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Google フォームの使い方とは?基本的なアンケートの作り方&応用技を詳しく解説!

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お問い合わせフォームやアンケート、申込書、日程調整など、各種フォームの作成および運用ができる「Google フォーム」。無料ツールながら、回答の自動集計に対応していたり、作成したフォームをそのままホームページに埋め込めたりと作業者の負担を軽減するような機能が豊富に搭載されています。

ただ、初めて使うときは操作方法がいまいち分からず、戸惑ってしまうこともあるのではないでしょうか。

そこで本記事では、Google フォームの使い方を基本編と応用編に分けて徹底解説。実際の画面とともに操作方法を紹介していくので、ぜひ参考にしてみてください。

なお、こちらの動画でもGoogleフォームを取り上げています。
作り方について手っ取り早く確認したい方におすすめです。

Google フォームとは?

Google フォームとは、Google社が提供しているWebフォーム作成ツールです。

ITリテラシーの差に左右されない優れた操作性が魅力で、アンケート調査票や小テスト、シフト表など、多種多様なフォームを簡単かつ手軽に作ることができます。

さらに、回答データは自動で集計され、設定次第では「Google スプレッドシート」に集約させることも可能です。人力での集計作業を行う必要がなくリアルタイムで回答を確認できるため、スムーズにデータを分析できるでしょう。

Google フォームを使うメリット&デメリット

まずは、Google フォームを利用するメリット&デメリットを把握しておきましょう。

メリット ①基本無料で簡単に作成できる
②レスポンシブデザインに対応している
③テンプレートの種類が豊富
④複数人で共同編集できる
⑤回答結果を自動で集計できる
デメリット ①デザインのカスタマイズ性が低い
②郵便番号による住所の自動入力機能がない
③Google ドライブの容量制限に注意が必要

それぞれ詳しく解説します。

メリット

メリットから見ていきましょう。

①無料で簡単に作成できる

Google フォームは、Googleアカウントを持っている人であれば、誰でも無料で始められます。法人向けのワークスペース「Google Workspace」を通じて利用する場合は有料ですが、個人アカウントの場合は全機能が無料で利用可能。コストをかけることなく気軽に導入できます。

また、Google フォームはブラウザで起動できるため、専用アプリをインストールする手間がかかりません。操作方法もシンプルなので、初心者でも簡単に作成できるでしょう。

②レスポンシブデザインに対応している

レスポンシブデザインとは、「各デバイスの画面サイズに応じて表示を最適化するデザイン」のことを指します。簡単に言うと、PC・スマートフォン・タブレットなどそれぞれの端末に応じて自動的に最適なレイアウトへと変換される仕様です。

Googleフォームはこれに対応しているため、どのデバイスでも快適に操作できます。回答者もスマートフォンなどのモバイル端末から手軽にアクセスできるため、アンケート調査や出欠確認の依頼に対してスムーズに対応してもらえるでしょう。

③テンプレートの種類が豊富

Google フォームには、「お客様アンケート」「注文書」「スケジュール確認」など、あらかじめ17種類(2022年4月時点)のテンプレートが用意されており、目的に合致するものがあれば、概要欄や質問項目を微調整するだけで、サクッとフォームを作ることができます。

理想通りのテンプレートが見つからない場合も、目的に近いテンプレートをベースにできるので、作業負担を少なからず軽減できるでしょう。

④複数人で共同編集できる

Google フォームは、1つのデータを複数人で共同編集することができます。

あらかじめチーム内に共有しておけば、担当者が個別に対応せずとも各々が自由に閲覧・編集できるようになるので、効率よく作業を進められるでしょう。

⑤回答結果を自動で集計できる

Googleフォームに寄せられた回答は、リアルタイムで自動集計され、グラフで表示されます。

回答受付中でも途中結果や進捗状況を確認できるうえに、Google社が提供する表計算ツール「Google スプレッドシート」と連携して関数を使った分析を行うこともできるので、PDCAを素早く回せるようになるでしょう。

デメリット

続いて、デメリットです。

①デザインのカスタマイズ性が低い

Google フォームはシンプルな構成で誰でも簡単に作成できるというメリットを持つ反面、細かくデザインを変更できないというデメリットもあります。

ヘッダー部分に画像を挿入したり、色を変更したりすることはできますが、デザイン自体を大きく変えることはできないため、オリジナリティを重視したい方にとっては使いづらいかもしれません。

②郵便番号による住所自動入力機能がない

最近は、郵便番号を入力するだけで自動的に住所が表示される機能を有したフォームが多いですが、Google フォームはこの機能に対応していません。

住所欄を設けた場合、回答者には全ての住所を手入力してもらう必要があるため、自動入力に慣れているユーザーにとっては大きな負担になってしまう可能性も。入力ミスの発生リスクも高いため、住所の収集が目的の場合は他のツールも検討してみましょう。

③Google ドライブの容量制限に注意が必要

Googleフォームで作成したデータは、Google社が提供するクラウドストレージ「Google ドライブ」に保存されます。

無料アカウントの場合は最大15GBまで保存できますが、この容量を超えてしまうと新規作成や編集ができなくなってしまうので要注意。特に、Google フォーム上でファイルを回収する場合は容量を占有してしまう可能性が高いので、事前に空き容量を確保しておきましょう。

【基本編】Google フォームの使い方

ここからは、Google フォームの基本的な使い方を以下の順に解説していきます。

Step1.Google アカウントを作成する
Step2.Google フォームのデザインとタイトルを決める
Step3.質問を作成する
Step4.パーツを追加する
Step5.プレビューで確認する
Step6.公開する
Step7.回答結果を集計・確認する
Step8.回答の受付を締め切る

詳しく見ていきましょう。

Step1.Google アカウントを作成する

Google フォームの利用を開始するためには、Googleアカウントが必要です。まだ所持していない場合は、まずアカウントの作成からはじめましょう。なお、すでにアカウントを所持している方は、Google フォームにログインすれば準備OKです。

(1)Google フォームの公式サイトで「Google フォームを使ってみる」をクリックする。

(2)「アカウントを作成」から「自分用」を選択する。

(3)「Googleアカウントの作成」の画面で必要な情報を入力し、「次へ」をクリックする。

(4)国番号を選択+スマートフォン等の電話番号を入力し、「次へ」をクリックする。

(5)入力した電話番号宛に届く6桁の確認コードを入力し、「確認」をクリックする。

(6)「Googleへようこそ」の画面で必要な情報を入力し、「次へ」をクリックする。

(7)「電話番号の活用」画面で電話番号の追加可否を選択する。

(8)「プライバシー ポリシーと利用規約」を確認し、「同意する」をクリックする。

(9)アカウント作成が完了すると、「Google フォーム」のトップページが開きます。

Step2.Google フォームのデザインとタイトルを決める

Googleアカウントが作成できたら、フォームのテーマを決めていきます。

(1)希望のフォームを選択する。

今回は、フォームを1から作成できる「空白」を使用しますが、テンプレートの中で用途に沿ったものが見つかれば、そちらをご活用ください。

(2)「パレット」アイコンをクリックし、デザインを変更する。

ここでは、ヘッダー、テーマの色、背景色、フォントを変更することができます。

(3)タイトルと説明文を入力する。

タイトルの下には説明文を入力できます。イベント概要やアンケート回答時の注意点、問い合わせ先など、回答者に伝えたいことがあれば、ここに記入しておきましょう。

Step3.質問を作成する

デザインとタイトルが決まったら、質問を作成しましょう。
(1)質問を入力する。

(2)質問形式を選択し、詳細設定を行う。

代表的な質問形式は以下の8つです。それぞれ編集画面と回答画面を確認しておきましょう。

①記述式(短文回答)

②段落(長文回答)

③ラジオボタン

④チェックボックス

⑤プルダウン

⑥均等目盛

⑦選択式(グリッド)

⑧チェックボックス(グリッド)

そのほか、日付や時間の入力欄を設けることもできます。

Step4.パーツを追加する

必要に応じて、右側の項目からパーツを追加しましょう。

「質問をインポート」で既存のフォームから質問を引用したり、画像や動画を追加したりすることも可能です。

Step5.プレビューで確認する

フォームが完成したら、「プレビュー」アイコンをクリックして、不備がないか確認しましょう。

修正したい場合は、右下の「鉛筆」アイコンをクリックして編集画面に戻ることができます。

Step6.公開する

確認が終わったら、「送信」をクリックして公開しましょう。

公開方法は以下の3種類から選ぶことができます。

①メールを送信する
②URLを共有する
③HTMLコードをWebサイトやブログなどに埋め込む

用途や規模に合わせて、最適な方法を選択しましょう。

Step7.回答結果を集計・確認する

回答結果は、画面上部の「回答」をクリックすると表示されます。

上の画像のように、円グラフや棒グラフで分かりやすく可視化されるため、一目で結果を把握できます。また、タブを切り替えれば、質問別や回答者別に確認することも可能です。

Step8.回答の受付を締め切る

回答の受付を終了するときは、「回答」画面の右上にある「回答を受付中」をオフにすれば回答の受付が停止します。

受付を再開したい場合は、「回答を受け付けていません」をオンに切り替えることで、再度回答を受け付けることができます。

【応用編】Google フォームの便利機能12選

ここでは、Google フォームの便利機能を12個ご紹介します。最大限活用できるよう、応用的な使い方も確認しておきましょう。

①選択肢による分岐を設定する
②Googleフォームを通じて添付ファイルを収集する
③回答者のメールアドレスを収集する
④回答を1回に制限する
⑤埋め込み用のHTMLコードを取得する
⑥回答時にメール通知を受け取る
⑦自動返信メールを設定する
⑧問い合わせに返信する
⑨テストを作成する
⑩既存のフォームから質問をインポートする
⑪Google スプレッドシートと連携する
⑫フォームを共有する

それぞれ解説していきます。

①選択肢による分岐を設定する

Google フォームでは、回答結果に応じて特定の質問へ誘導する「条件分岐」を設定できます。

例えば、「問1で①を選択した場合は問2へ、②を選択した場合は問3へ進んでください」という質問を設けた場合、この機能を設定しておけば②を選んだ段階で問1から問3へ自動的に移動します。余計な手間をかけることなくスムーズに回答を進められるので、離脱防止につながるでしょう。

(1)「ラジオボタン」か「チェックボックス」で質問を作成し、右側の項目から「セクションを追加」を選択する。

(2)2個目のセクションのタイトル(+説明文)を変更し、質問を追加する。

質問は、右側の項目にある「質問を追加」から作成できます。

(3)最初のセクション(問1)に戻り、右下の3点リーダーから「回答に応じてセクションに移動」をクリックする。

(4)プルダウンから移動先のセクションを選択すれば設定完了です。

実際に、この質問で「②いいえ」を選択したところ、問3の質問が表示されました。

Googleフォームを通じて添付ファイルを収集する

“採用応募フォームで履歴書を回収したり、施設の利用申請フォームで各種申請書の提出を依頼したりと、フォームを通じて資料を集めたいときもあるでしょう。

そんなときに便利なのが「ファイルのアップロード」です。この機能を使えば、ファイルを添付した回答を受け付けることができます。

ただし、ファイルをアップロードするためにはGoogleへのログインが必須です。Googleアカウントを持っていないユーザーからデータを回収することはできないため、ご注意ください。

(1)回答形式のプルダウンから「ファイルのアップロード」を選択する。

(2)「回答者によるドライブへのファイルのアップロードを許可」の画面で「次へ進む」をクリックする。

(3)詳細を設定する。

ここでは、ファイル形式や添付ファイル数の上限、最大ファイルサイズを設定できます。必要に応じて、条件を決めておきましょう。

なお、回答画面では以下のように表示されます。

③回答者のメールアドレスを収集する

注文受付フォームや採用応募フォーム等で回答者の連絡先を把握しておきたいときは、メールアドレスを自動収集できるように設定しておくと便利です。

(1)画面上部の「設定」をクリックする。

(2)「回答」の項目にある「メールアドレスを収集する」をオンにする。

(3)「回答のコピーを回答者に送信」の項目で送信の有無を選択する。

④回答を1回に制限する

正確なデータを集めるために回答を1回に制限したい場合は、以下の設定を行いましょう。

ただし、この設定を適用する場合は、回答時にGoogleへのログインが必要になるため、ご注意ください。

(1)画面上部の「設定」をクリックする。

(2)「回答」の項目にある「回答を 1 回に制限する」をオンにする。

回答後に再度アクセスすると以下のような画面が表示され、再回答ができなくなります。

⑤埋め込み用のHTMLコードを取得する

Webサイトやブログ等にフォームを埋め込みたい場合は、専用のHTMLコードを取得しましょう。

(1)画面右上の「送信」をクリックする。

(2)「HTMLコード」のアイコンを選択する。

(3)サイズを設定してから「コピー」をクリックし、Webサイトやブログなどに埋め込んでください。

⑥回答時にメール通知を受け取る

Google フォームは、新しい回答があった際にメール通知を受け取ることが可能です。お問い合わせや注文受付など、回答者(お客さん)に対して迅速な対応が求められる場合は設定することをおすすめします。

(1)画面上部の「回答」をクリックする。

(2)画面右上の3点リーダーをクリックし、「新しい回答についてのメール通知を受け取る」にチェックを入れてください。

フォームに回答があると、登録したGmailアドレスにメールが届きます。

⑦自動返信メールを設定する

回答者に自動返信メールを送信したい場合は、以下の手順で設定できます。

(1)編集画面右上にある3点リーダーをクリックし、「アドオン」を選択する。

(2)「Email Notifications for Google Forms」と検索し、該当のアドオンをクリックする。

(3)インストールをクリックする。

(4)「インストールの準備」画面で「続行」をクリックしてアカウントの承認に進み、インストールを許可する。

(5)編集画面に戻り、右上の「アドオン」アイコンから「Email Notifications for Google Forms」を選択する。

(6)「Create Email Notification」をクリックする。

(7)アドオンの設定画面で、必要な項目を入力する。

入力する項目は以下の通りです。

・Rule Name…ルールの名前(例:自動返信)
・Email Address(es) to Notify…通知先のメールドレス
・Sender’s Email…送信者のメールアドレス
・Sender’s Name…送信者の名前
・Reply to Adress…返信を受け取るメールアドレス

(8)下にスクロールして「Use a visual editor」の横にある「EDIT」をクリックし、自動返信メールの内容を作成する。

自動返信メールの作成画面は以下のような構成になっています。

なお、メールの文面では、フォームに入力された内容を引用することも可能です。

例えば、フォームの中に「お名前」という項目を入っている場合、画面右下のプルダウン(引用指示)から「お名前」を選択するとメール文面上に{{お名前}}という表記が追加されます。このカッコに囲まれた部分は、回答に応じて内容が変わるため、「小川」と入力されれば「小川様」、「中村」と入力されれば「中村様」となります。

上記に加え、以下の項目も便利なので、用途に応じて活用してみてください。

・All Answers…全ての回答内容
・Response Date…回答日時
・Response Number…受付番号

ちなみに今回は、以下のような例文を入力しました。

【●●ショップ】ご注文を確定いたしました

※このメールはシステムからの自動返信です

{{お名前}}様

この度は●●ショップにてご注文いただき、誠にありがとうございます。
ご注文を確定いたしましたので、以下の内容で進めさせていただきます。

▼ご注文概要▼

{{All Answers}}

ご注文内容に関してご不明な点がございましたら、
下記連絡先まで直接お問い合わせください。

この度は●●ショップをご利用いただきまして誠にありがとうございました。
今後とも●●ショップをよろしくお願いいたします。
——————————————-
●●ショップ
URL:https://●●●●.co.jp/
TEL:00-0000-0000
MAIL:aaa@●●●.co.jp
——————————————-

(9)「Save」をクリックして保存する。

(10)アドオンの設定画面で「Notify Form Submitter?」にチェックを入れ、プルダウンから「メールアドレス」を選択する。

(11)最後に「SAVE RULE」をクリックすれば、設定完了です。

実際に「サンプル」という名前でフォームへの回答を行うと、以下のようなメールが届きました。

⑧問い合わせに返信する

Google フォームを通じて手動で返信する方法も確認しておきましょう。

ただし、この方法で返信すると送信履歴が残りません。そのため、履歴を控えておきたい場合は、Gmailなどのメーラーから別途返信するようにしましょう。

(1)「回答」画面の「個別」タブで該当のメッセージを表示し、「送信」をクリックする。

(2)「メール」タブで必要な項目を入力し、「送信」をクリックする。

入力項目は以下の通りです。

送信先…相手のメールアドレス
件名…返信メールの件名
メッセージ…返信メールの内容

なお、「フォームをメールに含める」にチェックを入れると、メール画面に返信フォームが表示され、回答者がメール画面で直接返信内容を入力できるようになります。

⑨テストを作成する

Googleフォームを活用して、テストやクイズを作成することができます。なお、回答後は自動で採点が行われるため、人力での採点は不要です。あらかじめフィードバックを設定しておくこともできるので、採点業務の手間を大幅に軽減できるでしょう。

(1)テンプレートギャラリーから「空白のテスト」を選択する。

(2)問題(タイトル/質問形式/内容)を設定し、「解答集を作成」をクリックする。

(3)配点と正解を設定し、「完了」をクリックする。

フィードバックを設定したい場合は、「回答に対するフィードバックを追加」をクリックし、テキストを入力しましょう。不正解の場合と正解の場合で、それぞれ設定できます。また、外部ページやYouTube動画へのリンクを貼ることも可能です。

ちなみに、テストに回答すると「スコアを表示」というボタンが表示され、回答者はここから結果を確認することができます。

⑩既存のフォームから質問をインポートする

「基本編」でも少し触れましたが、Google フォームでは「質問をインポート」という機能を使って、既存のフォームから質問を引用することができます。この機能をマスターすれば、過去に作成したフォーマットをコピーできるようになるので、作成業務を時短できるでしょう。

(1)テンプレートギャラリーから「空白」を選択する。

(2)「質問をインポート」アイコンをクリックする。

(3)引用元のファイルを選択する。

(4)コピーしたい質問を選択する。

(5)既存の「タイトル」「フォームの説明」 「無題の質問」を変更または削除する。

色やデザインを変えたい場合は、画面上部の「パレット」アイコンから変更できます。

⑪Google スプレッドシートと連携する

冒頭でもお伝えしましたが、GoogleフォームはGoogle スプレッドシートと紐づけることができます。

(1)「回答」画面で「Google スプレッドシート」のアイコンをクリックする。

(2)「新しいスプレッドシートを作成」もしくは「既存のスプレッドシートを選択」からエクスポート先を選択し、「作成」をクリックすると連携が完了します。

なお、Google フォームに新しい回答が来るたびに、Google スプレッドシートのデータも更新されます。

⑫フォームを共有する

最後に、フォームの共有方法を確認しておきましょう。

(1)画面の右上の3点リーダーから「共同編集者を追加」を選択する。

(2)共有相手のメールアドレスを追加して「送信」をクリックすれば設定完了です。

または、共有リンクを取得してメールなどで相手に送信してください。

Google フォームの使い方・作り方をマスターしてビジネスに活用しよう!

ここまで紹介してきたように、Google フォームはコスト負担なく簡単にWebフォームを作成・公開できます。

専門知識が必要ないので、初めてWebフォームを作る人でも安心。回答の自動集計機能もあるので、アンケート調査や顧客管理を効率化させたい方にもおすすめです。

工夫次第でいろいろな用途に活用できるので、ぜひこの機会にGoogle フォームを導入してみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人

永多美彩
編集プロダクションで旅行ガイドブックの取材・制作に携わった後、Webライターの道へ。お酒と激辛料理をこよなく愛するインドア派。シーズン中はもっぱら野球観戦。

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