今さら聞けない「ウェビナー」とは？成功させるコツやおすすめの配信ツールを紹介！

社会の情勢が大きく変わり、新たなスタンダードが数多く誕生している昨今、物理的な接触を必要としないオンラインセミナーの需要が高まっています。そのような、オンライン形式でのセミナーのことを「Webセミナー」略して「ウェビナー」と呼びます。

ウェビナーは可能性を秘めたセミナー形態です。対面セミナーが抱えていた「場所」や「コスト」の課題を解消し、セミナー開催における新たな選択肢として注目されています。

この記事では、ウェビナーのメリット・デメリットや開催に必要な準備、成功させるコツを解説するとともに、ウェビナーに使える配信ツールも紹介していきます。

ウェビナーとは

ウェビナーとは、オンライン上で動画や音声の配信を行うWebセミナーです。インターネット上にセミナー会場を設けるので、対面のセミナーのようにレンタルスペースやホールを押さえる必要がありません。

費用を抑えることができるのはもちろん、場所や時間の制約を受けずに参加者を募ることができるので、幅広い集客が可能です。一方で、参加者とは画面を通してかかわることになるため、セミナーの内容は一定の制約を受けます。

ウェビナーとWeb会議の違い

ウェビナーとWeb会議の違いは、コミュニケーションの方向性にあります。Web会議がフラットな関係性で双方向にコミュニケーションを取り合うのに対し、ウェビナーは講師と受講生という関係性になるので、基本的にはコミュニケーションが一方向になります。参加者側が孤立しやすい構造になっているともいえるので、ウェビナーにおいては、主催者側が参加者側をいかにセミナーに巻き込んでいくかというところもポイントになるでしょう。

ウェビナーのメリット

ウェビナーと対面のセミナーを比較することで、ウェビナーでしか得られないメリットが浮かび上がってきます。

ウェビナーによって得られるメリットは以下の4つです。

・費用を抑えられる ・集客範囲が広い ・手間を削減できる ・豊富な機能でセミナーをよりよくできる

費用を抑えられる

対面でセミナーを行おうとすると、開催場所のレンタル代、備品の準備代、会場までの交通費、会場整理の人件費、配布資料の印刷代など、多額の費用がかかります。おのずと参加費もこれらのコストを賄える金額に設定しなければならないため、参加人数やセミナーの規模によっては開催・参加のハードルが上がってしまうでしょう。

ウェビナーは、配信できる環境さえあれば最低限のコストで開催できます。規模にかかわらず、対面のセミナーよりも開催のハードルは大きく下がるでしょう。参加にあたって移動費や宿泊費がかからないことから、参加者の費用を削減することにもつながります。

集客範囲が広い

対面でのセミナーは、基本的には開催地付近に住んでいる方が集客対象です。居住地が開催地から離れれば離れるほど、移動時間や交通費の問題が生じ、参加が難しくなるでしょう。

ウェビナーであれば、参加を募るにあたって参加者の居住地は関係ありません。日本全国のみならず世界中の方を集客対象とできるため、これまで距離だけが原因で参加を見合わせていた方に対して、効果的なアプローチが可能です。

手間を削減できる

対面のセミナーには付きものである、会場の手配や大掛かりなセッティング、当日の参加者対応、撤収といった作業がウェビナーには必要ありません。撮影機材をセッティングするだけではじめられるので、資料作成やセミナー内容の検討により時間をかけることができるでしょう。

また、録画機能を活用すれば、一度のセミナーを録画して複数回配信することも可能です。セミナーの準備や本番が一度で済むので、負担を大きく削減できます。

豊富な機能でセミナーをよりよくできる

ウェビナーに活用できるツールには、セミナーを円滑に進めるための機能が豊富に備わっています。

たとえばZoomでは、ウェビナー中に参加者がチャットで質問することができます。この機能により、内容を理解できない参加者が置き去りにされてしまうケースを防げます。

また、Google Meetを活用すれば、GoogleカレンダーやGoogleドライブといったサービスとの連携が可能です。普段からGoogleのサービスを使い慣れている方であれば、ほかのツールを使うよりもスムーズにウェビナーを進められるでしょう。

ウェビナーのデメリット

多数のメリットがあるウェビナーですが、開催にあたっては最低限の環境を整備する必要があります。また、その開催形態が招きかねないデメリットも知っておかなくてはならないでしょう。

ウェビナーのデメリットといえるのは以下の2つです。

・安定したインターネット環境が必要不可欠 ・参加者とのコミュニケーションが取りづらい

デメリットに対策を講じることは、ウェビナーのメリットを最大化することにつながります。

安定したインターネット環境が必要不可欠

ウェビナーはオンラインセミナーなので、主催者側にも参加者側にもインターネット環境がなくてはなりません。さらには、ビデオ通話やビデオ配信を用いて行うため、低速のインターネット環境では不十分な可能性があります。快適に開催・受講しようと思うと、主催者側も視聴者側もある程度安定したインターネット環境を構築する必要があるのです。

参加者とのコミュニケーションが取りづらい

対面のセミナーにおいては、参加者の表情を見て質問を投げかけたり、意見を求めたりといったコミュニケーションが可能です。これを積極的に行うことにより、温度感を確かめつつリズムよく進めることができます。

一方、同じことをウェビナーで行うのは至難の業です。まず、カメラや画面に向かって喋ることになるので、スムーズに参加者のリアクションを掴むことができません。積極的な参加者を見分けづらいうえ、通信環境や他者の発語によって円滑なコミュニケーションが阻害されてしまうこともあります。対面のときのように参加者とストレスなくコミュニケーションを取るのは難しいでしょう。

ウェビナーのやり方

ウェビナーは、以下の手順で進めるのがおすすめです。

①目的とターゲットを決める ②内容を決める ③開催日を決める ④集客方法を決める ⑤使用するツールを決める ⑥講師やスタッフを手配する ⑦資料を準備する ⑧配信場所を確保する ⑨開催を告知・リマインドする ⑩ウェビナーを開催する ⑪アフターフォローをする

①目的とターゲットを決める

まずは、ウェビナーの目的とターゲットを定めます。これが決まっていないと、準備を進めていくうちにウェビナーの開催意義を見失ってしまったり、方向性が迷子になってしまったりする可能性があります。くれぐれも、ウェビナーを開催すること自体が目的になってしまわないように注意してください。

②内容を決める

次にウェビナーの内容を決めます。達成したい目的を軸に、ターゲットにとって魅力的であることを意識しましょう。内容が決まると講師や必要な資料も定まり、ウェビナーの全体像が見えてくるでしょう。

③開催日を決める

内容まで決まったら開催日を決定します。開催にあたって絶対に必要な講師やスタッフがいるのであれば、内容が決まった直後、先に予定を確認しておきましょう。配信場所にこだわりがあるのであれば、そこが利用できる日程も調べておく必要があります。

また、ターゲットが被るようなイベントが同日に開催されないかどうかも調査しておくのがおすすめです。どうしても競合イベントと被ってしまうのであれば、開催日を複数設ける、アーカイブを後日観られるようにする、そもそも録画として提供するなどの対策をとりましょう。

④集客方法を決める

集客方法についても考えておきましょう。設定したターゲットに最適な集客方法が選ぶことが大切です。たとえば、自社の顧客に向けたウェビナーなら、メール配信を活用するのがいいかもしれません。購買意欲の高い潜在顧客にアプローチしたいのであれば、リスティング広告も効果的な手段だといえます。

⑤使用するツールを決める

続いて、ウェビナーで使用するツールを選定します。ウェビナーに最適化されたツールもあれば、ウェビナーに特化はしていないものの無料で気軽に利用できるツールもあります。何を優先したいのか、どんな機能が欲しいのかを明確にできているとスムーズに選ぶことができるでしょう。

⑥講師やスタッフを手配する

講師やスタッフは早めに手配しておくのがおすすめです。特に外部から講師を招く場合は、スケジュールが埋まってしまう危険性があるのはもちろん、資料の作成やすり合わせが必要な場合もあります。準備に時間がかかる可能性もあるので、早めに打診しておいて損はないでしょう。

⑦資料を準備する

講師やスタッフの手配が完了したら、ウェビナーに使う資料を準備しましょう。参加者に共有する資料はもとより、講師の台本作成しておくことでセミナーをより円滑に進めることができます。ウェビナーのなかで画面に映す資料がある場合は、画面越しに見ても理解しやすいかどうか、当日のシチュエーションに合わせて確認しておきましょう。また、外部の講師を招く場合は、あらかじめ資料についてすり合わせを行っておく必要があります。

⑧配信場所を確保する

普段の環境でウェビナーを開催するのに不安がある場合は、配信場所を別に手配する必要が出てくるかもしれません。機材を置ける広さか、望みどおりの背景か、インターネット環境が整っているかといった点を考慮して決めていきましょう。

⑨開催を告知・リマインドする

ここまで完了したらウェビナーの開催を告知します。告知はウェビナー当日に対して早すぎず遅すぎないタイミングにしましょう。参加者が忘れにくく変更になりにくい期間として、2週間から１か月前がいいといわれています。

また、開催日が近づいてきたら、参加を申し込んでくれた人にリマインドメールを送りましょう。一度だけでは漏れてしまう可能性があるので、1,2週間前から数日空けて複数回送るのが一般的です。

⑩ウェビナーを開催する

すべての準備が整ったら、いよいよウェビナーの開催です。予定時刻になるまで、準備物に不足がないかくり返し確認しておきましょう。

ウェビナー中は参加者の聞き取りやすさを意識して喋ることが大切です。緊張すると上手く間が取れなくなってしまう可能性があるので注意してください。トラブルが起きてしまった場合も慌てず、臨機応変な対応を心がけましょう。

⑪アフターフォローをする

ウェビナーにおいては開催後のフォローも大切です。ウェビナーの参加者は自社の顧客になってくれる可能性がある人材なので、終了後も電話やメールでつながりを維持しましょう。次のステップを案内することで、新規顧客の獲得につながるかもしれません。

ウェビナーの開催に必要なもの

先述のとおり、ウェビナーは対面のセミナーよりも開催に手間がかかりません。ただし、オンラインで開催するため最低限の設備を整える必要があります。

ウェビナーの開催に最低限必要なものは以下の5つです。

・インターネット環境 ・配信端末 ・カメラ ・マイク ・配信ツール

また、スクリーンに資料を投影したい、ホワイトボードに文字を書きたいなど、ウェビナーの内容によっては必要なものが増えるケースもあります。

配信内容に最適な設備を使用したり、設備のクオリティを上げたりすることによって、よりウェビナー自体の質も向上させることができるでしょう。

インターネット環境

ウェビナーを開催するにあたっては、安定したインターネット環境が求められます。低速であったり途切れやすかったりすると、参加者はウェビナーの内容に集中することができないでしょう。オフィスでは不安が残るという場合は、安定したインターネット環境が整備されているレンタルスペースを借りるのも選択肢のひとつです。

配信端末

配信端末としては、PC・スマートフォン・タブレットを利用するのがいいでしょう。メイン端末に加えてサブ端末も用意できれば、参加者への見え方の確認をはじめとしたリスクヘッジに役立てられます。

また、端末に負荷のかかるウェビナー内容を予定している場合は、それに耐えうる高スペックの端末を用意する必要があるかもしれません。事前にリハーサルも行い、配信に問題がないか確認しておきましょう。

カメラ

カメラは配信端末に内蔵されているものでも問題ありませんが、より解像度や画角、機能性にこだわりたい場合は外付けのカメラを用意しましょう。内蔵カメラのクオリティを、実現したいウェビナーの内容と照らし合わせて判断してください。外付けのカメラを使用すれば、カメラの位置だけを動かす、ズームする、画角を広げるといったことも実現可能です。

マイク

カメラ同様、マイクも多くの場合は配信端末に内蔵されています。ただし、音質が悪かったり雑音が入りやすかったり、ウェビナー開催には不向きなものが多いため、マイクは外付けのものを用意するのがおすすめです。

マイクを選ぶ際には「指向性を持っているか」に注目しましょう。指向性とは、「ある方向の音を拾いやすい性質」のことです。もちろんウェビナーの内容にもよりますが、たとえば、1人の講師が話す形式のウェビナーであれば、全方向の音を拾う無指向性のマイクより、話し手のみの音を拾いやすい単一指向性のマイクのほうが適しています。

配信ツール

撮影した映像を参加者に届けるためには配信ツールが必要です。ウェビナーに活用できるツールには、「Cocripo」などのウェビナーに特化した配信ツールや、「Zoom」「Google Meet」といったWeb会議ツール、「YouTube」などのライブ配信ツールが挙げられます。

ツールによって強みや得意な形式、使用にかかる費用が違います。それぞれの特徴を理解し、ウェビナーの内容に合わせて最適な配信ツールを選びましょう。

ウェビナー配信ツールの選び方

ウェビナー配信ツールを選ぶにあたっては、主に「料金」「機能やサービス」という2つの要素が判断基準になるでしょう。あらかじめ優先順位をつけておくと、ツールの選定がスムーズになります。

料金で選ぶ

ウェビナー配信ツールの料金システムは幅広く、無料で使えるものもあれば月額数万円の使用料が発生するものもあります。長期間コンスタントにウェビナーを開催していく予定がある場合は特に、費用面も重要な判断基準になるでしょう。

たとえば「Zoom」は、無料プランであれば最大100名まで40分のビデオ通話が可能で、月に10,700円を支払うウェビナー専用のプランであれば出席者500名までに対して最大30時間のウェビナー開催が可能です。

また、YouTubeライブが無料で配信可能であるのに対し、ウェビナー特化ツールのCocripoは参加人数100人までのプランで月額税抜30,000円の費用がかかります。

料金が高額であればそれだけ多機能もしくは高機能であることが多いので、求める機能や用途と照らし合わせながら検討しましょう。

機能やサービスで選ぶ

理想的なウェビナーのかたちがイメージできている場合、欲しい機能がすでに決まっていることもあるでしょう。そういったケースにおいては、「どんな機能が搭載されているのか」を軸にツールを選ぶことも可能になります。

たとえば、よりウェビナーに特化した機能を求めているという場合は、ツール自体がウェビナーに最適化されているCocripoや、ウェビナー専用の「Zoom Webinars」というプランを備えているZoomが有力な候補になるでしょう。そこからさらに、「慣れ親しんだUI」を優先する場合はZoom、「日本の会社からサポートを受けられること」を優先する場合はCocripoといったように絞り込んでいきましょう。

ウェビナー開催におすすめの配信ツール5選

ウェビナーの開催に活用できるツールはたくさんありますが、ここでは代表して以下の5つを紹介します。

・Zoom ・Cocripo ・YouTubeライブ ・Google Meet ・Live On

Zoom

料金プラン

■Zoom One（企業プラン）
・ベーシック（最大100人　最大40分/回）
無料
・プロ（最大100人　最大30時間/回）
2,125円（税込）/月
・ビジネス（最大300人　最大30時間/回）
2,700円（税込）/月
・ビジネスプラス（最大300人　最大30時間/回）
3,125円（税込）/月
・エンタープライズ（最大1,000人　最大30時間/回）
問い合わせ

■ウェビナー用プラン
・Zoom Sessions（最大50,000人　最大30時間/回）　
12,375円（税込）/
※出席者が100名以上いる場合のみ利用可能なプラン
※料金は出席者が100名の場合
・Zoom Events（最大50,000人　最大30時間/回）　
18,625円（税込）/月
※出席者が100名以上いる場合のみ利用可能なプラン
※料金は出席者が100名の場
・Zoom Webinars（最大50,000人　最大30時間/回）　
10,700円（税込）/月
※出席者が500名以上いる場合のみ利用可
※料金は出席者が500名の場合

特徴

Zoomが提供する企業用のミーティングプランには、ホワイトボード機能、画面共有機能、挙手機能、FacebookやYouTubeを通じた配信機能といった、ウェビナーにも活用できる機能が備わっています。無料ライセンスなら最大100人で40分まで、有料ライセンスなら最大1,000人で1回につき30時間までのミーティングが可能であることから、ミーティングプランであっても一定程度のウェビナーには十分対応できるでしょう。

さらに規模の大きいウェビナーを開催したい場合は、Zoom Webinarsをはじめとしたウェビナー用プランを利用しましょう。参加者最大50,000人までの大規模なウェビナーを開催できるだけでなく、Q&A機能やアンケート機能など、ウェビナーに最適化された機能が効果を高めてくれます。さらには、マーケティングオートメーション機能で、視聴者の分析や開催後のフォローにまで対応しています。

▽公式サイト
ビデオ会議, ウェブ会議, ウェビナー, 画面共有 – Zoom
ビデオウェビナー – Zoom

Cocripo

料金プラン

・ビジネス（最大100人　最大10時間/月）　
30,000円（税抜）/月
・エンタープライズ（最大300人　最大20時間/月）　
70,000円（税抜）/月

特徴

ウェビナー専用ツールです。Google Chromeさえあれば配信可能で、マルチデバイス対応なのでどこからでも参加できます。「とにかく切れない、遅れない」のキャッチフレーズのもと、遅延や切断のリスクを徹底的に回避し、もし回線が切断されてしまっても自動で再接続する機能を備えています。

顧客管理機能や予約状況管理機能を搭載しており、配信中に限らずウェビナーに特化した機能が満載です。アフターフォローも充実しているので、ウェビナー開催の経験が少ない企業も安心でしょう。

▽公式サイト
ウェビナー(Webセミナー)ならコクリポ | ウェビナーをあたりまえの社会にするコクリポ

YouTubeライブ

料金プラン

無料
※チャンネル登録者数が1,000人以下の場合、視聴者数が制限される可能性アリ

特徴

無料でライブ配信ができるツールです。PC版では誰でも配信可能ですが、モバイル版での配信のみ「チャンネル登録者数50人以上」という条件が設けられています。また、基本的に視聴者数の上限は設けられていませんが、登録者数が1,000人以下のチャンネルであれば、場合によってライブ視聴者数に制限がかけられる場合があります。

チャット機能に加えて画面共有機能やアンケート機能が利用できるため、簡易的なウェビナーであれば問題なく開催できるでしょう。自動保存されるアーカイブを活用することで、動画形式のウェビナーとして配信することも可能です。

▽公式サイト
YouTubeライブ
ライブ配信を行う方法 – YouTube のしくみ

Google Meet

料金プラン

■Google Workspace（個人向け）
・individual（最大100人　最大24時間/回）
1,130（税込）/月

■Google Workspace（企業向け）
・Business Starter（最大100人　最大24時間/回）
680円（税込）/月
・Business Standard（最大150人　最大24時間/回）
1,360円（税込）/月
・Business Plus（最大500人　最大24時間/回）
2,040（税込）/月
・Enterprise（最大1,000人　最大24時間/回）
問い合わせ

※参加者最大100人まで、最大60分までの会議であれば無料

特徴

Web会議ツールとして広く使われているのがGoogle Meetです。PC版はWebブラウザで動作するため、利用にあたってソフトウェアをダウンロードする必要がありません。またGoogle社が提供しているツールなので、そのほかGoogle製ツールとの互換性の高さも魅力でしょう。

ビジネスでGoogle Meetを利用するためには「Google Workspace」に加入する必要があります。無料版であっても画面共有やホワイトボード、バーチャル背景といった機能が利用できるうえ、Zoomを上回る60分間のミーティングが可能です。有料版を利用することで最大1,000人までのウェビナーに利用でき、上位のプランになるほど録画、出欠確認、ノイズキャンセリング、ライブストリーミングといった機能が追加され、利用の幅が広がっていきます。

▽公式サイト
Google Meet: オンラインのビデオ会議とビデオ通話 | Google Workspace

Live On

料金プラン

・SaaS版
クライアント ソフトライセンス　78,000円（税抜）
月額利用料　3,000円（税抜）/月

・オンプレミス版
サーバーソフト　1,000,000円（税抜）
クライアント ソフトライセンス　78,000円（税抜）
年間利用料　ソフトウェアの合計の25%

特徴

日本製のWeb会議ツールです。オンプレミス型を提供している数少ないツールなので、より強固なセキュリティを求める場合には有力な選択肢になるでしょう。2022年にはオンプレミス型Web会議ツールにおいてシェアNo.1を獲得しています。

資料共有機能やホワイトボード機能、アンケート機能といったWeb会議ツールのオーソドックスな機能に加え、映像ファイルや音声ファイルをリアルタイムに配信できる「メディア再生機能」、参加者無制限のセミナーが開催できる「多人数モード（セミナーモード）」といった機能も搭載しており、ウェビナー利用でも力を発揮します。日本製であることから、サポート面にも安心感があるでしょう。

▽公式サイト
Web会議・テレビ会議システムなら日本製のLiveOn（ライブオン）

ウェビナーを成功させるコツ

ウェビナーを成功させるためには、対面のセミナーとはまた違ったポイントに配慮する必要があります。

ウェビナーを成功させるには以下のような点を意識することが大切です。

・参加するメリットをしっかりと伝える ・参加者と積極的にコミュニケーションを取る ・配信中にアンケートを取る ・録画してアーカイブを配信する

以下で解説します。

参加するメリットをしっかりと伝える

ウェビナーへの参加者を募る際には、「そのウェビナーに参加するとどのようなメリットが期待できるのか」という点をしっかりと伝えるようにしましょう。

オンライン・オフラインにかかわらずセミナーは毎日いたるところで開催されています。参加者には無限の選択肢があるので、向上心のある人ほど少しでも自分のタメになるセミナーに参加したいと思うはずです。そのため、内容や参加するメリットがイマイチわからない宣伝では、ほかのセミナーに参加者を奪われてしまうでしょう。

情報を出し惜しみすることなく、「どのような内容か」「どんな知識が得られるのか」「ほかのセミナーに比べてどんな優位性があるのか」といった点をすべて明らかにしたうえで参加者を募ることが大切です。

参加者と積極的にコミュニケーションを取る

講師と参加者の間を画面が隔てているウェビナーは、対面のセミナーに比べて参加者の温度感を掴みにくいです。参加者の反応を確かめながら進めるためにも、より活気のあるウェビナーにするためにも、参加者と積極的にコミュニケーションを取りながら進める必要があるでしょう。

主催側で一方的に進行すると、参加者との間に大きな温度差が生じてしまう可能性があります。ウェビナー内で定期的に理解度のチェックを行うともに、参加者がアクションする機会を頻繁に設けることで、参加者が置き去りにされたり退屈したりするのを防ぎましょう。

参加者の当事者意識を引き出すような工夫は、有意義なウェビナーを実現するうえで非常に大切です。

配信中にアンケートを取る

ウェビナーをブラッシュアップしていくにあたって、内容の理解度や満足度を測るアンケートは貴重な情報源です。一方で、自由回答のアンケートを終了後に配布した場合、答えてくれない参加者も少なくないでしょう。そこで、アンケートはぜひ配信中に行いましょう。ウェビナーのコンテンツに組み込まれ、回答率の上昇が期待できます。

また、質問内容を考えるうえでは「回答しやすいかどうか」と「回答が分析に使いやすいかどうか」を意識しましょう。回答に時間がかかるような内容の質問や、何が聞きたいのがわかりにくいような抽象的な質問は、回答率を下げてしまうだけでなく、回答の幅を広げすぎてしまう可能性があります。多様な方向性からの回答は視野を広げてくれる一方で、傾向の分析には活用しづらいでしょう。回答のしやすさと傾向分析のしやすさという観点に基づけば、配信中のアンケートにおいては「具体的な内容の質問」と「選択式の回答」という組み合わせがベターだといえます。

録画してアーカイブを公開する

ライブ配信形式のウェビナーを開催する場合、ウェビナーは必ず録画しておくようにしましょう。内容をよりよくするための振り返りに活用できるうえ、アーカイブを公開することで、事情があって途中で参加できなくなってしまった方もあらためて視聴できます。主催者側に配信トラブルが発生した場合もリカバリーが可能になりますし、くり返し視聴できる環境は参加者の定着にもつながるでしょう。

また、アーカイブのみを購入できるしくみもあるといいでしょう。ライブ配信の参加者以外に対しても顧客化のルートを用意できます。学習機会も増えるので、ウェビナーの需要が大きい場合はよりWin-Winなサービスになりえます。

ウェビナーは注目を浴びるWebマーケティング手法

ウェビナーは対面のセミナーにはない多くのメリットがある一方、インターネット環境の整備が絶対条件であり、主催者と参加者の間に温度差が生じてしまう危険性も孕んでいます。考えなしに開催すると失敗してしまう可能性も低くなく、その成功は「いかに妥当な準備ができるか」にかかっているといえるでしょう。

ウェビナーを開催する際は、あらかじめ目的をしっかりと設定し、それを達成するために最適な環境を整え、参加者との活発なコミュニケーションが可能になるよう工夫を施すようにしましょう。ウェビナーは、メリットを最大化できれば大きな成果を呼び込んでくれる、高いポテンシャルを備えたセミナー形態なのです。