Slackの使い方の基本を知ろう。おさえておくべきポイント

ビジネスチャットツールである「Slack」は、業務を円滑に回してくれる便利なサービスです。
時間や場所を選ばずにコミュニケーションが取れるため、リモートワークでも重宝できるすぐれもの。
ただし、機能や利用方法を知っておかなければ宝の持ち腐れです。
そういうわけで、本記事ではSlackの使い方の基本をご説明します。

Slackとは？

Slackはアメリカにある「Slack Technology社」が開発・運営しているビジネスチャットツールです。なお、この会社は、2019年にアメリカの株式市場で上場。日本の大手企業も出資しています。

Slackの特徴として、業務におけるエコシステムの構築化が挙げられます。2,000以上のアプリとAPIによって、ルーチンワークの自動化やタスクの効率化が実現できるのです。
2019年時点でSlackの有料プランを利用する企業は、85,000社以上。1日のアクティブユーザーは1,200万人以上。利用者の居住国は、150ヶ国以上と計測されています。

Slackのはじめかた

Slackを利用する際、最初にアカウントを作成します。
該当フォームにメールアドレスを入力して送信すると、6桁のコードが送られてくるので、それを入力すれば認証完了です。
次にワークスペースの名称を決めます。ワークスペースは、部署やチーム単位で設定することが多いです。メンバーは、メールアドレスの追加で増やすことができます。
そうやって一つのコミュニティ、プロジェクトが作られれば、あとは適切な活用の仕方を学び、Slackの利便性を実感するのみです。

Slackの機能その1：チャット機能

Slack内でメンバーとコミュニケーションを取る方法として、「チャット機能」があります。主に「チャンネル」「ダイレクトメッセージ」「スレッド」「タイムライン」「メンション」などです。それぞれ紹介します。

チャンネルとは？

チャンネルでは、グループチャットが可能です。用途に合わせて、チャンネル名を適宜作成します。
「パブリックチャンネル」と「プライベートチャンネル」があり、後者の場合、参加するためには、メンバーからの招待が必要です。

もちろん、登録チャンネルから脱退することもできます。該当するチャンネルに入り、画面上部にある設定マークをクリックし、表示されている「Leave〇〇(〇〇から退出)」を選択すれば処理完了です。

ダイレクトメッセージとは？

ダイレクトメッセージとは、非公開で行うメッセージ機能です。少人数での会話に適しています。
「作成する」ボタンを押し、宛先を指定し、メッセージフィールドに入力して送るだけです。

スレッドとは？

スレッド機能を使うと、会話の流れを整理することが可能です。
特定のファイルやメッセージにコンテキストの追加や返信、質問・フィードバックができます。
使い方は簡単。返信したいメッセージにマウスを合わせ、出現する「スレッドで返信する」のアイコンをクリックしてメッセージを返すだけ。
なお、未読メッセージがあれば、リスト上に表示されます。この辺りも便利です。

タイムラインとは？

チャットが古い内容から順番に並んでいるのがタイムラインです。時間の経過と共に内容が表示されるため、会話の内容を時系列で理解できます。
何かトラブルがあったときなど、経緯について容易に確認が可能です。

メンションとは？

特定の相手へメッセージを送る時にはメンションの活用がおすすめです。
複数人が参加している場合、伝えたい相手がメッセージを見過ごしてしまう可能性があります。
そうならないよう、防止策に使えるのが相手に通知が届くメンションです。
メンションはメッセージを入力する際に、「＠」のアイコンから指定することができます。
特定の相手なら「＠アカウント名」、ステータスがアクティブの方へ届けるなら「＠here」、チャンネルメンバー全員に対しては「＠channel」といった具合に使い分けられる点も覚えておいてください。

一般的に、ダイレクトメッセージは通知が標準機能になっているため、メンションは必要ありません。ただし、相手が「通知しない」に設定していることも考えられます。
急ぎの用件などは、メンション使用がリスク回避に確実な手段でしょう。

Slackの機能その2：検索機能

Slack内では、過去にやりとりしたトーク内容をチャンネル・投稿時期などでフィルタリングすることが可能です。
Slackの検索結果では、「メッセージ」「チャンネル」「ファイル」「メンバーディレクトリ」の4つに分かれて、表示されます。そこから絞り込めるフィルターの項目は「対象期間」「人」「チャンネル」「ダイレクトメッセージ」「ワークスペース」などです。
また、「from:@人物名」といった検索モディファイアを活用すれば、よりスムーズなフィルタリングが期待できるでしょう。

Slackの機能その3：「ファイル共有機能」

ファイルの共有も簡単。通常のメールのやりとりのように、メッセージ内でファイルを添付するだけで対応可能です。画像タイトルやコメントも入力できるため、必要に応じて補足してもいいでしょう。

環境設定

Slackをより使いやすくしたいなら、環境設定で調整してみてはいかがでしょう。
具体的には「プロフィール画像の変更」「通知の変更」「ステータスの変更」「色のカスタマイズ」などが可能です。以下、それぞれ言及します。

プロフィール画像の変更

些細なことと思われるかもしれませんが、プロフィール画像の変更は便宜上ぜひ行うべきです。初期設定のままだと、お相手はおろか、自身にとっても分かりづらく、メッセージのやり取りにおいて、ストレスになってしまう可能性が高いです。
変更はすぐできます。左上のワークスペース名をクリックし、「プロフィール＆アカウント」の「プロフィール編集」から、画像を差し替えるだけ。
ちなみにアカウント名もここから同様に変更することが可能です。

通知の変更

通知機能は、重要事項や最新情報を把握するうえでも欠かせません。
初期設定の段階ではダイレクトメッセージの受信や、ほかのメンバーがマイキーワードを使用したとき、フォロースレッドでの返信の際に通知されるようになっています。それだけ備わっていれば十分かと思いきや、案外色々と調整したくなるものです。たとえば、通知時のサウンド。豊富なバリエーションで楽しめます。
状況に応じて、環境設定から試してみてください。

ステータスの変更

ステータス設定によって、アクティブでないときの状態などをメンバーに伝えることができます。
“休憩中”、“外出中”、“退勤しました”……等々、アイコンと合わせてパターンを用意することが可能です。
時間設定も可能で、たとえば“18時から19時まで会議”いった内容そのままに指定し「次の時間の経過後に削除」をクリックすれば、19時にステータスは削除される仕組みになっています。

色のカスタマイズ

背景やサイドバー、テキスト仕様などにこだわりたい方は、色を変えて楽しんでみてはいかがでしょう。
「ワークスペース」をクリックして、「環境設定」の「テーマ」を選択し、「色」の項目からお好きにカスタマイズ。
たかがカラーチェンジと侮ることなかれ。思いのほか、作業効率向上につながるかもしれませんよ。

Slackでのタスク管理

共同タスク管理アプリの「Trello」や「Asana」、「Wunderlist」を使うことで、Slack上でタスク管理ができます。
インストール後に、「チャンネルを選択する」から該当するアプリを追加しましょう。
なお、アカウントの認証にはメールアドレスやパスワードが必要です。

上述したいわゆるサードパーティ製アプリとの連携は、To-Doリストの作成にも役立ちます。いずれもシンプルなUIと操作性の高さが特徴で、IT関連のツールに不慣れな方でも使いやすいと評判です。
試してみる価値はあると考えます。

Slackを使って、効率的に業務を進めよう！

ここまでお伝えしてきた通り、効率的に業務を進めていきたい場合、Slackは非常に便利です。
各プロジェクトを部署や、少人数グループ単位で進めるなら、活用することをおすすめします。
スムーズなコミュニケーションを図るのにうってつけ。チャットや検索機能が充実、ファイル共有も簡単にでき、タスク管理まで手間のかからない快適さ。世界で重宝されているのも頷けます。

拙稿にて興味を持った方には、ぜひ実務でそのメリットを体験してほしいですね。
おそらくそこにはまだまだ語り切れていなかったSlackの魅力があるはずです。