プレスリリースとは？配信する意味や目的、書き方まで解説

情報発信に関する用語として見聞きすることも多いプレスリリースという言葉。

イメージだけが漠然と先行し、その定義や詳細について理解されている方は意外と少ないように思います。

そこで、プレスリリースについて本記事で徹底解説。定義はもちろん、配信する意味や目的、効果に加え、基本的な構成、書き方のコツまで幅広く言及します。

プレスリリースとは？

プレスリリースについて、まずは言葉の成り立ちから述べます。

これは、文字通りプレス（マスコミなどの報道機関）とリリース（発表）の2つを組み合わせたものです。概して、企業が自己アピールのためにメディアに対し発信する公式文書を指します。報道発表資料と呼ばれることもありますが、あまり馴染みはないかもしれません。

一般的には製品・サービスに関する初出もしくは更新された情報が掲載されます。企業が結んだパートナーシップ協定や事業開始において適用されることも少なくなく、告知、宣伝の役割を果たすのに大いに有効です。

現状、当たり前のように重用されていますが、労力を費やし展示会、発表会のイベントを設けるよりも手っ取り早く（そのプロジェクトや商材）お披露目できることを考えると、容易に頷けます。

プレリリースやニュースリリースとの違い

区別できない、あるいは混同されがちな用語に“プレリリース”“ニュースリリース”が存在します。前者は、単にプレスリリースを簡略化した言葉です。一方で後者とは発信先が異なります。プレスリリースが報道機関相手であるのに対して、ニュースリリースの場合は、世間一般です。したがって、プレリリースとは特に区別しなくても構いませんが、ニュースリリースとの間には明らかに違いがあることをおさえておきましょう。

広告ではなく広報

プレスリリースを広告と捉える向きが一定数見受けられます。これは誤解です。プレスリリースは、あくまで広報の一つだと認識してください。

たとえば、広告を代表するテレビCM場合、誰でもお金さえ払えばメディアに紹介してもらえます。しかし、プレスリリースのような広報であれば、企業は広告費を払わずに、ただただメディアに発信するだけです。決して、お約束通りに各種媒体が取り上げてくれるとは限りません。

「そうなるとプレスリリースは不利なのでは？」

確かに額面上、必ずしもターゲットにリーチするわけではないことがわかります。しかし、これは広告の優位性を示すものではありません。

広告と広報の違いについてもう少し触れましょう。

前者は特定企業の営利目的で作られた一方的な情報であることが明らかなため、商品やサービスにつき客観的な評価が欠けています。つまり、実際は信頼性があやふやです。

他方、後者。広報は一般的にメディアが価値を認めたものが発信される傾向にあります。それゆえ読者の関心をひきやすく、エンゲージメント向上が見込めます。また、コスパの良さもメリットです。

上記踏まえて、プレスリリースは少なからず訴求力の高い手段だといえます。それゆえ、うまくいけばむしろ他の広告手法よりもリーチしやすくなるでしょう。

検索一つでマッチングを図れることも相まって、接点機会の増加は大いに期待できるものと考えます。

プレスリリースの種類

プレスリリースには、いくつもの種類が存在します。厳密に分類するとそれは公表するシチュエーションです。具体的には以下のタイプ（ケース）が挙げられます。

新商品や新サービスの発表

先にも述べましたが、新商品や新サービスを販売するタイミングでのプレスリリースは、もっとも一般的なタイプです。

時機を逃さず、ユーザーの興味や関心をピークへと引き上げるために活用されます。

新技術や研究結果の報告

技術・テクノロジーを新たに開発した際もプレスリリースは有効です。また、家庭も含めた研究状況の報告に用いられることもあります。

既存商品のリニューアル

既存商品の改良や機能の拡充について、プレスリリースを使いアピールすることも少なくありません。具体的な強化ポイントを広く伝えられる機会として、うってつけだといえます。

新会社の設立

社会の公器としての企業には、自らの活動内容を常に公表していく義務があります。

会社設立も同様です。プレスリリースがその役を担います。

他社との業務提携や合併

新会社の設立だけでなく、他社との業務提携や合併にいたる場合もプレスリリースを使ってアナウンスします。

イベントや展示会、キャンペーンなどの開催

イベントや展示会、キャンペーン諸々の開催をプレスリリースで告知するケースがあります。気をつけたいのは、宣伝感が強すぎる点です。各種メディアから敬遠されないよう適度に扱いましょう。

CSR、ボランティア活動

企業のボランティアや地域イベントを興す場合、プレスリリースが頻繁に出されるように見受けられます。おそらく、この手のタイプは話題を集めやすいのでしょう。取材するメディアも多い傾向にあります。

プレスリリースを配信する意味と目的

繰り返しますが、メディアが必ずしもピックアップしてくれるわけではないのがプレスリリースです。

かといって、手を出さないのは少々勿体ないかもしれません。

というのも、企業が情報発信を行い世間からの認知度を高めたいなら、読者にとって優先順位の低い広告に頼るよりも、影響力の高いメディアをチャネルとして利用することの方がほとんどのケースで効率的です。その客観的事実だけでも、プレスリリースの配信は大きな意味を持ちます。もちろん、読者の目に留まる機会が増えれば、効果として購買アクションを見越したターゲット層（消費者、ユーザー）へのアピールにもなるでしょう。そしてそれは、まさにプレスリリースの目的だといえます。

プレスリリースのメリット

ここまで述べてきたプレスリリースの特徴のなかでもすでに、メリットやアドバンテージは感じられたことでしょう。以下、あらためて列挙します。どのような効果が期待できるのか、明確に把握しておきましょう。

周辺関係者に対する広範囲での情報発信

プレスリリースを全文そのまま自社のホームページにも掲載すれば、自社認知を広げるきっかけになり得ます。普段ビジネスで関係の深い取引先や投資家・株主に対しても公式文書ゆえにその内容は気になる情報として届けやすいでしょう。

プレスリリース経由でのメディア掲載

プレスリリース配信サイトを通じてその中身がニュースサイトに転載されるパターンもあれば、メディア関係者から取材を受け記事として掲載されることも考えられます。特に後者はメディアによっては信頼性を担保でき、大きな宣伝効果にもつながる期待が持てます。

売上アップも想定内

プレスリリースをきっかけに知名度が向上すれば、当然その延長線上にあるものとして自社商品やサービスの売上アップも見込めるでしょう。

プレスリリースは、単なる情報発信のための手段ではありません。企業姿勢やブランドストーリーの構築によって共感を呼ぶこともできるのです。そうやって機能的価値だけでなく情緒にも訴求できる特性を持っています。

費用削減

プレスリリースは、広告出稿に比べて費用を掛けずに済みます。また軌道に乗れば安定的にパフォーマンスを上げることも可能です。ステークホルダーに対する周知、メディア掲載、エンゲージメントやその先の売上アップまで低予算で叶うなら、どうしたって使わない手はないと考えます。

メディアにピックアップされやすいプレスリリース

最終的には認知や売り上げに寄与することがプレスリリースを配信する目的とはいえ、まずは取り上げてもらわなければ話になりません。

そこで、どうすればいいのか悩まれるかもしれませんが、答えは至ってシンプルです。メディア側の視点を意識しましょう。

メディア運営者や記者にとっての成果は、わかりやすくいえば販売部数、視聴率を伸ばすことです。そのため、注目度が高いと思われるネタを日々探しています。

そう考えると、やはり単なる会社の宣伝だけではインパクトに欠けるわけです。

大事なのは受け手の反応。ひいてはメディア運営者、記者が前のめりになるテーマ、モチーフです。

世間にはまだ周知されていない新情報か。

はたまた現在進行形で話題沸騰中のトピックか。

これらが、彼・彼女らの嗅覚を刺激するのはもはや必然といえるでしょう。

上記踏まえて、メディア視点で相性の良いポイントをいくつか紹介します。

最新情報、社会的要素がメディアには好かれる

世間に未発表のニュースは価値が高いためメディアは重宝します。時事系やトレンドに特化したメディアもあるほどです。最新情報が優遇されるのは容易にうなずけるでしょう。

同様に、社会性も報道価値につながります。暮らしやビジネスにおいて何かしら影響や変化を与えられるものであれば、メディアは挙って取り上げるはずです。

締め切りを厳守できる体制がメディアには好かれる

メディア関係者に好印象を与える術の一つには、締め切りを厳守できる体制を伝えることが挙げられます。

あらかじめ具体的なスケジュールを用意し、遂行可能であることの根拠を共有するなどして取材先を探している記者を安心させるようにしましょう。

柔軟な対応がメディアには好かれる

時代に合わせてメディアとのコミュニケーションは変化します。かつては郵送あるいはファックスだったのがいまや電子メールが当たり前です。共有できる情報も以前とは比べ物にならないほど進化しました。そうした潮流にしっかりと目配りしたうえで、メディア側と歩幅をあわせられるかどうかが肝心です。つまりは柔軟性、そして協調性が求められます。

プレスリリースの書き方を知るうえで大事な構成要素

さて、ここからは具体的にプレスリリースの書き方に焦点を当てていきます。

まずは構成です。各要素について、簡単なポイントとあわせて説明します。

タイトル

読者はインパクトのあるタイトルに惹かれます。凡庸なタイトルでは、大量のプレスリリースのなかに埋もれてしまう可能性は高いです。

差別化できる長所をしっかり打ち出しましょう。あくまで一例ですが、「水が無くても洗える食器」あるいは「空気を洗濯する空気清浄機」といった既存概念を上書きしてくれるフレーズは、おそらく目を引きやすいかと考えます。

リード文

リード文は、タイトルと本文をつなげてくれる重要な役割を果たします。一読、いや一瞥して読者の関心を高めることが大事です。平易な言葉を用いて、コンパクトにまとめることも有効でしょう。

本文

本文では発信したい情報の全てを開示できます。ただし、読者が最後まで読んでくれるとは限りません。序盤でしっかり興味付けできるかどうか。また、途中で飽きさせない展開力も求められます。

専門用語や刺激の強い言葉を入れすぎず、かといって淡白にならないようフックとして機能するフレーズはしっかり用意。繊細さと丁寧さに加え大胆さも必要です。

画像や余白などのリダンダンシー

プレスリリースには余剰を意味するリダンダンシーが適度に必要です。すなわち、空白や遊びの部分をうまく用いることが求められます。読者が目を休めるタイミングをしっかり提供すべく、文字をびっしりと並べるのではなく、隙間や画像を含めるようにしましょう。とりわけ画像は、読者の視覚へと注意を向けるため、無意識とはいえ退屈しのぎにつながります。まさしくリダンダンシーを確保した読みやすいプレスリリースを作るには、もってこいのリソースです。

なお、配置やサイズは、本文の情報量や内容によって臨機応変に調整してください。

企業情報

企業情報、連絡先は必ず掲載しましょう。必須項目は、社名、電話番号、メールアドレス、住所、担当者名、サービス概要です。これらがなければ、問い合わせ機会の損失はもちろん、信頼性の低下を招く恐れもあります。

質の高いプレスリリースの書き方

上記の構成でも一部触れていますが、プレスリリースの書き方にはコツがあります。

意識するだけで、書きやすさも精度も変わってくるはずです。

ぜひ、参考にしてみてください。

タイトルはコンパクトにまとめる

タイトルはできるだけコンパクトにしましょう。可能であれば30字以内が望ましいです。もちろん、短すぎてもいけません。アピールしたいキーワードを3つほど盛り込んだうえで、本文を端的に表現し、なおかつ惹句として機能するキラーフレーズまで意識することが大事です。ただし、誇張する言葉は避けなければなりません。仰々しくならずにインパクトを持たせることは確かに難しくスキルを要します。しかし、コツはシンプルです。ずばり、「特長を打ち出す」。これに尽きます（事実誤認や確証できない効果を謳うこことは禁物です）。

リード文は5W2Hを意識する

リード文では、5W2Hに沿って内容を整理しながら、250字から300文字くらいに収めることをおすすめします。プレスリリースの場合、What（サービスや新商品の内容）とWhy（背景と目的）は必須です。もちろん、How much（価格）も重要。ほとんどの読者が気にするといっても過言ではないでしょう。また、季節とリンクした商品やサービスに関しては、When（時期）も欠かせない要素です。

これらを意識すれば、筆が進まずに悩むことも少なく、かつ伝えるべきポイントを確実におさえられるでしょう。

本文の流れに逆らわない

読者の気を引こうとするあまり、唐突にテーマを変えるなど本文の流れを無視したプレスリリースが稀に見受けられます。

奇をてらった手法をすべて否定するわけではありませんが、大抵は逆効果です。スムーズな論理展開のなかで読者に興味を持ってもらえるようにしましょう。

なお、起承転結の形式や尾括型がオーソドックスなやり方と思われがちですが、最初から結論をどかんと提示する頭括型もよくある手法です。その他、（起承転結とは別に）ストーリー仕立てに展開するのもおすすめ。話が進むにつれて読者の好奇心をどんどんと引き寄せることが期待できます。

「今、発信する必要性」を強調する

プレスリリースでは、「今、発信する必要性」を読者に理解してもらうことが大事です。“タイミングを逃してはならない”と強く意識させるために、あれこれ言い回しには気を配る必要があるでしょう。

たとえば、商品開発の背景を社会現象や風潮など交え伝えることで、説得力が増します。世相と絡めることは王道の手段といってもいいでしょう。

メディア目線を忘れない

プレスリリースはいうなればメディアの情報素材です。そのため、競合分析によってある程度メディアに好かれる傾向を測れます。分野別にどのように発信されているかなど調べることで、書き方のコツはもちろん、採用されるヒントまでもが見つかるかもしれません。

したがって、自社商品やサービスに向き合うだけでなく、競合含めた周囲への目配り、何よりメディアの立場を忘れずに、広い視野で以て取り組むことをおすすめします。

具体的な数字、客観的データを開示する

プレスリリースでは、読者を納得させる客観的データの開示が重要です。

主観的な表現は、どうしても不信感を招く恐れがあります。「多い」や「大きい」といった漠然とした言葉を使わず、具体的な数字を記載するようにしましょう。

裏を返せば、数値を示すことで一気に信頼性は高まります。

とりわけ独自の調査に基づくデータであれば、安心感と同等にインパクトを与えられる期待も持てます。加えて、鮮度が大事です。より最新の情報を打ち出すことができれば、一層の信頼を得られるでしょう。

専門用語の取り扱いに注意する

当たり前のように普段から専門用語を使っていると、いつの間にか感覚が麻痺し、読者目線が失われることも珍しくありません。プレスリリースの本文においても同様です。

そこで、専門用語についてわかりやすく補足説明が為されているか、あるいは注釈が付いているかなど、第三者にチェックしてもらうことをおすすめします。

箇条書きや小見出しを活用する

本文の概要を一目で把握してもらうための工夫も必要です。メディア側の担当者が細かく隅々まで本文を読んでくれることはまずないと踏んでいいでしょう。では、どう取り組むべきか。結論、箇条書きや小見出しが有効です。目次を用意できると尚いいでしょう。

読者に対しても同じです。ダラダラと続く文章は、たちまち読む意欲を削いでしまいます。心理的不安をなるべく排除すべく、読みやすさもそうですが、見やすさにも注意を払うようにしてください。

有効なアイキャッチ画像を挿入する

プレスリリースには、アイキャッチ画像が重要です。視覚訴求であるがゆえに、商品やサービスのイメージを明確にしてくれます。誰にとって役立つものであるかなど、テキスト以上に雄弁に語るケースは少なくありません。ただし、何でもありというわけにはいきません。商品とサービスとは無関係の写真であればたちまちそっぽを向かれる可能性も高いです。たとえ美しい風景であっても逆効果になり得るので注意しましょう。

また、サイズや画素数などもメディアが転用しやすいよう調整を図る必要があります。

読者のニーズに応えるプレスリリースを配信しよう！

本来の意味や目的を踏まえると、プレスリリースは有効な策だといえます。ただし、いたずらに作ってもメディアやターゲット層に当たる顧客からは期待した反応を得られない可能性が高いでしょう。したがって、やはり戦略が必要です。といっても意識すべきポイントは至ってシンプル。そう、読者の視点に立つことです。この基本マナー、セオリーに則り、明快で好奇心をほどよく揺さぶるプレスリリースを配信できれば、目指す成果にもつながりやすくなるはずです。