アジェンダとは？レジュメとの違い・基本の書き方・テンプレート

ビジネスの場面では、メンバー間での情報共有や意見のすり合わせが欠かせません。そのような共有の場として、企業においては日々ミーティングやプレゼンテーション、会議などが開催されています。

しかし、せっかくメンバーの時間を割いて会合を開いても、進行の明確な指針がなければ話し合いの方向性が定まらず、十分な成果が得られないこともあるでしょう。議論の能率を高めることは、時間を有効活用する意味でも、情報共有における不備を防ぐ意味でも重要な課題です。

会議の道筋を明確に定め、進行をスムーズにするための書類として、多くの企業では「アジェンダ」が活用されています。事前に会議のスケジュールや議題を整理した書面を配布することで、話し合いのポイントを参加者間で共有できる点がメリットです。

この記事では、アジェンダの意義や作成する目的をふまえ、書き方のポイントや実際のテンプレートを紹介していきます。

アジェンダとは

アジェンダ（agenda）は英語で「取り上げるべき議題や課題」といった意味をもちます。人が集まり意見を交換するにあたって、「何について話し合うのか」を表す言葉です。

政治の場面では、「政策における重要課題」といった意味合いで用いられるケースが多く見られます。たとえば1992年の地球サミットで採択された「アジェンダ21」は、「持続可能な開発に向け、各国が実行すべき行動計画」という内容を含むものでした。

一方、ビジネスシーンで用いられる場合、アジェンダは「会議の議題や進行方法についてまとめた書類」を指すことが一般的です。たとえば「アジェンダを用意して」と指示された際には、「参加者や開催場所、主な議題や進行スケジュールを記載した書類」を作成することになります。

この場合、アジェンダとは「会議の進行やその前後におけるスケジューリングをスムーズにすることを目的に、話し合いにおける論点や、必要時間の目安を記した書類」を指すといえるでしょう。

アジェンダとレジュメの違い

アジェンダと近い用法をされる言葉として、「レジュメ」も耳にすることがあるかもしれません。レジュメはフランス語で「要約」や「概要」といった意味であり、主にプレゼンテーションなどにおいて「要旨をあらかじめまとめた書類」を指しています。

ビジネスシーンのほか、大学の講義などでも用いられますが、「聞き手がそれを見ながら話を理解する」ことを目的とした書類である点は共通しています。

会合の進行を補助する書類である点において、アジェンダとレジュメは共通しています。一方で、アジェンダは一種の「進行プログラム」であり、主に会議の「形式」を定める書類です。他方、レジュメは「要約」であるため、会議やプレゼンテーションにおける「内容」をまとめたものだといえるでしょう。

アジェンダの記載例

参考のため、アジェンダの文面を以下に例示します。

このように、開催場所や日時、参加者といった会議の形式と、実際の議題を記載した書類を配布することで、進行に筋道をつける効果が期待できます。

アジェンダの上手な書き方

アジェンダに記載する内容は、主に会議の形式面に関わる事項ですので、作成にはさほど時間はかからないでしょう。多くの場合、会議のプロセスを簡潔に伝えることが目的になるため、必要事項をシンプルに記載することが望ましいです。

とはいえ、議題や進行スケジュールなどをしっかりと検討しておかなければ、会議の内容に影響を及ぼす可能性もあります。以下ではアジェンダを作成するにあたり、留意すべきポイントを解説していきます。

必要事項を漏れなく記載

アジェンダを作成する目的として、会議の参加者が事前にそれを確認することで、議題やスケジュールについて目処をつけ、スムーズに話し合いに臨めるようにする、という点が挙げられます。そのため作成の際には、会議の形式に関わる項目に漏れや誤りがないよう、入念に確認しておくことが重要です。

アジェンダに記載される一般的な項目としては、以下のものが挙げられます。会議の形式や内容に応じて、項目の過不足を補うとよいでしょう。

• 会議の名称
• 開催日時／場所
• 参加者
• 議題と時間配分
• 会議で用いる資料の案内

なお、記載内容に変更が生じた場合には、すみやかに告知するようにしましょう。また、修正が発生した場合に混乱が生じないよう、あらかじめアジェンダを作成する際には日付などで版を区別できるようにしておくことが望ましいといえます。

議題を明確に絞る

アジェンダは会議のスムーズな進行を目的とする書類です。そのため「話し合うべきポイント」をはっきりと整理しておく必要があります。

複数挙げた議題に重複があったり、あるいは1度の会議に関連性の低い議題を多く詰め込んだりすると、話し合いの方向性が定まらなくなるおそれがあります。その会議が「何のための集まりか」を明確に見定め、必要な議題を絞っていきましょう。

また、会議のなかで「決定すべき事柄」がある場合には、その旨を明示しておくとよいでしょう。話し合いが「検討段階」として行われるのか、「決議」として行われるのかが伝わるように記載し、「話し合いの着地点」をはっきりさせておく必要があります。

時間配分は慎重に

アジェンダを作成する目的の1つは、進行スケジュールを管理することによる会議の効率化です。

それぞれの議題に対して時間配分の目安を示しておくことで、議論に「終わり」があることが明確になり、話の内容が逸脱したり迂回したりといった事態を防ぎやすくなるでしょう。

一方、あまりにタイトな時間配分を提示してしまえば、議論が急ぎ足になり十分に議論を深められない事態も考えられます。参加者の状況や、テーマの大きさ、検討事項の複雑さなどを鑑みながら、必要になる時間を考慮していく必要があります。

たとえば決定事項がある場合には、それに対する参加者の理解度や、検討すべきポイントの大小など前提条件を勘案したうえで、時間配分を見積もるとよいでしょう。前提の共有にどれくらいの時間がかかるのか、最終的な判断に至るまでどれくらい検討のプロセスを経る必要があるのか、といった点を想定することが求められます。

時間配分を検討する際には、取り上げる議題がその会議で完結させるべき内容なのか、その後も検討すべき内容なのか、といった点も考慮しておきたいところです。何らかの結論を出す必要がある場合には時間に余裕をもたせ、情報共有や論点のすり合わせが目的である場合には過不足のないよう時間を見積もっておく、などの対応が考えられます。

記載した時間から大幅な遅れが生じてしまえば、参加者のその後のスケジュールにも影響を及ぼすことになります。周囲の意見も聞きつつ、無理のない時間配分を心がけるようにしましょう。

アジェンダのテンプレート

会議の形式や内容はさまざまですが、アジェンダのフォーマットはある程度共通したものになるでしょう。そのためアジェンダを何度も作成することが想定される場合などは、テンプレートを用意しておき、それを埋める形で準備するとスムーズです。

以下では、スタンダードな項目を記載したテンプレートを例示します。記載項目のほか、書式などを見やすく工夫するとよいでしょう。

まとめ

会議をスムーズに進行し、内容を充実させるうえで、事前にアジェンダを共有しておく意義は大きなものです。場所や時間といった形式面を伝えることはもちろん、それぞれの参加者が議題や時間配分から当日の流れを見通し、話すべきポイントを整理できるため、話し合いの能率を高めることにつながります。

アジェンダ作成の際には、議題に対する参加者の理解度やこれまでの経緯をふまえつつ、「会議の着地点」を明確に見定めておくことが大切です。それぞれの議題についてゴールを想定しておくことで、時間配分も具体的に示しやすくなるでしょう。

アジェンダは会議の進行プロセスを定める「形式的な書類」です。そのため、記載される内容は主に「前提となる情報」であり、あまり重要度の高くない書類と見なされることもあるかもしれません。

しかし、会議の形式的な「枠」がはっきり示されることにより、おのずと会議の進行にも軸が据えられるはずです。話し合いを実りあるものにするために、さまざまな点を考慮しながらアジェンダを作成し、会議の道しるべを示しましょう。