしアンインストールしてしまっている場合は、下記より再インストールが可能です。また、Windows7、8.1をお使いの方も、下記よりダウンロードが可能です。

マイクロソフトのOneNoteのページ

Macをお使いの方は「Mac App Store」。iPhone/iPadをお使いの方は「App Store」。Androidの方は「Google Play」から、それぞれインストールができます。

OneNoteを起動したらMicrosoftアカウントでログインします。OneNoteの構造は「ノートブック」「セクション」「ページ」の3つに分けられており、ノートブックの中にセクションがあり、その中にページがあるという構造です。

OneNoteの3つの構造を抑えておけばノート作成を始めることができるので、まずはそれぞれの特徴を確認していきましょう。実際に触ってみることで全体の構図が掴めるはずです。

ノートブック
ノート1冊を指します。初めて起動した状態では「〇〇さんのノート」という風にMicrosoftアカウントの名前で作成されます。「仕事」「プライベート」など用途に応じて使い分けると便利です。

セクション
ノートの中に項目を作成し、細かく分けることができるのがセクションです。例えば「仕事」でノートを作成した場合、タスクやリストごとに分けるといったことができます。

ページ
実際に文字などを入力するページを指します。1ページに書き込める量は決まっておらず、ページ数も制限なく増やすことができます。

では実際にページを触ってみましょう。

ノートのページは上記図のように「タイトル」「ノート作成日時」そしてその下の空白部分が「本文」という並びになっています。ノートを作成した日時が細かく表示されるので、あとで探す際にも便利です。そして本文を選択すると下のような四角い箱が表示されます。

これはコンテナと言い、テキストや図などノートに入力されたものは全てコンテナで囲われます。コンテナはドラッグして好きな場所に配置することができ、サイズも変更できるので簡単にノートをアレンジすることができます。コンテナは分離したり統合したりできるので、途中で配置を変えたくなっても問題ありません。他のOfficeシリーズのソフトにはない自由性が高い仕様になっています。

冒頭でも述べたように、OneNoteではペンツールを使用することができます。
まず、メニューバーから「描画」を選択します。

描画では色やペンの太さなどが調整でき、あとはマウスやタッチペンで自由に描くことができます。タッチパネルに対応している端末であれば手書きでノートを取ることが可能です。

画像や図の挿入はOfficeシリーズのソフトと同じくメニューバーの「挿入」から行うことができます。

挿入の「画像」を選択すれば図を挿入できます。動画や音声を挿入したい場合は「添付ファイル」を選択します。挿入した画像や音声などは先ほど紹介したコンテナで囲われるので、ノート内に自由に配置できます。

ノートやページが増えてくれば、知りたい情報を瞬時に取り出すことが困難になります。その場合は、該当する項目を検索することができます。検索は左のセクションタブから右上にあるルーペを選択し行います。

ここまでOneNoteの基本的な操作を紹介しましたが、それらを踏まえた上で便利な機能を解説していきます。

面倒な名刺の管理もOneNoteを使えば簡単に整理整頓することができます。名刺管理にはテンプレートのダウンロードが必要となり、Microsoftがおすすめするテンプレートはこちらからダウンロードできます。写真を挿入することができるので顔と名前をセットで保存管理することが可能です。データ共有を行えば、モバイル端末から閲覧することもできるので、出先ですぐに情報を知りたい場合でも役に立ちます。
法人向けの名刺管理サービスは基本的に有料となっていますが、OneNoteは無料で使うことができるのでぜひ、試してみてはいかがでしょうか。

ファイルを共有すれば進捗状況の確認もスムーズに行うことができます。共有方法は右上にある共有ボタンを選択します。

するとファイルの共有方法の選択を要求されるので、下記の3つの中から選びます。

他のユーザーをノートブックに招待
招待したいユーザーの名前もしくはメールアドレスを入力して共有できるようにします。

ノートブックのリンクを共有
リンクが自動で生成され、相手に送信することで共有できます。この時、ノートに対しての権限を設定できます。

ページを送信
ノートを相手に直接メールで送ります。この時、PDFファイルを作成することもできます。

OneNoteにはオーディオ録音機能があるので、メモを取りながら録音することもできます。録音を行う場合はメニューバーの「挿入」を選択し、続いて「オーディオ録音」を選択します。

すぐに録音が始まるので、録音が終わったら停止ボタンを選択します。

録音データはノート内にファイルとして自動で配置されます。

OneNoteはOCR機能も搭載されており、画像を読み取るとその画像内のテキストを読み取りそれを書き起こしてくれるので、紙の内容をデータ化する際にも便利です。

操作方法も簡単で、画像からテキストを読み取りたい場合はまず、対象の画像を挿入します。

次に画像を右クリックし「画像からテキストをコピー」を選択。これで画像内の文字がテキストとして挿入されます。

ToDoリストはホームから「タスク ノート シール」を選択するとチェックボックスが表示されたコンテナが現れ作成できます。

すでに文字を入力している場合は、対象のコンテナを選択して「タスク ノート シール」を選択すれば文字の横にチェックボックスが現れます。

OneNoteの特徴の1つに自動保存機能があります。

メモ帳やWordなどのように、保存操作を行う必要がないので、保存を忘れて閉じてしまっても前回開いていた状態からスタートすることが可能です。

万が一ファイルが破損した場合でも被害を最小限に止めることができます。

デジタルノートと聞くと文字を入力するだけだと思いがちですが、OneNoteは今回紹介したようにファイルの共有や音声・動画ファイルの挿入など便利な機能が多数揃っています。社内での情報共有やタスク管理などで用いれば、業務を円滑に進められる可能性があるので試してみる価値はあるでしょう。またOneNoteは無料で使用することができるので、場合によっては今まで使い続けていた法人向けサービスと比べてコストダウンを図ることができます。今回紹介した活用術以外にも用途はあるので、それぞれの企業で最適な使い方を模索してみてはいかがでしょうか。