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簡単で続けやすい!時間管理アプリ「Toggl Track」の使い方を徹底解説

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ビジネスで限られた時間を有効活用するためには、無駄な時間を削減することが大切です。しかし、いざ業務改善に取り組もうと思っても、どこに無駄があるのか明確に把握できていないこともありますよね。

そんなときは、各業務の作業時間を記録・可視化してくれるアプリ「Toggl Track」を使ってみてはいかがでしょうか。このアプリを利用することで、「どのタスクにどれくらいの時間を費やしているのか」を視覚的に把握できるようになるため、無駄な時間を特定しやすくなります。

具体的に何ができるのか、本記事ではその使い方やメリットを詳しく解説していきます。

Toggl Trackとは

Toggl Trackは、無料で利用できるタイムトラッキングアプリです。

海外のサービスなので現時点(2022年1月)では日本語に対応していませんが、各タスクの開始・終了時にタイマーを押すだけで作業時間を簡単に計測できるため、初めての利用でもスムーズに使いこなせます。英語が苦手な場合も、Webブラウザの翻訳機能を使うことで日本語表示にできるので、この拡張機能を活用できれば、抵抗感なく始められるでしょう。

また、Toggl Trackはマルチデバイスに対応しており、次のようにさまざまな方法で利用できます。

・Webブラウザ
・ブラウザ拡張機能(Google ChromeFirefox
・デスクトップアプリ(WindowsMacLinux
・モバイルアプリ(iPhone ・ iPadAndroid

同じアカウントでログインすればデバイス間でデータが同期されるため、どの端末からでも同じ内容を確認することが可能です。デスクワークが多い場合はPCのみで事足りるかもしれませんが、外出が多い職種の場合はスマホからアクセスするタイミングも増えるため、端末を問わずに利用できるのは大きなメリットといえるでしょう。

※タイムトラッキングアプリを比較したい方はこちらの記事もどうぞ

無料で使える!おすすめの時間管理(タイムトラッキング)アプリ7選

Toggl Trackの料金プラン

Toggl Trackには、以下4種類の料金プランが用意されています。

・Free:無料
・Starter:$9/ユーザー/月(年払いの場合)※月払いの場合は$10/ユーザー/月
・Premium:$18/ユーザー/月(年払いの場合)※月払いの場合は$20/ユーザー/月
・Premium:お問い合わせ
※すべてのプランに「Premium」の30日間の無料トライアルが付属

無料版と有料版の大きな違いは、チームメンバーに上限が課されているか否かです。有料版はユーザー1人につき料金が発生するので特に上限は設けられていませんが、無料版は最大5人までしかメンバーを追加できません。とはいえ、基本的な機能は無料版に含まれているため、1人もしくは少人数で利用する場合は無料版でも十分に活用できるでしょう。

たったの3ステップ!Toggl Trackの始め方&使い方

では早速、Toggl Trackの具体的な使い方を解説していきます。まずは、アプリの始め方と基本的な操作方法を次の3ステップに分けて確認していきましょう。

Step1.アカウントを作成する
Step2.作業時間を計測する
Step3.レポートを確認する

なお、今回はWebブラウザ版の画面を例に紹介します。デスクトップアプリやモバイルアプリを利用する場合は画面や操作方法が少し異なるため、利用端末に応じた方法で操作を行ってください。

Step1.アカウントを作成する

Toggl Trackを利用するためには、まずアカウントを作成する必要があります。特に複雑な操作はありませんが、参考までに1つずつ手順を見ていきましょう。

(1)Toggl Trackの公式サイトで画面右上の「Try for free」をクリックする。

(2)メールアドレスとパスワードを入力し、「Sign up via email」をクリックする。

※「Google」「Apple」のアカウントでログインすることも可能です。

ちなみに、パスワードは、8文字以上かつ英大文字・英小文字・数字それぞれを最低1文字ずつ含める必要があります。条件をクリアしていない文字列を入力するとエラーになってしまうため、ご注意ください。

(3)ホーム画面が表示されたら登録完了です。

Step2.作業時間を計測する

アカウントが作成できたら、早速作業時間を計測してみましょう。

計測を開始する

画面左上の入力欄にタスクを入力し、画面右上の再生ボタンをクリックすると計測が開始されます。

計測を停止する

作業終了後、画面右上の停止ボタンをクリックするとタイマーが止まり、終了したタスクがタイムラインに蓄積されていきます。各タスクの作業時間に加え、1日、1週間単位でのトータル作業時間もこの画面1つで確認することが可能です。

計測を再開する

過去に行ったタスクを再開する場合は、該当するタスクの右端に表示される再生ボタンを押すことで再び計測を開始できます。

時間を修正する

作業の開始・終了時にうっかりタイマーを押し忘れてしまった場合は、作業中もしくは作業終了後に修正することができます。途中で押し忘れに気づいた場合は計測中のタイマーを、計測終了後に修正したい場合は各タスクの作業時間をクリックすると修正画面が表示されるので、そこで正しい時間に修正してください。

Step3.レポートを確認する

作業時間の詳細を確認したい場合は、サイドバーの「Report」から確認できます。

1日、1週間、1月、1年など、さまざまな単位で自分の稼働時間を客観的に把握できるので、定期的に振り返ることで、これまで気づけなかったような傾向や課題を見つけられるでしょう。

生産性向上につながる!Toggl Trackの便利技3選

続いて、Toggl Trackを利用する前に知っておきたい便利技を3つ紹介します。

①プロジェクト機能でタスクを分類する
②タグ機能でタスクを整理する
③ポモドーロテクニックを活用する

業務効率化および生産性向上に役立つ機能ばかりなので、ぜひ活用してみてください。

①プロジェクト機能でタスクを分類する

プロジェクト機能とは、各タスクをカテゴリー別に分類できる機能です。

あらかじめ設定しておくことにより、レポート画面でプロジェクト別に作業時間を確認できるようになるため、どの業務にどれくらいの時間を要するのかを視覚的に把握できます。各業務にかかる所要時間を正確に見積もれるようになるので、業務スケジュールも立てやすくなるでしょう。

では、設定方法について解説していきます。

(1)サイドバーから「Projects」に移動し、「New Project」をクリックする。

(2)プロジェクト名と色を入力・選択し、「Create Project」をクリックする。

(3)「Timer」の画面で各タスク名の右横にある「フォルダ」アイコンをクリックし、該当するプロジェクトを選択すれば設定完了です。

※各タスクにカーソルを合わせると「フォルダ」アイコンが表示されます。

タスクとプロジェクトを紐づけると、画面上部に所要時間の割合が表示されます。

②タグ機能でタスクを整理する

タグ機能は、複数の切り口から作業時間を確認したいときに便利な機能です。

例えば、プロジェクトにクライアント名を設定し、タグで業務内容を分類しておけば、クライアント別・業務内容別という2つの切り口で作業時間を確認できます。複数の視点で作業時間の割合を確認することにより、どこに時間をかけすぎているのかが見つけやすくなるため、上手く活用できれば、効率的に業務を改善できるでしょう。

(1)サイドバーから「Tags」に移動し、「New Tag」をクリックする。

(2)タグ名を入力し、「Create」をクリックする。

(3)「Timer」の画面で各タスク名の右横にある「タグ」アイコンをクリックし、該当するタグを選択すれば設定完了です。

※各タスクにカーソルを合わせると「タグ」アイコンが表示されます。

③ポモドーロテクニックを活用する

Toggl Trackには、短時間の集中作業(25分の作業+5分の休憩)を繰り返すことで生産性の向上を図るタイムマネジメント術「ポモドーロ・テクニック」を活用できるタイマーが搭載されています。慣れるまでには少し時間がかかりますが、このテクニックを身に着けられれば、集中力をコントロールしやすくなるので、ぜひ挑戦してみてください。

ただし、ポモドーロタイマーを利用できるのは、次の3つに限られています。

・ デスクトップアプリ(Windows、Mac)
・ブラウザ拡張機能(Chrome、firefox)
・モバイルアプリ(Android)

Webブラウザ版やiOS版アプリでは利用できないため、本項のみデスクトップアプリ(Windows)の画面を例に解説していきます。

(1)デスクトップアプリ(WindowsMac)をダウンロードし、開いてログインする。

(2)画面右上の「歯車」アイコンをクリックし、「Preferences」を選択する。

(3)「General」タグの「Pomodoro time」および「Pomodoro break」をオンにして「Save」をクリックすれば設定完了です。

これを設定しておくと、計測開始から25分後に通知が届き、自動で休憩時間の計測に切り替わります。5分間の休憩時間が終了するとタイマーがリセットされるため、改めて開始ボタンをクリックし、同じ手順を繰り返してください。

なお、ポモドーロテクニックでは、このサイクルを4回(2時間)繰り返したタイミングで15~30分の休憩を挟むのが一般的とされています。

※ポモドーロテクニックに興味のある方はこちらの記事もどうぞ

ポモドーロテクニックを実践できるアプリ「Focus To-Do」の使い方を徹底解説

Toggl Trackを利用する4つのメリット

最後に、Toggl Trackを利用して感じたメリットを4つ紹介します。

①シンプルな操作性で続けやすい
②無料プランでもタスク数とプロジェクト数が無制限
③さまざまな外部ツールと連携できる
④計測を忘れても後から修正できる

それぞれ詳しく説明していきます。

①シンプルな操作で続けやすい

最大の魅力は、①タスクを入力して②開始ボタンをクリックするという、たったの2ステップで操作が完結する点です。

時間管理術を身に着けるためには、タイムトラッキングを継続することが重要ですが、アプリの操作性が悪かったり、計測開始までの手順が多かったりすると、記録する作業が面倒になり、途中で挫折しやすくなってしまいます。

その点、Toggl Trackは日本語非対応ながら操作が簡単で分かりやすいため、初心者でもスムーズに使いこなせます。最初は少し戸惑うかもしれませんが、一度使い方を覚えてしまえば、抵抗感なく業務に取り入れていけるでしょう。

②無料プランでもタスク数とプロジェクト数が無制限

Toggl Trackのほかにも無料で使えるタイムトラッキングアプリは多数存在しますが、無料プランでは最大タスク数およびプロジェクト数が制限されているケースも少なくありません。使い続けていくとどうしてもタスクやプロジェクトが増えていくため、利用制限が厳しいアプリを選んでしまうと後々アップグレードが必要になる可能性が高いです。

これに対して、Toggl Trackは無料プランでもタスク数とプロジェクト数に制限が課されていないため、窮屈さを感じることなく好きなだけ項目を追加できます。利用制限を意識する必要がないので、変に頭を悩ませることなく本来の業務に集中できるでしょう。

③さまざまな外部ツールと連携できる

Toggl Trackは、外部ツールとの連携機能が充実している点も魅力的です。

例えば、次のような業務効率化ツールと連携できるようになっています。

【カレンダー】
・Google カレンダー
・Outlook カレンダー

【コミュニケーション】
・Slack
・Gmail
・Outlook 

【プロジェクト管理】
・Asana
・Jira
・Trello

【タスク管理】
・Todoist
・Microsoft Todo
・TickTick

【ライティング・ドキュメント】
・Evernote
・Notion
・Wordpress

上記で上げたツールはほんの一部で、これ以外にもさまざまなアプリと連携できます。既存のツールと組み合わせて活用できれば、業務の大幅な効率化が見込めるでしょう。

④計測を忘れても後から修正できる

先ほども少し触れましたが、Toggl Trackはタイマーを押し忘れてしまっても簡単に修正できます。

タイムトラッキングアプリの中には途中で修正できないものも多く、計測し忘れてしまうと正確な作業時間を記録できないため、Toggl Trackのように気づいたタイミングで修正できるアプリは非常に魅力的です。忙しくて細かく計測できなかったときも大体の時間を後から追加できるので、データの精度を高めることができるでしょう。

Toggl Trackを活用して時間の使い方を見直してみよう!

今回は、タイムトラッキングアプリ「Toggl Track」の使い方について解説してきました。

日本語対応していないことに高いハードルを感じてしまうかもしれませんが、とにかくシンプルな操作性なので、ほとんど困ることがありません。プロジェクト機能やタグ機能などは、慣れるまでに少し戸惑うかもしれませんが、継続的に利用することで自分なりの使い方が確立されていきます。上手く活用できれば、生産性を向上させるためのヒントを得られる可能性が高いので、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人

永多美彩
編集プロダクションで旅行ガイドブックの取材・制作に携わった後、Webライターの道へ。お酒と激辛料理をこよなく愛するインドア派。シーズン中はもっぱら野球観戦。

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