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おすすめ業務効率化ツール13選!種類別に紹介します!

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業務における無駄や非効率なプロセスをなくすことで生産性を高める業務効率化。企業はもちろん、個人のレベルにおいても厳しい競争を勝ち抜くためには欠かせません。

生産性を高めるためには個人のスキルアップに頼るだけでなく、業務プロセス自体を見直した方が効率的だと言えます。そこで役立つのが各種「業務効率化ツール」です。

この記事では、業務効率化に役立つツールを紹介します。

業務改善の強い味⽅「業務効率化ツール」

業務効率化ツールとは、コミュニケーションや事務処理に関する業務プロセスを効率化するアプリケーションやソフトウェア全般のことです。

例えばFAXや電話、メールに頼っていたコミュニケーションや情報共有をチャットツールに置き換えれば、複数人で同時にやり取りできます。記録(ログ)が残るのはもちろん、スピーディーな情報伝達が可能になります。結果としてコミュニケーションコストが削減され、空いた時間を別の業務に充てられるでしょう。

また請求書の発行や名刺管理といったルーティーン業務に関しても、業務効率化ツールによって大幅な工数削減が可能です。

業務効率化の事例や手法についてくわしく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。

業務効率化ツールを導⼊するメリット

業務効率化ツールを導入する最大のメリットは、従来の業務プロセスの無駄をなくして効率化できる点にあります。具体的に挙げると以下のとおりです。

コストの削減ができる

紙の請求書をPDF化することで、印刷代や郵送費が不要となり、作業に必要な人員も減らせます。また名刺管理についてもデジタル化することでファイリングの手間が省けます。このような事務作業のコスト削減に、業務効率化ツールは効果的です。

情報共有しやすい

情報共有の際に関係者全員へメールを送ったり、電話で確認したりするのなら、チャットツールがおすすめです。メッセージを任意のタイミングで確認でき、時系列やトピックごとにログを参照できます。また業務管理ツールを導入すればいつでも登録者の業務内容が確認できるので、誰がいつどこで何をしているのか個別に確認する必要がなくなり、効率的に情報共有できます。

業務プロセスの削減

業務遂行に必要な資料を紙で共有すると、印刷や捺印のプロセスが必要となります。場合によっては複数の関係者から捺印してもらう必要があり、担当者不在時には業務が滞ってしまうことも珍しくありません。

業務効率化ツールでデジタル化すれば時間と場所に制約されず、必要な情報を共有したうえで速やかなチェックが可能となるため、捺印待ちのような生産性に寄与しない業務プロセスを削減できます。

業務効率化ツールの種類

業務効率化ツールの中には複数の機能を持っているツールがあるため、明確な分類はむずかしいのですが、機能面で大きく分けると下記になります。

  • コミュニケーションツール(ビデオ会議・ビジネスチャット)
  • 業務管理ツール(ワークフロー・タスク管理)
  • バックオフィス管理ツール(人事・経理業務効率化)
  • 名刺管理ツール(顧客管理)

コミュニケーションツール(ビデオ会議・ビジネスチャット)

コミュニケーションツールは、素早い情報共有をサポートするツールです。具体的な機能として、ビデオ通話やビジネスチャットが該当します。

業務管理ツール(ワークフロー・タスク管理)

業務管理ツールは、登録メンバーがどのような業務をしているのかを素早く把握するのに役立ちます。業務遂行のスケジュールや、現在取り組んでいるタスクを「見える化」する機能があります。

バックオフィス管理ツール(人事・経理業務効率化)

バックオフィス管理ツールは、人事部や経理部のような部門が行っている業務を効率化してくれます。デジタル化により閲覧性が増したり、素早く処理できるようになったりといったメリットが期待できます。

名刺管理ツール(顧客管理)

名刺管理ツールは、顧客管理のサポートツールです。個人レベルで使うツールの場合、名刺のファイリングがデジタル化され省力化できますし、会社レベルで導入するのなら組織全体の顧客管理に役立ちます。

業務効率化ツールの選び⽅

業務効率化ツールを選ぶ際は、下記のポイントに注意して自社にあったツールを選びましょう。

業務効率化をしたい領域を限定する

目的がはっきりしない状態でツールを導入すると、ツールの機能を生かしきれないばかりか、ツールを使う事自体が目的化してしまう可能性もあり注意が必要です。ツールを生かそうと業務内容を調整していては、導入した意味がありません。

どの業務を効率化したいのか、対象となる業務を明確化してから適切なツールを選びましょう。

セキュリティに注意する

業務管理ツールの多くはクラウドを利用しているため、いつでもどこでもアクセスできる利便性が特長です。厳格なデータ管理や国際的なセキュリティ基準に則って管理されていて、万が一の時のためにバックアップ体制があるツールを選びましょう。機能面が優れていても、セキュリティ機能が頼りないと安心して使えません。

【種類別】おすすめ業務効率化ツール13選

ここからはおすすめの業務効率化ツールを紹介します。

コミュニケーションツール

Chatwork(チャットワーク)

Chatworkは2021年時点において登録ID数416万(参照:Chatwork/テレワーク需要を追い風に1Q売上高は大幅伸長 – ログミーファイナンス)を超える国内利用者数No.1のビジネスチャットツールです。無料でアカウントを作成でき、100アカウント、7グループとつながれます。アプリをインストールすることでスマホやタブレットからも同じアカウントにアクセスでき、リアルタイムで通知を受け取ったり返信したりできます。

1対1のビデオ会議機能やファイルストレージ機能も備わっているので、幅広い用途で使えるでしょう。月額500円のビジネス版や月額800円のエンタープライズ版にアップグレードすると、登録アカウントや作成できるグループの数が無制限となり、1対多人数のビデオ会議も可能となります。

Chatworkはこちら

Slack(スラック)

Slackは全世界で1,000万人(参照:Slack ユーザー数全世界で1,000万人到達! | Slack)が利用しているビジネスチャットツールです。チャット機能、ファイルストレージ機能、ビデオ会議機能を備えており、年間10,000チャットまでは無料で使えます。

チャンネル機能を使う事で、話題(テーマ)ごとにチャットを分けて管理できるのが特徴です。複数のプロジェクトが同時に動いていても一目で把握しやすいでしょう。

Slackはこちら

Zoom(ズーム)

Zoomはビデオ会議ツールの定番です。1対1はもちろん、複数人でのWebミーティングや1対多人数のウェビナーにまで対応し、画面共有や録画機能も備わっています。

無料版でも最大同時接続100人で40分まで使えますが、有料化することで同時接続できる人数が増えたり、一度の会議時間が延長できたりします。社内のコミュニケーションだけでなく、不特定多数に向けたウェビナーを開催するのに向いています。

Zoomはこちら

Google Meet(グーグルミート)

Google MeetはGoogleのWeb会議ツールです。Googleのアカウント(Gmail)を持っていればすぐに使えるので、新たにアカウント作成などを行う必要はありません。

無料プランでも同時に100人まで接続可能で、アプリをインストールすればスマホやタブレットからもアクセスできます。GoogleカレンダーやMicrosoftのOutlookカレンダーと連携できるのが特徴です。

Google Meetはこちら

Google ドキュメント・スプレッドシート(グーグルワークスペース)

Googleアカウントさえあれば誰でも利用可能なクラウドツールです。

表計算ソフトのGoogleスプレッドシートやワープロソフトのGoogleドキュメントは作成したデータがクラウドストレージ(Googleドライブ)に保存されるため、複数のデバイスからアクセスできます。公開範囲を設定すれば特定の相手と共有して、リアルタイムに編集を加えながら仕事をすることも可能になります。

URLさえ共有すれば資料のファイルをやり取りする必要はありません。複数のメンバーで資料を共有したり編集したりする際に便利です。

Google Workspaceはこちら

業務管理ツール

Trello(トレロ)

Trelloは無料で使えるタスク管理ツールです。

最初に業務の枠組みである「ボード」を設定し、こなすべき「タスク」をカード化して「リスト」にまとめて登録して管理します。何の業務において、誰がいつまでにどの作業をこなすべきなのか、進捗はどうなっているのか等の情報が視覚的に把握できるのが特徴で、約2500万ユーザーが利用しています。

スケジュールの「見える化」に優れ、リアルタイムに業務内容が把握できるので複数の業務を管理する際に便利です。

Trelloはこちら

Googleカレンダー

Google Workspaceのひとつで、Googleのスケジューリングツールです。カレンダーに会議や出張などの予定をスケジューリングして関係者と共有することで、リアルタイムに予定を確認できます。先方の都合で急遽予定が変更になった場合も、即座に記載を変更できるので便利です。

AndroidとiOSの両方にアプリとして対応してるので、スマホにインストールしておくとリアルタイムに通知が受け取れます。

Googleカレンダーはこちら

バックオフィス管理ツール

HRMOS勤怠(ハーモスきんたい)

無料で使えるオンラインの勤怠管理ツールです。

出社時間と退社時間、休憩時間を入力して使います。入力データはCSVファイルでダウンロードでき、勤怠レポートも自動生成してくれます。休日出勤の申請・承認機能も備わっているので、紙のタイムカードや申請用紙から切り替えれば、かなりの業務効率化が期待できます。

有料プランにアップグレードすることで、有給休暇の付与や新労働基準法対応の残業管理レポートにも対応可能です。

HRMOS勤怠はこちら

SmartHR(スマートエイチアール)

SmartHRは、クラウドで使える人事労務ソフトウェアです。入社手続きから給与明細、人事評価まで管理できるのが特徴です。人事・経理に関する情報をクラウド上でまとめて管理でき、必要な情報は従業員自身に入力してもらえるためペーパーレス化や業務プロセスの効率化が可能です。

入力されたデータを自動的にデータベース化し、さまざまな分析レポートを出力してくれるため、全社的な労務管理が可能になります。

SmartHRはこちら

freee(フリー)

freeeは開業届けの作成から法人会計、人事労務まで対応するバックオフィスの効率化ソフトウェアです。クラウド対応しているため、複数のデバイスからアクセスでき、データも保全されます。無料で使えるので、まずは試してみてからアップグレードを検討するのが良いでしょう。

クラウド会計ソフトフリーはこちら

misoka(ミソカ)

無料で使えるクラウドの見積書・納品書・請求書作成ツールです。会社データを自動的に反映可能で、内税、外税など面倒な計算も設定一つで自動計算してくれるため業務効率化が図れます。Excelなどで請求書を作成している方は一度使ってみてはいかがでしょうか。過去に作成した書類をひな形として残しておけるので、作業の定型化も可能です。

misokaはこちら

名刺管理ツール

Eight(エイト)・Eight Team(エイトチーム)

キャリアプロフィールや名刺管理ができるアプリです。PCからもアクセスできるので、大きなディスプレイとキーボードで操作したい方も安心です。取り込んだ名刺を一元管理できるため、ファイリングの手間も省けます。また、URLやQRコードを相手に送ることでオンライン名刺交換ができます。名刺を共有できる「Eight Team」も便利です。

Eightはこちら
Eight Teamはこちら

Sansan(サンサン)

営業データベースとして業務効率化に役立つ法人向けの名刺管理サービスです。名刺交換した際の情報を紐付けて整理できるので、生きた人脈情報として活用できます。

またSansan上でメッセージのやり取りもできるので、名刺情報から新たにコンタクトを取る際、面識のある社員に情報を確認しやすいので便利です。名刺管理にとどまらず営業支援まで含む業務効率化ツールだと言えます。

Sansanはこちら

まとめ

業務改善ツールは日々アップデートされ、さまざまな機能を備えた新製品も次々リリースされています。業務改善ツールの多くは無料で使い始めることができますが、ユーザーの時間は有限です。

ツール導入を決定する前に、まずは業務内容を整理したうえで、要不要をしっかり検討しましょう。

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この記事を書いた人

長谷部 耕平
独立8年目になる元・化学系メーカー出身のフリーライターにして登録者1万人超えのおっさんYouTuber。これまでに書いた記事の数は最低でも4,000記事以上。ビジネスからエンタメまで幅広いジャンルで活動中です。

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