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Trello(トレロ)無料版の使い方を詳しく解説!おすすめの拡張機能も紹介します!

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業務効率化に役立つタスク管理ツール。導入を検討している方の中には、数あるサービスの中からどれを選ぶべきなのか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

本記事では、無料プランでも本格的なタスク管理ができる人気ツール「Trello(トレロ)」の魅力をたっぷり紹介していきます。具体的な使い方や導入前に知っておきたい便利な拡張機能など、実際の操作画面を例に詳しく解説していくので、ぜひ参考にしてみてください。

Trello(トレロ)とは

Trello(トレロ)は、個人利用からチーム利用まで幅広い用途に対応できるタスク管理ツールです。カンバン方式を基本としており、下の画像のように「ボード>リスト>カード」という構造でタスクを管理できるようになっています。

操作方法もシンプルで、基本的にタスクが発生したらカードを追加して、進捗状況に応じて場所を移動させるだけでOK。複雑な動きがほとんどないので、この手のツールが初めての方でもすぐに操作感を掴めるでしょう。

有料と無料は何が違うの?Trelloの料金プラン

Trelloには、無料プランを含む計4種類の料金プランが用意されています。

FREE STANDARD PREMIUM ENTERPRISE
料金※1 無料 $5 $10 お問い合わせ
カードの上限 無制限 無制限 無制限 無制限
ボードの上限 10枚 無制限 無制限 無制限
添付ファイル※2 10MB 250MB 250MB 250MB
詳細チェックリスト ×
ビューの変更 × ×
※1 料金は1ユーザーあたりの月額料金(年払いの場合)
※2 1ファイルあたりの最大アップロードサイズ

タスク管理に必要な基本機能は無料プランに含まれているため、まずはコストのかからない「FREE」プランからスタートするのがおすすめです。ただし、「FREE」プランでは作成できるボードの数が最大10枚までに制限されているため、大人数や大規模プロジェクトでの利用を想定している場合はアップグレードを検討したほうがよいかもしれません。

有料プランの特徴をそれぞれ簡単に説明すると、まず「STANDARD」プランは「FREE」プランよりもチーム利用に特化したプランになります。ボードを無制限で作れるようになったり、サブタスクに期限や担当者を設定できるようになったり…と、チームでの運用をサポートするような機能が拡張・追加されるため、プロジェクトをより円滑に進められるようになるでしょう。

次に「PREMIUM」プランですが、このプランからはボードの形式を選べるようになります。基本となるカンバン方式に加え、ガントチャートやカレンダー、ダッシュボードなど、さまざまな形式でプロジェクトを管理できるようになるため、全体の進行状況やチームの課題を把握しやすくなります。

最上位の「ENTERPRISE」プランは、大規模な組織を対象としたプランです。ワークスペース全体の権限設定や各ボードの公開範囲設定など管理者向けの機能が充実しています。ユーザー数によって料金が異なるため、このプランを利用したい場合は、Trelloの公式サイトから営業窓口に問い合わせてみてください。

ここが魅力的!Trelloを利用する5つのメリット

では、Trelloを利用することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

代表的なものとして次の5つが挙げられます。

①カンバン方式で視覚的にタスク管理できる
②直感的に操作できる
③スマホやタブレットでも利用できる
④外部ツールとシームレスに連携できる
⑤多彩な拡張機能が用意されている

上から順に確認してきましょう。

①カンバン方式で視覚的にタスク管理できる

最大の特徴は、カンバン方式でタスクを「見える化」できる点です。自身で抱えているタスクやプロジェクトの全容を一目で把握できるため、無駄なく効率的にタスクを処理できます。

チームで利用している場合は、メンバー全員の業務負荷や進行度合いもチェックしやすくなるため、対応漏れや遅延といったトラブルの発生リスクも減らせるでしょう。

②直感的に操作できる

Trelloは、ホワイトボードに付箋を貼ったり剝がしたりするような感覚で直感的に操作できるため、使い方に頭を悩ませることがほとんどありません。ITリテラシーの違いなどで混乱が生じる可能性が低いため、導入後も社内に定着しやすいでしょう。

③スマホやタブレットでも利用できる

PCだけでなく、スマホやタブレットに対応している点もTrelloの魅力の1つです。

Webブラウザのほか、デスクトップアプリ(WindowsMac)とモバイルアプリ(iPhone ・ iPadAndroid)が用意されているため、インターネット環境さえあれば、どんな場所からでもアクセスできます。移動中などのちょっとした空き時間でも手軽にタスクを追加・変更できるようになるので、よりスピーディーに業務をこなしていけるでしょう。

④外部ツールとシームレスに連携できる

Trelloは連携機能にも優れており、「Slack」「Salesforce」「Google ドライブ」「Gmail」など多種多様なサービスと連携させることができます。

単体で利用しても利便性の高いツールですが、さまざまな外部ツールと組み合わせて利用することで、さらに業務効率化を促進させることができるでしょう。

⑤多彩な拡張機能が用意されている

後半でおすすめの機能をいくつか紹介しますが、Trelloには「Power-Up」と呼ばれる豊富な拡張機能が用意されており、用途や目的に応じて自由にカスタマイズできるようになっています。

例えば、工数を集計できるようにしたり、定期的に繰り返すタスクにリピート機能を追加したり、メンバーから投票を集められるようにしたり…と、バラエティ豊かなアオドンが登録されているため、工夫次第で利便性をますます高めることができるでしょう。

メールアドレスとパスワードを登録するだけ!Trelloの始め方

では早速、Trelloの具体的な操作方法を紹介していきます。利用するためにはアカウントの作成が必須となっているため、まずはユーザー登録から始めましょう。なお、今回はWebブラウザ版の画面を例に解説していきます。

(1)Trelloの公式サイトで画面中央の入力欄にメールアドレスを入力し、「アカウントを作成 – 無料です!」をクリックする。

(2)「サインアップ」をクリックする。

※「Google」「Microsoft」「Apple」のアカウントでログインすることも可能です。

(3)(1)で登録したメールアドレス宛に届く認証メールを開き、「メールアドレスを認証」をクリックする。

(4)氏名とパスワードを入力して「サインアップ」をクリックする。

(5)ホーム画面が表示されたら登録完了です。

個人でもチームでも使い勝手抜群!Trelloの基本的な使い方

ここからは、Trelloの基本的な使い方を次の流れで解説していきます。

Step1.ボードを作成する
Step2.リストを作成する
Step3.カードを作成する
Step4.カードの詳細を設定する

それぞれの操作手順を詳しく見ていきましょう。

Step1.ボードを作成する

まずは、タスクを管理する場となる「ボード」を作成します。有料プランは無制限、無料プランでも最大10件まで追加できるため、「チーム用」「個人用」「プライベート」など目的別に複数作成することが可能です。

(1)ホーム画面上部の「作成」をクリックし、「ボードを作成」を選択する。

(2)「背景」「ボードタイトル」「公開範囲」を設定し、「作成」をクリックする。

なお、公開範囲設定は次の3種類から選択できます。

・非公開:ボードに登録したメンバーのみが閲覧・編集可能
・ワークスペース:ワークスペースに登録されているすべてのメンバーが閲覧・編集可能
・公開:外部の人間も閲覧可能(編集できるのはボードに登録したメンバーのみ)

この設定が「公開」になっていると、全世界の人がインターネット上でボード内の情報を閲覧できるようになってしまうため、必ず「非公開」または「ワークスペース」を選択するようにしましょう。

(3)新規ボードが表示されたら設定完了です。

チームで利用する場合

1枚のボードを複数人で閲覧・編集したい場合は、ボード画面上部の「共有する」からメンバーを追加できます。

共有方法は、メールで共有する方法とリンクで共有する方法の2種類から選べるため、状況に応じて使い分けてみてください。

なお、チーム内で複数のボードを共有したい場合は、ワークスペースにメンバーを追加することも可能です。ワークスペースに加入しているユーザーは、その中に公開されているすべてのボードを閲覧・編集できるようになるため、あらかじめ関係者を招待しておけば、1枚ごとにメンバーを追加する必要がなくなります。以下の手順で簡単に設定できるので、チームでの利用を想定している場合は、この機能も活用してみてください。

(1)サイドバーを開き、「メンバー」をクリックする。

(2)「リンクを使用して招待」をクリックし、コピーしたリンクを相手に共有する。

または「ワークスペース メンバーを招待」からメールで招待することも可能です。

(3)共有したいボードの公開範囲を「ワークスペース」に変更する。

Step2.リストを作成する

次に、リストの作成方法について解説していきます。

以下の説明画面のように、あらかじめ「ToDo」「作業中」「完了」という3つのリストが用意されているため、必要に応じて編集・追加してください。

今回は新規リストの追加方法を紹介していきます。

(1)「もう1つリストを追加」をクリックする。

(2)タイトルを入力して「リストを追加」をクリックすると、新規リストが追加されます。

なお、リストの順番を変更したい場合は、ドラッグ&ドロップで簡単に移動できます。

ちなみに「リスト」とは、タスクを分類するためのフォルダのようなものです。以下にて代表的な分類方法を3つ紹介しているので、運用方法に迷ったときはぜひ参考にしてみてください。

進捗別

タスクの進捗を一目で把握したい場合は「未着手」「対応中」「確認待ち」「完了」のようにステータスで分類するのがおすすめです。ビジネスでの利用はもちろん、プライベートのToDoリストとしても活用できるでしょう。

②担当者別

チームで利用する場合は、各メンバーの業務量を可視化できるよう担当者別に管理するのも1つの手です。割り振り状況を把握しておけば、タスクの対応漏れやオーバーワークなどを未然に防ぐことができるため、より円滑にプロジェクトを進められるでしょう。

③顧客別

営業や広報のように対外的な活動が多い場合は、顧客別に分類してもよいかもしれません。後ほど詳しく紹介しますが、Trelloには画像をアップロードする機能もあるため、名刺を撮影してアップロードしておけば、顧客管理ツールとしても活用できるでしょう。

Step3.カードを作成する

続いて、タスクカードの作り方を紹介していきます。

(1)「カードを追加」をクリックする。

(2)タイトルを入力して「カードを追加」をクリックすると、新規カードが作成されます。

後から詳細を設定することもできるので、急ぎタスクのみ登録しておきたい場合は、ここで作業を中断しても問題ありません。登録を後回しにしてしまうと入力自体を忘れてしまう可能性があるため、とりあえずタスク名だけでも入れておくとよいでしょう。

なお、カードの場所を変更したい場合は、リストと同様にドラッグ&ドロップで移動できます。

Step4.カードの詳細を設定する

Step3で作成したカードをクリックすると、下のような詳細設定画面が表示されます。

主な設定項目として以下7つの項目が用意されていますが、必ずしも登録すべき項目ではないので、必要に応じて設定してみてください。

・説明
・メンバー
・ラベル
・チェックリスト
・日付
・添付ファイル
・カバー

では、それぞれの操作方法を簡単に紹介していきます。

説明

カードタイトルの下にある説明欄は、自由記述式になっています。担当者に向けて作業手順を指示したり、参考ページのリンクを共有したり…と、好きなようにテキストを入力できるため、幅広い用途に活用できるでしょう。

操作手順

(1)説明欄にテキストを入力する。

(2)「保存」をクリックすれば、入力完了です。

メンバー

メンバーでは、各タスクに担当者を割り当てることができます。割り当て先のユーザーが、ワークスペースまたはボード内に共有されているかどうかによって操作方法が若干異なるため、それぞれ確認しておきましょう。

操作手順(招待済みのユーザーに割り当てる場合)

(1)「メンバー」をクリックする。

(2)表示されているユーザーの中から担当者を選択してください。

操作手順(未招待のユーザーに割り当てる場合)

(1)「メンバー」をクリックする。

(2)検索窓に相手のメールアドレスを入力する。

(3)「氏名」の欄に相手の氏名を入力し、「メールを送信」をクリックすると相手に招待メールが送信されます。

ラベル

ラベルは、リストとは別の切り口でタスクを管理したいときに便利な機能です。活用方法は多岐にわたりますが、ビジネスで利用する場合は「緊急度」や「担当部署」などのラベルを付けておくと管理しやすいかもしれません。アイデア次第でさまざまな使い方ができるので、プロジェクトの特性や業務内容を踏まえたうえで、最適な管理方法を見つけてみてください。

操作手順

(1)「ラベル」をクリックする。

(2)各ラベルの右横にある鉛筆マークをクリックし、「名前」と「色」を設定したうえで「保存」をクリックする。

(3)該当のラベルを選択すれば、設定完了です。

チェックリスト

Trelloでは、各カード内にチェックリスト(サブタスク)を作成できるようになっています。業務プロセスを可視化できるうえに、タスクの進捗状況(達成率)も把握しやすくなっているため、ぜひ活用してみてください。

操作手順

(1)「チェックリスト」をクリックする。

(2)チェックリストのタイトルを入力し、「追加」をクリックする。

(3)サブタスク名を入力し、「追加」をクリックするとチェックリストが作成されます。

サブタスク完了後、チェックボックスにチェックを入れると、タスクの達成率が表示されます。

日付

日付機能では、各カードのスケジュールを設定できます。リマインダー機能も搭載されているため、あらかじめ設定しておけば、タスクの対応漏れを防げるでしょう。

操作手順

(1)「日付」をクリックする。

(2)「開始日」「期限」「リマインダー」を設定し、「保存」をクリックしてください。

添付ファイル

Trelloでは、画像や動画、PDFなど、さまざまな形式のファイルを添付することができます。主に以下2種類の方法でアップロードできるので、状況に応じて使い分けてみてください。

操作手順(デスクトップやオンラインストレージから直接アップロードする場合)

(1)「添付ファイル」をクリックする。

(2)添付元を選択する。

(3)該当のファイルを選択すると、アップロードが開始されます。

なお、ファイルはドラッグ&ドロップでアップロードすることも可能です。

操作手順(リンクを添付ファイルとして追加する場合)

(1)「添付ファイル」をクリックする。

(2)リンクを貼り、「添付」をクリックするとアップロードが開始されます。

カバー

カバーは、カードの色を変更できる機能です。カバーイメージをアップロードして設定することもできるので、デザイン関連のタスクなどアイキャッチを設けたいときにも活用できます。

操作手順

(1)「カバー」をクリックする。

(2)色(または写真)とサイズを選択すれば、設定完了です。

なお、カバーのサイズは2種類用意されており、下の画像のようにカード名の上部のみ色を表示するタイプとカード全体を塗りつぶすタイプのいずれかから選べます。

自分好みにカスタマイズして利便性UP!おすすめ拡張機能3選

最後に、おすすめの拡張機能を3つ紹介します。

・The leading Gantt Chart for Trello
・カレンダー Power-Up
・カード エイジング

数ある拡張機能の中でも特に便利なものを厳選しているので、基本操作に慣れてきたら、ぜひ試してみてください。

では、1つずつ設定方法を解説していきます。

ガントチャートでスケジュール管理できる「The leading Gantt Chart for Trello」

「The leading Gantt Chart for Trello」は、ガントチャート形式でタスクを管理できるようにするChromeの拡張機能です。カンバンボード形式のデメリットとして、時系列でのスケジュール管理がしづらいという点が挙げられますが、これを活用することにより、その懸念を解消できます。

(1)「Chrome ウェブストア」で「The leading Gantt Chart for Trello」をインストールする。

(2)Trelloのボード画面に戻り、画面上部の「Elegantt」と書かれたアイコンをクリックする。

※インストール後にTrelloのボード画面で更新ボタンをクリックすると、アイコンが追加されます。

(3)「Login with Trello」をクリックする。

(4)アカウントの承認画面で「許可」をクリックする。

(5)Trelloのボード画面に戻り、画面上部の「Elegantt」と書かれたアイコンを再度クリックするとガントチャートが表示されます。

なお、上の画像のように、自動生成されたガントチャートには、カンバンボードで設定した日付が反映されていません。この設定で日付がリセットされてしまう場合もあるので、インストールする前に念のため各タスクの日付を控えておきましょう。

日付を調整したい場合は、バーをクリック&ホールドした状態で左右に移動・伸縮させるか、もしくはバーをクリックすると表示される詳細設定画面で変更できます。

作業負荷を可視化できる「カレンダー Power-Up」

「カレンダー Power-Up」は、その名の通りカレンダー表示ができるようになるTrelloの拡張機能です。カンバンボードでは把握しづらい日別・曜日別の負荷を可視化できるようになるため、業務負担を考慮しながらスケジューリングできるようになります。

(1)ボード画面右上の「ボードメニューを表示」をクリックする。

(2)「Power-Up」をクリックする。

(3)「カレンダー Power-Up」と検索して「追加」をクリックする。

(4)画面上部に追加される「カレンダー Power-Up」をクリックすると、カレンダービューに切り替わります。

なお、日程を変更したい場合は、カードををドラッグ&ドロップで移動させるか、もしくはカードをクリックすると表示される詳細設定画面で変更できます。

不要なタスクカードを見分けられる「カード エイジング」

「カード エイジング」は、未処理のまま放置されているカードを見分けやすくするための機能です。時間が経つにつれてカードのデザインが徐々に変わっていくため、タスクの対応漏れを防止できます。不要なカードも見つけやすくなるので、ボード整理にも役立つでしょう。

(1)ボード画面右上の「ボードメニューを表示」をクリックする。

(2)「Power-Up」をクリックする。

(3)「カード エイジング」と検索して「追加」をクリック

(4)画面上部の「Power-Up」をクリックし、「カードエイジング」の「Settings」を選択する。

(5)「Power-Upの設定を編集」を選択する。

(6)デザインを選択すれば、設定完了です。

古いタスクが透過されていく「レギュラーモード」と、紙が経年劣化したようなデザインになる「海賊モード」の2種類から選べるので、好みに合わせて使ってみてください。

(画像出典元:Trello)

Trelloで煩雑なタスク管理業務の負担を軽減しよう

数あるタスク管理ツールの中でも「Trello(トレロ)」は無料プランでできることが比較的多いツールです。もともと搭載されている機能のほかにも、最後に紹介したような拡張機能で自由にカスタマイズできるので、上手く使いこなせれば、タスク管理にかける時間と手間を効率的に削減できるでしょう。

個人利用はもちろん、少人数のチームであれば無料プランでも十分に使えるので、タスク管理に何かしらの悩みを抱いている方は、ぜひ一度利用してみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人

永多美彩
編集プロダクションで旅行ガイドブックの取材・制作に携わった後、Webライターの道へ。お酒と激辛料理をこよなく愛するインドア派。シーズン中はもっぱら野球観戦。

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