リモートワークの強い味方！Googleドキュメント、スプレッドシートとは

新型コロナウィルスの感染拡大防止のため、各企業でリモートワークの導入が進められています。事態が収束した後も増えていくことが予想されますが、オンライン上で作業をする中で「タスクの共有や編集をシームレスにしたい」とお悩みの方は多いのではないのでしょうか。

そんな中で今回オススメしたいのが、Googleのオフィスソフト「Googleドキュメント」と「Googleスプレッドシート」です。この2つのサービスを使用すれば一発で誰が何をしているかチェックすることができます。
今回はそれぞれの良さを紹介していきます。

※GoogleドキュメントとGoogleスプレッドシートは同じGoogle が提供しているWEBブラウザ「Google Chrome」で使用することをオススメします。他のWEBブラウザでも使用できますが、一部機能が制限されている場合があります。

Googleドキュメント、Googleスプレッドシートってなんなの？

多くの方に馴染みのあるMicrosoft Officeのソフトで例えると、GoogleドキュメントはWord、GoogleスプレッドシートはExcelのような機能をもったツールです。インターフェイスもほとんど一緒なので、WordやExcelを使ったことがある方であれば違和感なく使うことができるでしょう。

どちらも無料で使用することができ、Googleアカウントを持っている場合はGoogleにログインし、右上に表示される「Googleアプリ」のアイコンからサービスを探して入ることができます。

もしくは、「Googleドキュメント」や「Googleスプレッドシート」とそれぞれ検索して開くこともできます。

ソフトのインストールは必要なく、ブラウザで完結するので、PCでもスマホでもいつでもどこでもインターネット環境さえあれば使うことができます。作成したものはGoogleドライブに自動保存されるので、途中でブラウザを閉じてしまっても問題ありません。さらにファイルは一元管理されるので、すぐに必要なものを取り出すことができます。

GoogleドキュメントとGoogleスプレッドシートはファイルによって個別の権限を与えることができ、共有したい相手を簡単に設定できます。右上の共有をクリックすると、ユーザーを追加することができ、さらにそこで閲覧者と編集者に振り分けることができるので、相手に与えたい権限によって柔軟に対応できます。閲覧者は「閲覧のみ」と「閲覧＋コメント」の2パターンに設定できます。ちなみに共有に関して「見ることはできるけど内容をいじれない！」といったことがよく起こるので、相手に与える権限はしっかりと確認しましょう。

招待した相手には Gmailで通知が行くので、そちらからアクセスできます。作成したファイルはデフォルトでは非公開になっていますが、インターネット上にデータを公開することもできます。その場合は共有設定項目の下にある「リンクを取得」から「リンクを知っている全員に変更」をクリックすると誰でもアクセスできるようになります。

ファイルを共有している相手と同時に作業することができるので、誰かの作業をアシストしたりサポートしたりすることができ、共有ツールとして大きな力を発揮します。また、リアルタイムで現状を把握できるので、追記、変更点の確認のためにメールを送ったりする手間が省けるでしょう。誰が最後にファイルをどのように編集したか知りたい場合は、「ファイル」から「ドキュメント」の詳細をクリックすれば、確認することができます。

ここまでオンラインを活用した利点を話してきましたが、GoogleドキュメントとGoogleスプレッドシートはオフラインでの使用もできます。2つのどちらかのホーム画面を開いて、左上の「メインメニューアイコン」から「設定」をクリックします。そこから「オフライン」をオンにすることで使用できます。この動作はGoogle Chrome以外のWEBブラウザでは対応していないので注意してください。

Googleドキュメントについて

Googleドキュメントではアナログなものを簡単にデジタルに変換してくれます。その1つが音声入力です。音声入力はWindowsの場合は「Ctrl＋Shift+S」を、Macの場合は「command+Shift+S」をコマンド入力することで使えます。もしくは下記の図のように「ツール」から「音声入力」をクリックすると左にマイクアイコンが出てくるので、これをクリックすると始めることができます。

音声の認識精度は高く、一言一句漏らすことなく発した言葉をテキストにして書き起こしてくれます。会議の議事録や文字起こしなど、今まで手で行っていた時間を抑えることができ、大幅に作業効率が上がるでしょう。ただし、句読点や疑問符などが入力されなかったり、改行が行われなかったりするので、一部修正する必要はあります。
なお、音声認識機能はGoogle Chrome以外のWEBブラウザでは対応していないので注意してください。

もう1つ、アナログからデジタルへと手助けしてくれる機能があります。それは画像やPDFから文字起こしができることです。例えばメモを撮影したとしましょう。その写真をアップロードすると、写真に写された文字の部分が自動的に書き起こしされるということです。

使用方法は、まずGoogleドライブにファイルをアップロードします。そしてファイルを右クリックして「アプリで開く」から「Googleドキュメント」を選択すると画像と文章が表示されます。

他に翻訳機能も備わっており「ツール」から「ドキュメントを翻訳」を選択すると自動的に指定の言語に変換してくれます。まだ100パーセント信頼できる精度ではないので、スペルミスがないかチェックしながら使うといいでしょう。

また、Wordでは可能ですが、Googleドキュメントの標準機能では縦書きができません。縦書きしたい場合は、「縦書きツール」など、WEB上で公開されているツールを使用し、縦書きにしたものをコピーして、Googleドキュメントにペーストする必要があります。

Googleスプレッドシートについて

GoogleスプレッドシートでもExcel同様マクロ、プルダウン、関数といったものを使用できます。ただし設定が違ったり、使える関数などが異なっていたりするので注意してください。

まず、マクロの作成について説明していきます。「ツール」から「マクロ」を選び「マクロを録音」をクリックします。すると「新しいマクロを記録しています」という表示が赤く点滅します。この表示が出ていればマクロは録音状態にあり、保存を押せば録音は終了となります。続いてショートカットを入力する表示が出るので、任意の数字を入力して完成です。

そして先程と同じく「ツール」からマクロにカーソルを合わせると一番下に作成したものが表示されるので、そちらをクリックすることで使用できるようになります。

続いてプルダウンリストを作成するには「データ」から「データの入力規制」をクリックします。続いて、「条件」で「リストを範囲指定」、「リストを直接指定」のどちらかを選び、その右側の欄に指定範囲を入力します。リストに含まれているアイテムのみ入力を許可する場合は「無効なデータの場合」で「入力を拒否」にチェックを入れてください。そして、問題なければ「保存」をクリックします。そうすると選択したセルにプルダウンリストが表示されます。

次に使うと便利な2つの関数を紹介したいと思います。

「GOOGLETRANSLATE」
翻訳をしたいときに便利な関数です。「googletranslate（セルの範囲,”元の言語コード”,”翻訳先の言語コード”）」と入力すれば一発で指定した言語に翻訳されます。
たとえば日本語を英訳したい場合は（セルの範囲,”jp”,”en”）と入力してください。

「ARRAYFORMULA」
この関数を使うことで、配列数式を利用することができます。たとえば先頭行と同じ計算式がほかの行にも繰り返されるとき、先頭行に関数を入力するだけで他の行にも反映されるので、レスポンスが良くなりシートを軽くさせることができます。関数は「ARRAYFORMULA（配列数式）」と入力します。

ツールを駆使してオンライン上でも変わりなく作業を

人と人との接触が制限される中で、働き方は大きく変わらなければなりません。オフィスで簡単にできたことを、オンライン上でもできるようにするには、情報を言語化し数値化することが大切です。そしてそのためには便利なツールを積極的に取り入れていくことが鍵となります。

従来のやり方から方向転換する中で、互いの意思疎通をシームレスにすることは大きな課題ですが、うまく対処すれば以前よりも作業効率が上がるかもしれません。GoogleドキュメントとGoogleスプレッドシートはあなたの強い味方となってくれるでしょう。
ぜひ、この機会にリモートワーク導入を進めてみてはいかがでしょうか。