プレスリリースとは？配信するメリットや書き方のコツを徹底解説！

情報発信に関する用語として見聞きすることも多い「プレスリリース」という言葉。漠然としたイメージだけが先行し、その意味や詳細について理解されている方は意外と少ないはずです。

実はプレスリリースとは、企業からのお知らせ（資料）を、メディア記者向けに発信するものです。一般の人も見れますが、基本はニュースなどの素材のためのものです。

そんなプレスリリースについて、本記事では徹底解説していきます。ニュースリリースやプレリリースとの違い、配信するメリットや、プレスリリースの情報の種類、書き方のコツや注意点まで紹介しています。基礎的な内容を網羅しているので、初めてプレスリリースを配信するという人はぜひ参考にしてください。

プレスリリースとは？

プレスリリースとは、「Press（マスコミなどの報道機関）」と「Release（発表）」の2つの言葉が組み合わさったもので、文字通りメディア記者などがニュースとして利用しやすいように企業からのお知らせを資料などにまとめたものを指します。「報道発表資料」と呼ばれるケースもあります。

会社設立、新商品・サービス開始、イベント開催など、今まで表に出ていなかった新しいお知らせを公表するためのものです。

配信する目的は「広報」

プレスリリースを配信する目的は「広報」の1種です。広告と間違えられやすいですが、あくまでもメディア側が「ネタ（ニュースの素材）」を拾うためのお知らせとなります。

そのため、お金を支払ってメディアにCMを流してもらう「広告」とは全くの別物です。プレスリリースは、企業側が広告費を払わず、メディアに発信してもらうものです。メディア側も情報を発信するネタとして有効なら、労力を割かずに情報を手に入れられるので、お互いwin-winなのです。

ニュースリリースとの違い

ニュースリリースは「自社のニュースを発表する公式資料」のことです。プレスリリースの同義語として使われる言葉なので、違いはほぼありません。あえて違いを挙げるなら、プレスリリースが報道機関相手に対するお知らせ、ニュースリリースは世間一般（報道陣含む）に公表するお知らせのことを指します。

プレリリースとの違い

プレスリリースとプレリリースの違いは、「配信対象や内容・目的」です。そもそもプレリリースとは、正式なサービス公開前の状態を指します。

たとえばゲームのプレリリース。同業種・利用ユーザーに向けて、どういったゲームなのかを知ってもらうために、一時的にプレイを可能にしたものを指します。また、公式リリース前にプレイしてもらうことで、不具合を報告してもらい、開発者が修正に対応する期間でもあります。

プレスリリースを配信する5つのメリット

プレスリリースは「広報」目的と言いましたが、実際には以下の5つのようなメリットが企業側にあります。

各メリットについて、もう少し詳しく解説していきます。

広範囲に情報発信ができる

プレスリリースは、自社サイトだけでなく配信サービス・新聞・SNSなどにも掲載可能です。メディア関係者だけでなく、周辺の関係者や見込みユーザーなど広範囲に一斉に情報発信ができます。普段ビジネスで関係の深い取引先や投資家・株主に対しても同じです。一気に自社認知度を広げるチャンスでもあります。

情報が正しく発信されやすい

プレスリリースは公式（自社）が発表する公の文章です。情報をそのまま利用してニュースなどに取り上げてもらえれるので、正しい情報が発信されやすくなります。

よくある、雑誌などの取材で言ってないことを書かれた、というような事態は防げます。また、メディア・ユーザー側からも、公式だから信用性がある情報と認識してもらいやすいです、

メディア露出が増える可能性がある

プレスリリース配信サイトを通じてその中身がニュースサイトに転載されるパターンもあれば、メディア関係者から取材を受け記事として掲載されることもあります。メディア露出が増える可能性があるので、活用しない手はありません。

知名度・売上アップが見込める

プレスリリースは「広報」活動の1つです。配信してメディアに取り上げてもらえれば、知名度が一気に向上します。自社やサービスを知ってもらうきっかけにもなるので、新規ユーザーが増えて売り上げアップになる可能性もあります。

もちろん、リピーター確保もできます。知名度が上がったことにより、ブランディング化されるからこそ同じ商品が欲しくなるのが人の心理です。

広告費用の削減に繋がる

プレスリリースをメディアに取り上げる際、あくまでもメディア側からのアプローチとなります。広告費用が掛からないので、経費削減にも繋がります。知名度アップを考えるなら、むしろやって損はないと言えるほどです。

もし、配信サービスを利用したとしても、1配信で1～2万円ほどです。広告費用を考えると、かなりコスパが良いはずです。

プレスリリースとして配信できる情報

プレスリリースには、いくつもの種類が存在します。厳密に分類するとそれは公表するシチュエーションです。

上記のケースに当てはまるなら、プレスリリースを配信してみても良さそうです。

新商品や新サービスの発表

一般的なプレスリリース配信は、新商品や新サービスの発表です。新しいものこそ、メディアに取り上げてもらいやすいからです。新しいもの（最新情報）こそ、ユーザーが最も興味を惹くニュースになります。

既存商品のリニューアル

既存商品のリニューアル・バージョンアップもプレスリリースの題材として多いです。とくにIT関係の製品やソーシャルゲームは、リニューアルによるお知らせを頻繁に見かけます。より良いものになったからこそ、1度離れていったユーザーを呼びものすチャンスですし、同時に新規ユーザーを獲得できる可能性もあります。

新技術や研究結果の報告

新技術や研究結果の報告にもプレスリリースは有効です。メディア側に向けて、情報をまとめて発信できるからです。また、IT（近年ではAI）技術などは、個人でも気になっている人が多いです。新技術や研究結果の情報を知りたいと思う、一定ユーザーにも需要があります。

新会社設立や社名変更などのお知らせ

新会社設立や、社名変更などのお知らせにも使えます。知名度がない会社であったとしても、話題性があると判断してくれればメディア側が取り上げる可能性があるからです。もちとん、メディアだけに関わらず、公に配信したいという意図で出すケースもあります。

他社との業務提携や合併

新会社の設立だけでなく、他社との業務提携や合併にいたる場合もプレスリリースを使ってアナウンスできます。

よく見かけるのは、「〇〇社と▲▲社が業務提携を行い□□の開発に取り組む」などです。異なる企業が協力して、1つのものを作り上げる時に、事前のお知らせという形でプレスリリース配信をするケースがあります。

イベントやセミナー開催の告知

イベントやセミナー、展示会などの開催告知もプレスリリースとして配信できます。ただし、宣伝感を出してしまうと「広告」と認識されてしまいます。メディアに取り上げてもらえなくなるので、あくまでも開催のお知らせという形で配信しましょう。

ボランティア活動や寄付報告

企業のボランティアや地域イベントを興す場合、プレスリリースが頻繁に出されるようになりました。特によく見かけるのが、地震や台風などの震災による寄付金です。

話題性があり、ユーザーの注目を集めやすいからこそ、メディアが取り上げる可能性が高くなっています。プレスリリースをもとに、個別取材が入るケースもあります。

プレスリリースの書き方とコツ

プレスリリースをメディアに取り上げてもらうには、書き方が重要となってきます。今回は初めてプレスリリースを書く人向けに、書き方のコツを解説していきます。

基礎的なことばかり紹介しているので、上手く知識として活かしてプレスリリースを書き上げてみてください。

プレスリリースに載せる情報量目安

プレスリリースに載せる文章量目安は、A4サイズの用紙1～2枚ほどです。配信するお知らせ内容のみに絞らないと、情報量がオーバーするので注意してください。以下は、プレスリリースの基本構成を簡単にまとめたものです。

補足資料はA4用紙1～2枚以内に収まらないときに利用します。収まった場合は、添付せずに問合せ先までで終わらせて良いです。

タイトルはわかりやすくかつ簡潔に

タイトルは、プレスリリースを見てもらうための1番重要な部分と言っても過言ではありません。30文字前後で内容がわかるよう簡潔にまとめてください。コツは、アピールしたいキーワードを2～3に絞ることです。コンテンツSEOと同じで、1分で見てくれる人の心を掴むようなタイトルを付ける必要があります。

リード文は「5W1H」を意識する

リード文はいわば、あらすじのようなものです。5W1H（いつ・どこで・だれが・何を・なぜ・どのように）を心がけて文章をまとめましょう。サービス・商品販売の場合は、価格の明記もユーザーが知りたい情報なので入れておいたほうが良いです。

ちなみに、メディア関係者の中には本文を読まず、リード文のみで取り扱を決める人もいます。タイトル同様に重要な部分なので、しっかり記載しましょう。

本文は「結起承転」でまとめる

起承転結ではなく「結起承転」で本文をまとめましょう。これは、結論を最初に持ってくる手法です。本文を最後まで読まなくても、1番伝えたいことが把握できます。実は新聞も同様の書き方をしています。

不要な情報を載せすぎない

プレスリリースは、ある程度文字数が限られているので不要な情報は省きましょう。伝えたいこと1つに焦点を絞ったほうが、読みで側も何の情報かわかりやすいメリットもあります。

なお、別のことがらを書いておかないと説明できない場合は、補足情報（1番最後）に加えるか、URLなどで別のサイトに誘導するのもありです。

トレンドやメディア目線で記事を書く

プレスリリースは、メディア記者などがニュースとして利用しやすいように情報をまとめたものです。メディア目線で記事を書くことが重要です。ユーザーが目を引きそうなトレンドを入れる、競合分析の数字を載せる、どういう効果が得られるのか記載しておくなど、情報の工夫は必要です。

また、プレスリリースは最新情報をいち早く伝えるものでもあります。タイミングを逃してはならないと強く意識させるために、言い回しにもこだわったほうが良いです。たとえば、商品開発の背景を社会現象や風潮などに交えて伝えるなどです。

数字データはより情報がわかりやすくなる

数字データは、具体性・信憑性が増す情報でもあります。メディア記者・ユーザー側を納得させるためにも、できる限り数字を入れ込みましょう。もちろん「日付」「価格」といった数字も、重要な部分なので忘れないようにしてください。

もし余裕があるのであれば、数字データをグラフやチャートなどにまとめて可視化するのも良いです。誰もが見やすいデータほど、情報として扱いやすいものはありません。

専門用語はできるだけかみ砕く

専門用語は、同じ業界の人しかわかりません。ニュースにしたとしても、ユーザーが読めない可能性が高いので、できる限りかみ砕いた表現をしてください。専門用語がないと解説できない場合は、注釈をつけるなどでわかりやすくしておくと良いです。

当たり前のように普段から使っている言葉だからこそ、知らないうちに使っている可能性もあります。社内の専門部署ではない人に内容を確認してもらううことをおすすめします。

見出しや箇条書きで見やすさを重視

本文の概要を一目で把握してもらうための工夫も必要です。メディア側が本文を細かく読んでくれることは少ないので、見出しや箇条書きを入れるなどで見やすさを重視しましょう。

見出しの付け方はタイトルと同じで、伝えたいことを簡潔に。結論を見出しにするという手法でも大丈夫です。箇条書きも、内容を短くまとめるのに有効です。

画像はメディアが使いやすいものにする

アイキャッチや補足画像を含め、メディアが使いやすいものを用意しましょう。とくに画質の良さは必須です。無関係な画像を、目休めとして入れるのもできれば避けたほうが良いです。情報を見ずに離脱する懸念があるからです。

プレスリリースの配信の仕方

プレスリリースの書き方がわかったところで、次は配信方法を紹介します。主に4つの方法があるので、予算や目的に合わせて使い分けると良いです。

自社サイトに掲載

自サイトのトップページやお知らせのコンテンツにプレスリリースを記載する方法が最も一般的です。費用が一切かからないというメリットがあります。

SNSを運営している場合は、自サイトのURLを掲載すれば他ユーザーが拡散してくれます。コスパが非常に良い方法です。

配信サービスを利用

「PR TIMS」や「@Press」などの、配信サービスを利用するのも手です。1配信1～2万円で利用できます。大手配信サービスであれば、メディア関係者の利用も多く、露出するチャンスとなります。プランによっては、メディア関係者のみへの限定配信も可能です。

また、プレスリリースを書く上でのテンプレートが用意されている可能性もあります。初めて配信するのであれば、勉強のためにも利用しておいて損はありません。

PR会社に依頼

PR会社は、配信サービスとは別物です。配信サービスのほうは、自分たちで資料を作成して配信セットまで行います。PR会社は、プレスリリースの添削や、アプローチしたい企業へのコンタクトなども含まれます。

メール配信だけではなく、電話での直接コンタクトを取ってくれるケースもあります。ただし、依頼料がたた高めなケースが多いです。

記者クラブに直接持ち込む

記者クラブとは、新聞社・テレビ局などの大手メディアを中心に構成された任意組織のことです。各省庁・政党・警察・行政機関などに設置されているケースが多いです。

この記者クラブの担当に、メールなどで直接プレスリリースを持ち込む「投げ込み」という手法は、もっともメディア露出されやすいです。担当に直接アプローチすからです。ただし、記者クラブには独自のルールがあるので、ツテがない場合は紹介してもらうなどの手順を踏んだほうが良いです。

プレスリリースを配信する際の注意点

プレスリリースは企業側のメリットが大きいですが、注意点も存在します。事前に把握しておかないと、プレスリリースを配信したのに効果がなかったと落胆することになります。以下、4つの注意点を紹介します。

配信のタイミングは午前か昼明け

プレスリリースは配信するタイミングが重要です。平日の午前中か、昼明けの13～15時の間に配信しましょう。理由は、メディア関係者の休日は原則暦通りなうえ、夕方以降はほかの業務に追われてプレスリリースを読む時間が少ないからです。

したがって、平日の午前中か昼明けの13～15時の間が1番読まれる可能性が高いということになります。実際に一般的に配信が多い時間は10時・13時です。このタイミングを狙って配信してみましょう。

他情報に埋もれる可能性がある

ただし、プレスリリースは他企業も出しています。4月・10月頭などの節目のタイミングは、特にプレスリリースが多くなり埋もれてしまう可能性も捨てきれません。

配信する時間帯もそうですが、リリースを出す日時もきちんと考えておきましょう。あえてタイミングをずらすために、事前公表するなどで時期をずらすと良いです。

メディアのコントロールは不可能

メディアに取り上げられるかは、もはや運に近いです。しかも、意図していないメディアに取り上げられるかもしれません。プレスリリースの内容をネタとして取り扱うかは、メディア記者の判断によるのでコントールはできないと把握しておきましょう。また、100%取り上げられるわけでもありません。

問合せが急増する可能性がある

プレスリリースを出して各方面に露出すると、問い合わせが一時的に急増する可能性があります。とくに、メディア関係者からの追加取材、同業種からのコンタクトが増える傾向にあります。

問い合わせがどれくらい来るのかを想定しておき、人員の配置をしっかりしておきましょう。プレスリリースはスピードが命なので、メディア側からの問い合わせだけでも素早く対応できるようにしてください、

プレスリリースは正しく配信すればメディアに取り上げてもらいやすくなる

プレスリリースは本来の意味や目的を踏まえると、広報活動としてはかなり有効的な策です。メディア記者の目に留まれば、ネットニュースに取り上げてもらえる可能性が高くなるからです。広告コスト削減、知名度アップ、新規顧客の獲得など、企業にとっては嬉しいことばかりです。

したがって、プレスリリースの書き方をマスターして、正しく配信する必要があります。タイトルでメディア記者の心を掴む、端的かつ分かりやすい文章、数字を交えて具体的にするなどの工夫は必須です。普段はユーザー目線に立って物事を考えているかと思いますが、プレスリリースに関してはメディア目線に立って、ニュースにしやすい内容にしてください。即効性が強いので、きっと効果を実感できるはずです。