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Notion(ノーション)の始め方・使い方を日本語版の操作画面を例に解説!

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ドキュメント作成や表計算、タスク・プロジェクト管理など、それぞれ別のツールを併用する必要があった業務を1つに集約できる万能アプリ「Notion(ノーション)」。

今までの対応言語は英語と韓国語のみでしたが、2021年10月に日本語ベータ版の提供が開始され、国内での人気がさらに高まっています。しかし、中には「興味はあるけれど、具体的に何ができるの?」と疑問を抱いている方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、Notionの概要や基本的な使い方について詳しく解説していきます。実際の操作画面とともに解説していくので、利用を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

Notion(ノーション)とは?

Notion(ノーション)は、アメリカ・サンフランシスコを拠点とするスタートアップ企業「Notion Labs」が開発した多機能メモアプリです。

「All-in-one workspace」を掲げており、ドキュメント機能やファイル保存機能、データベース機能、共有機能など、業務効率化に役立つ機能が豊富に搭載されています。

また、カスタマイズ性にも優れており、目的に応じて機能を組み合わせることが可能。簡単な資料作成から大規模なプロジェクト管理、社内の情報やノウハウを蓄積・共有する「社内wiki」の作成まで、アイデア次第で幅広い用途に活用できるでしょう。

Notionの料金プラン

Notionには、以下4つの料金プランが用意されています。

プラン名 料金
パーソナル 無料
パーソナルPro 年払いの場合:$4/月
月払いの場合:$5/月
チーム 年払いの場合:$8/ユーザー/月
月払いの場合:$10/ユーザー/月
エンタープライズ お問い合わせ

基本的な機能は無料プランに含まれているため、個人利用や少人数での利用を想定している場合は「パーソナル」で問題ないでしょう。

ただし、このプランは1回あたりのファイルアップロード数や招待できるユーザー数に制限があるため、大容量のファイルを扱いたい人や大人数で利用したい人にとってはやや窮屈に感じるかもしれません。有料プランには無料トライアルも用意されている(2022年4月時点)ので、組織単位での本格導入を検討している場合は、ぜひそちらもお試しください。

アカウントを作成しよう!Notionの始め方&画面の見方

まずは、Notionのアカウント作成手順を紹介していきます。

ちなみに、NotionはPCとスマホの両方に対応しています。Webブラウザ上で利用できるほか、デスクトップアプリ(Notion for Mac & Windows)とモバイルアプリ(Notion for iOS & Android)もリリースされているので、アプリ版を利用したい人は自身の所有している端末に合わせてダウンロードしてください。

今回は、PC(Webブラウザ)の操作画面を例に解説していきます。

(1)Notionの公式サイトで「Notionを無料で使ってみる」をクリックする。

(2)メールアドレスを入力して「メールアドレスでログインする」をクリックする。

上の画面にもあるように「Google」や「Apple」のアカウントを所有している場合は、そちらを使ってログインすることも可能です。

(3)「サインアップコード」を確認する。

(2)で登録したメールアドレス宛にNotionから自動送信メールが届きます。

メール画面に記載されている「このマジックリンクでサインアップするには、ここをクリックしてください」というリンクをクリックするか、メールに記載されているサインアップコードをコピーしてNotionの「サインアップ」画面に戻ってください。

(4)「サインアップコード」を入力し、「新規アカウントを作成する」をクリックする。

(5)アカウント名とパスワードを設定し、「続ける」をクリックする。

(6)用途を選択して「Notionに移動する」をクリックする。

「自分のために」を選択した場合は無料、「チームと一緒に」を選択した場合は1週間の無料トライアル後、有料となります。

(7)ホーム画面が表示されたら、登録完了です。

Notionの画面構成

Notionの画面は、左側のサイドバーと右側の編集ページで構成されています。

各ページのコンテンツは「タイトル」と「ブロック」で構成されており、任意でカバー画像やアイコンを設定することも可能です。

ちなみに「ブロック」とは、Notion特有の表現であり、テキストや画像、動画といった1つひとつの要素を指しています。 ドラッグ&ドロップで順番を入れ替えたり、ブロック同士を横に並べて画面を縦に分割したりできるので、後から編集したいときや複雑なレイアウトを組みたいときでも柔軟に対応できるでしょう。

なお、これらのページはツリー構造で管理することができます。ページが増えてくると目的の情報を探すのに時間がかかってしまうため、あらかじめジャンル別に階層化して保存するのがおすすめです。

これさえ覚えておけばOK!Notionの基本的な使い方

ここからは、Notionの基本的な使い方を次の順に解説していきます。

Step1.新規ページを作成する
Step2.データベースを使用する
Step3.ページを共有する
Step4.テンプレートを活用する
Step5.Webクリッパーをインストールする

1つずつ確認していきましょう。

Step1.新規ページを作成する

まずは、新規ページの作成手順を紹介していきます。

(1)サイドバーの「ページを追加する」もしくは「+新規ページ」をクリックして新しいページを作成する。

(2)タイトルを入力して「空白ページ」をクリックする。

(3)ブロックを挿入する。

ページ内で「+」ボタンをクリックするか、半角スラッシュ「/」もしくは全角セミコロン「;」を入力すると、ポップアップメニューが表示され、ブロックの種類を指定できるようになります。テキスト、ページ、目次、画像、動画、ファイルなど多種多様なブロックが用意されているので、目的に応じて追加したいブロックの種類をクリックしてください。

また、先ほどもお伝えしたように、ブロックはドラッグ&ドロップで簡単に移動できます。移動したい場合は、ブロックの左端にある「⋮⋮」から操作可能です。ブロックを横に並べたい場合は、下の画像のように移動したいブロックを掴んだ状態で、ページ右側(カーソルが出るところ)へドラッグしてください。

(4)テキストを装飾する。

テキストを選択すると装飾用のポップアップメニューが表示されます。太さ、色、見出し、ToDoリスト、箇条書き、コメントなど、多彩な装飾が加えられるので、いろいろ試してみてください。

Step2.データベースを使用する

Notionのデータベースには、以下6つの表示形式が用意されています。

・テーブル
・ボード
・リスト
・タイムライン
・カレンダー
・ギャラリー

データベースは、Notion最大の強みといっても過言ではないほど便利な機能であり、これを使いこなせればビジネスからプライベートまで多用途に活用できます。具体的にどのようなデータベースが作成できるのか、1つずつ見ていきましょう。

なお、データベースはStep1の(3)と同様の手順で挿入できます。

テーブル

テーブルでは、「Excel」や「Google スプレッドシート」のような表を作成できます。テキスト入力はもちろん、簡単な演算(合計、カウント、平均、中央値など)も可能です。

ボード

ボードでは、タスク管理ツール「Trello」のようなカンバン方式で情報を整理できます。シンプルな操作で手軽に進捗管理ができるため、個人的なタスク管理はもちろん、チームのプロジェクト管理にも活用できるでしょう。

リスト

リストでは、ページを箇条書きで表示できます。それぞれのテキストに対してプロパティ(日付、カテゴリー、ステータスなど)を設定することも可能です。

タイムライン

タイムラインでは、ガントチャート形式でスケジュールを管理できます。これも担当者や業務期間など、タスクごとにプロパティを設定することが可能です。

カレンダー

「Google カレンダー」のようなシンプルなカレンダーが作成できます。タスクごとにリマインドを設定したり、タグを付けたりできるので、ビジネス・プライベートを問わず使いやすいデータベースといえるでしょう。

ギャラリー

ギャラリーでは、画像付きのカードを一覧で並べられます。デザイン関連のタスクなど、アイキャッチを設けたいときにおすすめです。

Step3.ページを共有する


作成したページは、複数人と共有できるようになっています。

共有方法は複数ありますが、今回は無料の「パーソナル」プランでも利用できる「ページ共有」の手順を紹介します。

(1)共有したいページの右上にある「共有」ボタンをクリックする。

(2)「招待」ボタンをクリックする。

(3)共有相手のメールアドレスを入力し、編集権限を選択する。

編集権限は以下の4つ(パーソナルプランは3つ)から選択できます。

・フルアクセス権限(共有・閲覧・編集・コメントが可能) ※
・編集権限(閲覧・編集・コメントが可能)
・コメント権限(閲覧・コメントが可能)
・読み取り権限(閲覧のみ可能)
※「パーソナルPro」プラン以上

(4)「招待」ボタンをクリックする。

もしくは、「リンクをコピー」から共有リンクを取得し、メールやチャットなどで共有することも可能です。

Step4.テンプレートを活用する

Notionには、50以上のテンプレートが用意されています(2022年4月時点)。用途別に多種多様なテンプレートが用意されているので、目的に合致したものがあればぜひ活用してみてください。

(参照:Notion公式サイト「ヘルプセンター|テンプレートを使ってみる」)

(1)サイドバーの「テンプレート」をクリックする。

(2)使いたいテンプレートを選択し、「このテンプレートを使用する」をクリックする。

サイドバーにテンプレートが追加されるので、必要に応じて編集してください。

Step5.Webクリッパーをインストールする

Webクリッパーとは、閲覧中のWebページをNotionに保存できる機能です。Web上のコンテンツをそのまま保存できるので、参考資料などを1カ所に集約したいときに役立ちます。

(1)Notionの公式サイトから「Notion Webクリッパー」をインストールする。

(2)ツールバーの「Notionアイコン」をクリックし、「ページを保存」をクリックする。

フォルダを指定せずに保存した場合は、サイドバーの「マイリンク」にページが保存されます。

Notionはビジネスでもプライベートでも使い勝手抜群!

今回は「Notion(ノーション)」について解説してきました。

ここで紹介した機能以外にも、作成したページをWeb上で一般公開できる機能や、各コンテンツをPDFやHTML形式でエクスポートできる機能など、さまざまな機能が搭載されています。多機能であるがゆえに慣れるまで少し時間を要しますが、これを使いこなせれば、さまざまなシーンで役立てられるでしょう。

また、他ツールからの移行も簡単にできるようになっているので、現在別のツールを利用している方でもスムーズに乗り換えることができます。無料プランや無料トライアルでコスト負担なく試用することもできるので、業務効率化を図りたい方はぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人

永多美彩
編集プロダクションで旅行ガイドブックの取材・制作に携わった後、Webライターの道へ。お酒と激辛料理をこよなく愛するインドア派。シーズン中はもっぱら野球観戦。

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