Microsoft Teamsの使い方ちゃんと知ってる？無料版・有料版活用例

Teamsにはチャットや通話をはじめとする業務をサポートするさまざまな機能が備わっており、テレワークをしやすい環境を整えるのに役立ちます。これらの機能はテレワークの効率を挙げることはもちろん、これまで別個に利用していたツール群を一元化してくれるためオフィスでの業務効率化にも有用でしょう。

また、Teamsは単なるチャットや通話用のツールではありません。たとえばMicrosoft Office 365をTeamsでつながっているアカウント同士で共有し、ひとつのファイルを複数人で共同編集することができます。またカレンダーやTODOリスト、大容量のファイル共有機能など、業務をサポートしてくれる機能も豊富にそろっています。デスクワーク中心の職種であればTeamsを導入するだけで、テレワーク環境がほぼ完成するといってもよいでしょう。

Teamsにはメンバー同士のコミュニケーション機能、複数人で同じファイルを編集できる機能、大容量のファイルストレージ機能、情報漏えいを防ぐセキュリティ機能などが備わっています。それらの機能のうち、利用機会が多いと予想される主な機能は、「チャット」「会議」「Officeファイルの共同編集」の3機能です。

Teamsのチャットは、業務的なやり取りからちょっとした雑談まで、テレワーク中のオフィスコミュニケーションの基本となる機能です。1対1で個別の会話もできますし、任意のメンバーを選んで「チーム」を作ることも可能です。「チーム」内にはさらに「チャネル」と呼ばれるチャットスペースを複数作ることができ、話題によって会話する場所を分けることができます。これにより複数の話題が入り混じることがなく、重要な会話のログが流れてしまうこともなくなります。またチャットの内容をテキストデータとして保存する機能も備わっています。

内容が込み入っている場合や、直接資料を見ながら話をしたい場合など、チャットよりも直接話す方がスムーズに業務が進む場合もあるでしょう。そのようなときは、Teamsの会議機能が便利です。会議機能を使うことで、1対1または複数人での音声通話・ビデオ会議が開催できます。音声通話機能はTeamsを介した電話のようなもので、スマートフォンのTeamsアプリさえインストールしておけば特別な準備もなく使えます。ビデオ会議で参加者の顔などを映したい場合には、カメラの用意が必要です。マイクを内蔵していないパソコンを使うなら、マイクも事前に準備しておいてください。

Teamsの会議には同じ「チーム」のメンバーだけでなく、取引先の相手などを招待することもできます。この際、相手がTeamsを利用していなくてもゲストアカウントという形で参加できるため、非常に手軽です。また自身のPC画面をビデオ会議の参加者に共有することもでき、社内の会議だけではなく多くの人に向けたウェビナーを開催する場としても利用できます。

WordやExcel、PowerPointといったMicrosoft Office系ソフトで作成したファイルは、Teams上で開くことで共同編集が可能になります。自分や他のユーザーが編集した部分は、リアルタイムでファイルに反映されます。同じ箇所を同時に編集した場合、より更新時間が新しいものが反映されます。ファイルのバージョンがむやみに増えてしまうのを避けるためにも、同時に編集するユーザーは10名以内に抑えたほうが良いでしょう。

Teamsを利用するには月額料金を支払うか、一部の機能が制限された無料版を使用するかのどちらかを選ぶ必要があります。一部機能に制限があるとはいえ、チャットや会議、Officeソフトの共同編集といった基本的な機能は無料版でも利用可能です。そのためTeamsを利用する環境や業務で求められる機能に応じて、有料版の使用を検討するとよいでしょう。

また、2020年12月現在、Teams以外のMicrosoft系ソフトの有料版を利用している場合は「Microsoft Teams Exploratory」の使用が可能です。Teams Exploratoryは、最長で2021年1月以降のアカウント更新日まで、Teamsを無料で使える「おためし版」です。ただし、これまで1度でもTeamsを使ったことのあるアカウントでは無効となるため、注意が必要です。

【Teams料金リスト】

Microsoft Teamsは、利用したい機能に応じて無料から使い始めることができます。いざ「テレワークを始めよう！」と思っても、コミュニケーションツールやファイルストレージ、セキュリティサービスなど、テレワークの環境構築にはたくさんのツールが必要になりますよね。

これらを一つ一つ導入すると、利用料金や設定などの導入コストもそれぞれかかる上、現場のユーザーがツールに慣れて使いこなせるようになるまでに時間もかかります。また、ツールが増えすぎることで結局どれを使えばよいか判断がつきにくくなる原因にもなるでしょう。

Microsoft Teamsはテレワークに必要な基本機能が1ツール内にまとまっているため、業務で使うツールを一元化できるとともに、ユーザーが混乱しにくく、業務効率化にもつながります。Teamsと同じような業務環境をサポートするシステムには、Googleの「G suite」などもあります。それぞれの機能を比べながら、導入しようとしている環境に適したツールを選びましょう。