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【無料版あり】ビジネス向け日程調整ツール5選を比較して紹介!
2021/08/25


社内会議や商談、採用面接、イベントなど、日程調整が必要な場面は多いですよね。ビジネスシーンで欠かせない重要な業務ですが、正直煩わしいと感じることもあるのではないでしょうか。

そんなときにおすすめなのが「日程調整ツール」です。地味に面倒な日程調整業務を自動化できるので、大幅な負担軽減が期待できます。

この記事では、ビジネス向けの日程調整ツールを5つ紹介します。導入するメリットやツールの選び方についても解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

目次

日程調整ツールとは?

日程調整ツールとは、会議やイベントなどの日程調整タスクを自動化するツールです。

細かい仕様はツールによって異なりますが、基本的には以下の3ステップで調整が完了します。

1.イベントを作成し、日程調整用のURLを発行する
2.発行されたURLを参加者に送信する
3.相手に希望日時を選択してもらう


主催者側は日程調整用のURLを送るだけ、参加者側は選択肢から日程を選ぶだけなので、双方に大きな負担がかかりません。これまで手作業で行っていた業務を自動化することにより、日程調整にかける時間を削減できるため、浮いた時間を他の業務に充てることができるでしょう。

日程調整ツールを導入する2大メリット

日程調整ツールを導入するメリットとして、以下の2つが挙げられます。

1.日程調整に費やしていた時間を短縮できる
2.ダブルブッキングを防止できる


それぞれ見ていきましょう。

1.日程調整に費やしていた時間を短縮できる

従来のベタ打ちでの日程調整は、人数が多くなるほど時間や手間も増えますが、日程調整ツールは1つのURLを共有するだけで参加者の希望日程を集められるため、個別に日程を調整する必要がありません。メールのやり取りを最小限まで押さえられるので、それだけでも時間の節約が期待できます。

また、Web会議アプリやビジネスチャット、営業管理システムなどの外部サービスと連携できるツールも多いため、自社で使用しているツールと連動させれば、日程調整に費やしていた時間を大きく削減できるでしょう。

2.ダブルブッキングを防止できる

日程調整時ツールのなかには、自分のカレンダーを相手に共有して、空いている日程の中から希望日時を選んでもらう「予約受付型」と呼ばれる形式のものがあります。

このタイプの魅力は、リアルタイムでカレンダーが自動更新されること。常に最新の空き状況を相手に表示させることができるため、ダブルブッキングを未然に防ぐことができます。

日程調整ツールを選ぶときの3つのポイント

日程調整ツールを紹介する前に、ここでツールの選び方について確認しておきましょう。それぞれ特徴や機能が異なるため、以下3つのポイントを参考に選んでみてください。

1.用途
2.料金
3.使いやすさ


では、詳しく解説していきます。

1.用途

日程調整ツールは、大きく分けて3つの型に分類できます。

<予約受付型>
自分のカレンダーから空き時間を自動抽出し、空き時間の中から希望日時を選んでもらう方法。相手の都合で日程を決めてもらえるので、こちらから候補日を提案する必要がありません。アポを取りたい人全員に一斉送信するだけで、自動的にスケジュールが埋まっていくため、会議や打ち合わせの頻度が高い人に向いています。

<候補提案型>
自分で候補日を提案し、その候補日の中から希望日時を選んでもらう方法。自分の都合の良い日程を提示できるので、事前準備が必要な会議や採用面接など、調整の主導権を握っておきたいシーンに向いているでしょう。ただし、候補日の中に相手の希望日時が含まれていない場合は再調整が発生するため、予約受付型よりも日程調整が長引く可能性があります。

<投票型>
複数の候補日を提案し、各候補日に対して相手に参加可否を投票してもらう方法。参加者全員のスケジュールを把握できるので、大人数の日程調整に向いています。

利用シーンや目的によって向き不向きがあるため、まずは用途を明確にしたうえで、どれが使いやすいか検討してみましょう。

2.料金

日程調整ツールは完全無料で使えるものから、有料プランが用意されているものまで、ツールによって利用料金が異なります。

使用頻度が低い場合や最小限の機能のみを求めている場合は無料ツールで十分かもしれませんが、ビジネス利用を想定している場合は、有料ツールでないと機能が足りないかもしれません。

有料ツールの場合は、使用頻度や機能によって料金プランが異なるケースが多いため、各ツールの「できること」と「料金」のバランスを踏まえたうえで、納得できるものを選ぶようにしましょう。

3.使いやすさ

日程調整ツールを選ぶときは、自分にとっての使いやすさはもちろん、相手の使いやすさにも配慮が必要です。

実際に日程調整ツールを導入した場合、日程調整用のURLを送付して、相手に希望日程を入力してもらうことになります。ここで操作画面が分かりづらいと、相手に手間取らせてしまうので要注意。印象が悪くなってしまうと商談に影響が出てしまう可能性もあるため、初見でも直感的に操作できるよう、UIの優れたツールを選ぶようにしましょう。

ビジネス向け日程調整ツールおすすめ5選

ここからは、ビジネス向けの日程調整ツールを5つ厳選して紹介していきます。

・eeasy
・調整アポ
・waaqlink
・jicoo
・TimeRex


無料プランや無料トライアルを用意しているツールもあるので、気になるものがあれば、ぜひ試してみてください。

eeasy

【料金】
個人向けプラン:無料
法人向けプラン:¥850(ユーザー/月)
※月間の調整回数が6回未満のメンバーは無料

【日程調整方法】
予約受付型

【連携ツール】
カレンダー:Googleカレンダー、Outlook
Web会議ツール:Zoom、Google Meet、Teams、Skype
その他:Google Workspace、Microsoft365

【特徴】
「eeasy」は、1万社以上の企業に導入されている日程調整ツールです。

「Google Workspace」や「Microsoft 365」といったグループウェアとデータを連携させることで、日程調整を自動化できます。

最大の特徴は、機能が充実していること。外出時の移動時間を考慮したり、会議室を自動で確保したりできるので、日程調整業務の大部分をツールに任せられます。予約受付型でダブルブッキングの心配もなく、操作画面もシンプルで分かりやすいので、ビジネスシーンで大いに役立つでしょう。

公式サイト:eeasy

調整アポ

【料金】
非公開

【日程調整方法】
予約受付型、候補提案型

【連携ツール】
カレンダー:Googleカレンダー、Outlook
Web会議ツール:Zoom、Google Meet、Teams
その他:Google Workspace、Microsoft365、Salesforce、受付システム、会議室管理システム

【特徴】
「調整アポ」は、連携サービスの豊富さが特徴の日程調整ツールです。「Salesforce」をはじめとした、さまざまな外部サービスと連携できるので、既存のツールに取り入れやすいでしょう。

また、Chrome拡張機能が使えるのも魅力の1つ。管理画面にログインしなくても拡張機能のアイコンから簡単にURLを発行できるので、急ぎの日程調整もスムーズに対応できます。

公式サイト:調整アポ

waaq Link

【料金】
非公開(無料トライアルあり)

【日程調整方法】
予約受付型、投票型

【連携ツール】
カレンダー:Googleカレンダー、Outlook
Web会議ツール:Zoom、Google Meet、Teams

【特徴】
「waaq Link」は、1ステップで日程調整を開始できる、という手軽さが人気のツールです。

主催者は、相手のメールアドレスを入力して招待するだけでOK。参加者は、招待メールから希望日時を選択するだけなので、スピーディーに日程を確定できます。

また、ツール内にアドレス帳があるため、過去に登録したユーザーは改めてアドレスを入力する必要がありません。ワンクリックで日程調整を開始できるので、同じメンバーとの会議や打ち合わせが多い人は特に使いやすいでしょう。

さらに、「waaq Link」は予約受付型と投票型の2種類が利用できるため、多様なシーンで活用できます。1対1の商談から大人数のイベント開催まで、このツール1つで賄えるのは大きな魅力といえるのではないでしょうか。

公式サイト:waaqlink

jicoo

【料金】
Free:無料
Startup:¥980(ユーザー/月)
Pro:¥1,320(ユーザー/月)

【日程調整方法】
カレンダー:Googleカレンダー、Outlook
Web会議ツール:Zoom、Google Meet
その他:Slack、GoogleAnalytics

【連携ツール】
予約受付型、候補提案型

【特徴】
「jicoo」は、多彩な機能を持ち合わせた日程調整ツールです。

ベースとなる日程調整機能のほか、カレンダー共有やタスクの作成、Web会議時のドキュメント作成など、オンラインの業務を効率化させるような機能が充実しているため、リモートワークを導入している企業に向いています。

公式サイト:jicoo

TimeRex

【料金】
フリー:無料
ベーシック:¥750(ライセンス/年)※月払いの場合は¥900
プレミアム:¥1,250(ライセンス/年)※月払いの場合は¥1,500

【日程調整方法】
予約受付型

【連携ツール】
カレンダー:Googleカレンダー、Outlook
Web会議ツール:Zoom、Google Meet、Teams
その他:GoogleAnalytics(プレミアムプラン限定)

【特徴】
「TimeRex」は、歓送迎会や同窓会などでよく使用される日程調整ツール「調整さん」のビジネス版です。

「Googleカレンダー」や「Outlook予定表」と相互連動させることで、日程候補の抽出からスケジュールの登録、Web会議の作成までをすべて自動化できます。プランによって使える機能は異なりますが、チーム管理や会議室の自動予約、グローバルゾーン対応など、便利機能が余すことなく搭載されているため、欲しい機能がほぼ網羅されているツールと言っても過言ではないでしょう。

公式サイト:TimeRex

日程調整ツールを活用して負担を軽減しよう

今回は、日程調整ツールについて解説してきました。

メールベタ打ちを主体とした従来の方法では、候補日程のピックアップやアポ打診メールの作成、日程の再調整といった全ての作業を手動で対応しなければなりませんが、日程調整ツールを導入すれば、ほとんどのタスクを自動化できます。ダブルブッキングやヒューマンエラーも減らせることを踏まえると、多少のコストをかけても導入するメリットは大きいといえるでしょう。

また、後半でもお伝えしたように、有料ツールの中には無料プランや無料トライアルを用意しているものも多く存在します。こういったツールは費用負担を気にすることなく手軽に導入できるので、興味のある方はぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。

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