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事業ハウツー
役立つセキュリティ・勤怠管理・タスク管理ツールで、おうちをリモートワークへ最適化!
2020/04/30


新型コロナウィルスの拡大により、日本ではいまだかつてないほど急速に仕事のリモート化が進んでいますが、全く準備してこなかった企業にとっては大きな悩みの種となっていることが予測されます。

仕事の上では生産性、成果を重視するアメリカやヨーロッパでは以前より「リモートワーク」という働き方が定着しています。リモートワークという言葉すら最近聞いたのに、導入するか否かと急な舵取りをしなければならず、具体的にどのような働き方でどういうものを導入するのがベストなのか、戸惑っている方が多いのではないでしょうか?

目次

イメージが良くなる?リモートワーク導入企業

株式会社ジャストシステムが行った、会社員である20歳から59歳の男女1,065名を対象にした『リモートワークに関する実態調査』では、リモートワーク導入を発表した企業に対して、6割以上が好印象になったと答えています。

通常の働き方において制限を余儀なくされる介護や育児の両立などの状況で「働きたいのに働けない。」というニーズが反映されたのではないでしょうか?
さて、ここで思い出してほしいのが昨年より政府主導のもと行われている「働き方改革」についてです。

「働き方改革」の浸透はいかに…

具体的には昨年の4月より施行されていた法案「働き方改革」は日本の少子高齢化による労働力の不足を補うべく、働き方の多様化が順次施行されているはずでした。しかし、一部の大企業では取り組めていたものの、小規模の企業では人材不足などの課題が多く、実際に現場へ浸透させることを先延ばしにしていた企業もそう少なくはなかったでしょう。

生産性の向上や多様なキャリア構築の実現などが改革の目的でしたが実際にどうすればいいのかが明確化できていなかったことも理由の一つなのではないかと推測できます。

社会情勢を鑑みて柔軟な対応を

先にお伝えした通り、やむを得ず業務をリモート化しなければならない社会情勢を鑑みると、曖昧になっていた働き方改革が明確になったと言えます。

業種や業務内容によってはリモートワークの導入がすぐには難しい企業もあるでしょうが、従業員の内情をよく把握し可能な場合は部分的な実施からでも導入してみることをおすすめします。

リモートワークとは?

テレワークや在宅勤務とも呼ばれているリモートワーク。特定のオフィスや場所にとらわれず仕事を行うことを指します。IT化の発達により先進的な企業は以前から取り入れている働き方で、都心にいても地方にいてもオフィスにいるのと変わらない環境で働くことができます。

リモートワークのメリット・デメリット

メリット1:女性社員の活躍が期待できる
リモートワークにして得られるメリットとしては、まずネットワーク環境さえあればどこからでも繋がれ業務に取り掛かれる点です。特に女性のキャリア形成の手助けになると言われています。日本では結婚や出産、子育てなどのライフイベントにおいて女性に負担が強いられることが多く、離職をせざるを得ないというケースがまだまだあります。以前よりも改善してきているとはいうものの、リモートワークを導入することでこういった女性ならではの課題を解決できます。企業にとっては貴重な人材を定着させることが可能です。

メリット2:コスト削減になる
従業員がオフィスへ出勤する必要がなくなれば、当然交通費を支払う必要はありません。またオフィスで用意しなければならない机や椅子、機材などのコスト削減がかないます。業務内容や規模によってはオフィスそのものをなくしてしまうことも可能でしょう。大きなコストであるオフィスの賃料や運営費の削減ができます。

デメリット1:状況の把握、管理が難しい
プロジェクトの進捗管理や円滑なチームワークの管理が難しくなり、課題がどこにあるのかが可視化がしづらくなります。また勤務態度が見えづらく評価基準が曖昧になりやすくなるので、成果や目標の設定をきちんと明確にすることが大切です。
移動中や外出先での情報漏出などのセキュリティ問題も大きな課題の一つです。

デメリット2:コミュニケーションの取りづらさ
オフィスにいるときのように顔の表情から相手の意図を読み取ったり、場の雰囲気を察知したりができなくなります。そのため物事を論理立てて言語化する能力が求められます。またそれによって孤立してしまう人が現れることも起こりえるでしょう。
これらのデメリットを踏まえたうえでリモートワークを導入するには適切な管理ツールを選択し、対策をすることが重要です。

リモートワークでおすすめのツール

それでは、リモートワークをスムーズに導入できるおすすめのツールをいくつかご紹介していきます!
同じジャンルのツールの中では以下を比較すると検討しやすいです。
・初期費用
・料金内でのユーザー数(従業員)の上限
・無料利用期間
すでに自社でリモートワークを導入しているが上手くいっていないという企業も、是非参考にしてみてください。

勤怠管理ツール

ひと月200円から始められる「ジョブカン勤怠管理」
医療やITなどあらゆる業界に対応している「ジョブカン」は、PCのマイページからの打刻、LINEのトーク画面やslackのチャンネル、指紋認証などの様々な打刻方法が選べます。経費精算システムやタスク管理システムとも連動ができ、機能のカスタマイズができるのもポイントです。不安なことがあってもサポート窓口があるので安心。有料プランでも1ユーザーあたり、ひと月200円からと費用対効果が高いといえます。初期費用は0円、30日間の無料トライアル付きです。ユーザー数に上限がないのも魅力的です。

優れたUIデザインで直感的に使える「AKASHI」
見やすいデザインで直感的な操作法が人気の「AKASHI」は、人事採用システムの「Smart HR」や「マネーフォワード 給与」サービスとの連携により、従業員の一元管理をしたい場合に便利です。GPS機能を使用し従業員の位置情報と打刻を紐づけて把握できます。30日間の無料トライアル期間があり、初期費用も無料です。月額1ユーザー200円から使用できますが、10名以内でも10名分の最低利用料金が必要です。

タスク管理ツール

作業を可視化できる「Asana」
作業に優先順位が付けられたり、複数のタスクの進捗管理を一覧で可視化できたりなど、一つのプロジェクトにおいて細かくタスク管理ができることが特徴です。見え方もボードかリストかで選ぶことができます。個人はもちろん、複数の複雑なプロジェクトを管理しなければならない大規模事業にも最適なタスク管理ツールです。無料プランから使用できる機能が多く、有料化すればさらに最適化しやすいAsanaは費用対効果に優れているツールだといえるでしょう。

アナログ派にも支持される「Trello」
Trelloは付箋を使ったプロジェクト進捗管理というアナログな方法をそのままデジタル化したようなサービス設計で、世界中で人気を得ているタスク管理ツールです。シンプルさを追求したUIデザインで動作もスムーズ。googleの拡張機能と連携がしやすく作業の効率化を測るのにもおすすめです。フリーランスである個人から大規模事業まで広く利用されています。無料プランでもユーザー制限がなく、無期限お試しが可能です。

コミュニケーションツール

社内コミュニケーションツールで圧倒的人気「slack」
slackはIT系企業の間で広く普及しているコミュニケーションツールです。仕事をするうえで欠かせない、“報連相”がしやすく、目的やプロジェクト毎にチャンネル作成が簡単にできます。その中でも一つのメッセージに対してやりとりができるスレッド機能と多彩なスタンプによるリアクション機能で、細やかでバラエティに富んだコミュニケーションが可能です。外部サービスとの連携がしやすいのも選ばれる理由のひとつです。メッセージ10,000件までなら無料で使用でき小規模企業でも気軽に導入できます。音声・ビデオ通話機能もあります。

国内発便利なチャットツール「chatwork」
国内発のチャットツールとして知名度の高いchatworkは、slackと比較検討されることがあります。IT系以外の企業でも導入されていることがあり、slackとの大きな違いはタスク管理機能と社外の人をグループに追加出来ることです。国内で開発されているためサポートを受けやすく、ITが苦手な方にも選ばれやすいツールです。chatworkの無料サービスでは無制限でチャットが可能ですが、広告表示があります。chatworkにおいても音声・ビデオ通話機能が使えます。

セキュリティについて

セキュリティへの懸念が拭えず、リモートワーク導入に踏み切れない企業も少なくはないでしょう。まずは社内で一度セキュリティについてのリテラシーを確認し、必要に応じて従業員を教育することも大切です。

従業員のリテラシーが上がることは、リモートワークに向けての意識を高めるだけでなく、企業としての評価を高めることにもつながります。セキュリティにおいては特に以下の2点に注意が必要です。

①公衆のwifi利用は避ける

セキュリティ対策がきちんとされていない公衆のフリーwifiは、簡単に第三者へ情報が知られてしまう可能性があります。ウイルス感染などの安全面においても要注意です。共通して使用する社外サーバーの導入がおすすめです。

②デバイスや資料の紛失・盗難に注意

情報漏洩の原因としてデバイスそのものを紛失、または盗難にあったことがよく事例として挙げられます。パスワードの定期的な変更と管理、アカウントロックなどを徹底し、教育を兼ねて従業員へセキュリティポリシーをチェックすると良いでしょう。

リモートワークで理想の業務環境をつくる

突然仕事環境が大きく変わることは誰しもが不安を覚えるものです。大なり小なりトラブルはつきものなので「まずはやってみる」ことをおすすめします。トライ&エラーでブラッシュアップしながら、リモートワークを導入してみてはいかがでしょうか?

オフィスでの業務環境をそのまま移植するというよりは、リモートワークに適した業務環境を構築するという考え方にシフトすれば、従来のものよりも理想的で先進的な環境にすることも不可能ではなさそうです。

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